Cách tạo tài nguyên chia sẻ ý tưởng tại nơi làm việc

Nghiên cứu đã nhiều lần chỉ ra rằng hai trong số những lý do chính khiến nhân viên bỏ việc bao gồm sự thiếu công nhận từ sếp và giao tiếp không đủ. Để giải quyết vấn đề này, sự hợp tác là chìa khóa.

Có một nguồn chia sẻ ý tưởng hiệu quả tại nơi làm việc của bạn có thể cải thiện sự tham gia của nhân viên và mở ra cơ sở cho sự đổi mới. Ở đây chúng tôi xem xét cách bạn có thể tạo loại tài nguyên này và cách làm cho nó hoạt động trong thực tế.

Tại sao bạn nên tạo tài nguyên chia sẻ ý tưởng

Cho dù bạn là người quản lý hay không, thì việc có một không gian tập trung và không bị phán xét để thúc đẩy chia sẻ ý tưởng có nghĩa là mọi người có nhiều khả năng đóng góp hơn. Nó cũng hữu ích cho nhân viên khi biết rằng họ được hoan nghênh đưa ra các đề xuất và điều đó được khuyến khích.

Theo nhiều cách, tài nguyên chia sẻ ý tưởng được sử dụng tốt sẽ có nhiều lợi ích, chẳng hạn như:

• Nó rất dễ sử dụng và vượt thời gian.

• Giúp đồng nghiệp yên lặng hơn để đưa ra đề xuất bên ngoài các cuộc họp nhóm.

• Mọi người đều có thể thêm vào nó, bất kể thời gian thay đổi.

• Bạn có thể làm cho nó ẩn danh.

• Cung cấp hồ sơ lịch sử về những thứ đã được đưa ra.

Liên quan: Các công cụ tốt nhất để tạo bảng tầm nhìn

Tuy nhiên, để điều này hoạt động, tài nguyên cần được quản lý tốt. Điều này bao gồm giải quyết các ý tưởng của mọi người, đối chiếu thông tin và xử lý chúng khi thích hợp. Nhân viên sẽ nhanh chóng bắt kịp nếu nó được coi như một bài tập đánh dấu và đóng góp của mọi người bị loại bỏ hoặc bỏ qua.

Nếu làm đúng, bạn sẽ có một ngân hàng ý tưởng và phản hồi tương tác mà bạn có thể rút ra để cải tiến. Tương tự như vậy, các đồng nghiệp của bạn sẽ cảm thấy được lắng nghe và có thể cải thiện sự tự tin của nhóm đối với vai trò của họ.

Ứng dụng nhắn tin tức thì để dễ sử dụng

Một trong những cách đơn giản nhất để tạo nguồn chia sẻ ý tưởng là sử dụng các ứng dụng hoặc dịch vụ nhắn tin tức thì. Mọi người có thể đã sử dụng một trong những ứng dụng này tại nơi làm việc, vì vậy nó có thêm phần thưởng là sẵn sàng sử dụng.

Một số ví dụ điển hình về các ứng dụng bạn có thể sử dụng bao gồm Slack và Microsoft Teams. Bạn có thể tạo một kênh chuyên dụng chỉ được sử dụng để chia sẻ ý tưởng và mời nhóm của bạn tham gia.

Vì cả hai ứng dụng này đều cho phép bạn tải lên và ghim tệp vào kênh, nên bạn thậm chí có thể thêm bảng tính để thu thập thông tin và quản lý chính thức. Ngoài ra, khi nhắn tin tức thời diễn ra trong thời gian thực, bạn có thể làm cho nó tương tác bằng cách trình bày các chủ đề và bắt đầu các cuộc thảo luận.

Liên quan: Mẹo năng suất để làm việc trong Slack

Sử dụng cách tiếp cận này thường phù hợp nhất với các nhóm nhỏ hơn, những người làm việc cùng một lúc, ví dụ, một công việc tiêu chuẩn từ chín đến năm. Điều này hoàn toàn là do chức năng của tin nhắn tức thời và có thể là lý tưởng trong trường hợp này.

Tuy nhiên, nhược điểm của việc sử dụng phương pháp này là:

• Nó có thể nhanh chóng trở nên không thể quản lý được nếu nó được sử dụng thường xuyên.

• Bạn sẽ cần phải tìm kiếm qua rất nhiều văn bản để tìm ý tưởng.

• Tên người dùng của mọi người thường hiển thị, vì vậy nó không ẩn danh.

• Bạn không thể dễ dàng kiểm duyệt nó.

• Nhân viên có thể cảm thấy bị áp lực khi đóng góp và có thể cảm thấy bị bỏ rơi nếu họ không tham gia.

Tạo bảng ý tưởng kỹ thuật số

Một bảng kỹ thuật số cung cấp một không gian trực tuyến cho tất cả các đồng nghiệp của bạn có thể quan sát và thêm vào trong thời gian của riêng họ. Hãy coi nó như một bảng thông báo mà mọi người có thể xem bất cứ khi nào họ đi ngang qua.

Một ứng dụng tuyệt vời cho việc này là Padlet, vì nó cung cấp một số mẫu mà bạn có thể chọn để bắt đầu bảng chia sẻ ý tưởng của mình. Padlet cực kỳ thân thiện với người dùng và tương thích với hầu hết mọi loại tệp. Điều này có lợi nếu mọi người muốn cung cấp hình ảnh hoặc tài liệu trong phần chào hàng của họ hoặc nếu họ muốn sử dụng ghi chú bằng giọng nói.

Với một tài khoản miễn phí, chỉ cần tạo Padlet (bảng) của bạn, đặt tiêu đề cho nó, và thêm mô tả và nó đã sẵn sàng hoạt động. Để chia sẻ nó, hãy nhấp vào Chia sẻ ở góc trên cùng bên phải của màn hình. Sao chép liên kết vào khay nhớ tạm và gửi nó cho nhóm của bạn. Bạn có thể thử trong phần cài đặt để ẩn danh những đóng góp và quyết định ai có thể chỉnh sửa bảng.

Liên quan: Cách Padlet có thể lập kế hoạch và hợp tác dễ dàng hơn

Khi một nhân viên muốn thêm ý tưởng của họ vào đó, họ chỉ cần nhấp vào Thêm dấu, sẽ tạo một ghim mới trên bảng mà họ có thể gõ vào và nhấp vào Công bố. Padlet cũng cho phép người khác nhận xét về mỗi ghim và gắn dấu sao cho các mục yêu thích, nếu bạn muốn thêm tính năng này. Thông tin sẽ được bổ sung theo thời gian thực và bạn có thể sắp xếp cho phù hợp với sở thích của mình.

Tuy nhiên, nó có thể gây ra một số vấn đề, chẳng hạn như:

• Bạn sẽ cần đảm bảo mọi người đánh dấu trang web hoặc tải xuống ứng dụng để sử dụng liên tục.

• Sử dụng nó với các nhóm nhỏ hơn có thể có nghĩa là nó có vẻ thưa thớt.

• Nó có thể cảm thấy vô vị và thiếu các yếu tố thảo luận.

Sử dụng Google Files để chia sẻ ý tưởng có tổ chức

Nếu bạn muốn nhóm của mình chia sẻ ý tưởng nhưng cũng muốn đảm bảo nó luôn có tổ chức nhất có thể, hãy tìm đâu xa hơn Google Tài liệu và Trang tính. Tùy thuộc vào việc bạn thích một bảng tính hay tài liệu word, nó có thể trông hơi khác một chút, nhưng bạn có thể cấu trúc nó theo cách bạn muốn.

Các tệp của Google cung cấp khả năng chia sẻ không có đối thủ nào sánh được và cho phép người dùng thực hiện các chỉnh sửa cùng lúc với người khác. Điều này có nghĩa là Google Trang tính hoặc Tài liệu luôn mở cho doanh nghiệp và mọi người có thể chọn ẩn danh hoặc bao gồm tên của họ.

Liên quan: Tạo và tùy chỉnh Biểu đồ hình tròn trong Google Trang tính

Ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng phương tiện này là bạn có thể kiểm soát thông tin nào được thêm vào bằng cách sử dụng các tiêu đề cụ thể và danh sách thả xuống. Ví dụ: trên Google Trang tính, tiêu đề bảng của bạn có thể bao gồm:

• Tên

• Khu vực đề xuất (khu vực này có thể có danh sách thả xuống với các khu vực kinh doanh).

• Ý tưởng hoặc đề xuất của bạn là gì?

• Lý do cho ý tưởng hoặc đề xuất của bạn.

• Phản hồi từ quản lý.

Sau đó, bạn có thể sử dụng tài nguyên chia sẻ ý tưởng của mình để thu thập dữ liệu, tạo báo cáo và cập nhật cho mọi người về tiến độ ý tưởng của họ.

Nhược điểm của việc sử dụng tệp Google làm tài nguyên ý tưởng là:

• Các bảng tính và tài liệu có thể cảm thấy đơn điệu và giống như “một trách nhiệm khác” đối với nhân viên.

• Nó có các tính năng thảo luận hạn chế.

• Nó dẫn đến một phương pháp đổi mới từ trên xuống.

• Nhân viên sẽ cần phải đánh dấu nó và nhớ sử dụng nó.

Chia sẻ ý tưởng trở nên dễ dàng

Với những gợi ý ở trên về cách tạo nguồn chia sẻ ý tưởng giữa các đồng nghiệp, bạn sẽ cần phải đưa ra quyết định về cách tiếp cận nào phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn. Bạn thậm chí có thể chọn sử dụng hai trong số các phương pháp được đề cập. Điều quan trọng là nó phải cảm thấy như một nỗ lực đáng giá.

Nó có thể tối đa hóa sự quan tâm của nhân viên đối với sự phát triển của công ty và bạn sẽ có nhiều hiểu biết sâu sắc về cách mọi thứ có thể được cải thiện. Nhóm của bạn là nguồn lực lớn nhất của bạn, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn sử dụng kiến ​​thức và kinh nghiệm của họ bằng cách cung cấp không gian để họ chia sẻ.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả