Cách tạo chính sách làm việc tại nhà cho nhân viên từ xa của bạn

Làm việc tại nhà đã trở thành bình thường mới của nhân viên tại nhiều công ty công nghệ trên toàn cầu. Làm việc từ xa thúc đẩy sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống cho nhân viên và có thể dẫn đến tăng năng suất và khả năng sáng tạo.

Nhưng việc chuyển sang làm việc từ xa đi kèm với nhiều câu hỏi và chỗ cho sự nhầm lẫn, chủ yếu hướng đến các bộ phận nhân sự. Vì vậy, việc soạn thảo chính sách WFH (làm việc tại nhà) rõ ràng đảm bảo cả người sử dụng lao động và người lao động đều biết những gì được mong đợi và giúp tránh mọi vấn đề tiềm ẩn.

Chính sách Làm việc Tại nhà là gì?

Chính sách WFH (hay còn gọi là làm việc tại nhà) là một tài liệu trình bày các kỳ vọng và thủ tục của công ty đối với nhân viên làm việc tại nhà. Các nhà lãnh đạo nhân sự phải tạo ra các chính sách WFH hiệu quả để làm rõ một số điểm sau:

Ai Được Phép Làm Việc Tại Nhà?

Trong báo cáo “Tình trạng làm việc từ xa 2022” của Buffer, 97% nhân viên làm việc từ xa muốn tiếp tục làm việc tại nhà trong phần còn lại của sự nghiệp, ngay cả khi chỉ được đề nghị một số thời gian. Để tìm hiểu xem điều này có khả thi hay không, nhân viên muốn làm việc tại nhà phải gửi yêu cầu cho người quản lý của họ để xác định xem làm việc từ xa có khả thi hay không.

Như bạn có thể thấy từ dòng tweet dưới đây, các công ty như Tesla đã nói rõ rằng nhân viên của họ làm việc từ xa là điều không cần bàn cãi. Nhưng tổ chức của bạn có thể linh hoạt hơn. Chính sách WFH của bạn có thể vạch ra những vai trò nào phù hợp để làm việc từ xa và những nhân viên nào đủ điều kiện để yêu cầu làm việc tại nhà.

Bao lâu thì nhân viên có thể làm việc tại nhà?

Tần suất làm việc tại nhà sẽ khác nhau giữa các công ty. Một số người sử dụng lao động đã làm từ xa trước, mở ra cơ hội cho nhân viên làm việc từ bất cứ đâu họ thích hoặc thậm chí chuyển ra nước ngoài mà không có nguy cơ mất việc làm. Các công ty khác thích mô hình hybrid, nơi nhân viên làm việc tại nhà vài ngày một tuần và đến văn phòng làm việc trong thời gian còn lại.

Chính sách WFH của bạn phải nêu rõ tần suất nhân viên được phép làm việc tại nhà và kỳ vọng làm việc từ xa. Điều này có thể bao gồm loại công việc được phép làm tại nhà và số giờ nhân viên phải làm việc.

Giao tiếp nên hoạt động như thế nào?

Giao tiếp là một trong những khía cạnh thách thức hơn của công việc từ xa. Việc không ở cùng một vị trí thực tế khiến việc theo dõi những gì mọi người đang thực hiện trở nên khó khăn hơn. Nó cũng có thể dẫn đến cảm giác bị cô lập.

Điều quan trọng là phải thiết lập các kênh liên lạc rõ ràng giữa nhân viên từ xa và người quản lý của họ. Ví dụ: bạn nên đánh vần khi nào nhân viên nên:

• Lên lịch cuộc gọi điện video.
• Gửi video Loom.
• Ping tin nhắn Slack tới đồng nghiệp.

Cũng cần xác định xem công ty của bạn muốn các đồng nghiệp phản hồi với nhau theo thời gian thực hay chuyển sang giao tiếp không đồng bộ.

Yêu cầu về thiết bị là gì?

Nếu bạn cho phép nhân viên làm việc tại nhà, họ sẽ cần thiết bị phù hợp để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Điều này có thể bao gồm máy tính xách tay, máy in và kết nối internet ổn định.

Trong chính sách làm việc từ xa của bạn, hãy giải thích những thiết bị cần thiết để nhân viên thực hiện công việc tại nhà. Ngoài ra, hãy làm rõ liệu công ty sẽ cung cấp thiết bị này hay nhân viên có cần tự tìm nguồn cung cấp hay không.

Khi nào nhân viên nên nghỉ giải lao?

Làm việc tại nhà có thể khiến việc nghỉ ngơi trở nên khó khăn và một số nhân viên có thể cảm thấy họ cần phải làm việc nhiều giờ hơn để chứng tỏ giá trị của mình. Nhưng điều quan trọng là phải khuyến khích nhân viên nghỉ giải lao, vì điều này có thể giúp cải thiện sự tập trung và năng suất. Đảm bảo chính sách của bạn vạch ra thời điểm nhân viên nên nghỉ và cách họ có thể sử dụng thời gian nghỉ của mình.

Kỳ vọng về Bảo mật CNTT là gì?

Làm việc từ xa đã dẫn đến mối quan tâm ngày càng tăng về các cuộc tấn công an ninh mạng. CNN báo cáo rằng 47% nhân viên làm việc tại nhà sử dụng các giải pháp CNTT bóng tối, bao gồm cả phần mềm và dịch vụ chưa được kiểm tra. Sử dụng chính sách của bạn để làm rõ những mong đợi về bảo mật CNTT và những gì nhân viên cần làm để bảo vệ dữ liệu của công ty. Điều này có thể bao gồm sử dụng VPN, xác thực hai yếu tố và tránh các điểm truy cập Wi-Fi công cộng.

Giám sát Hiệu suất sẽ hoạt động như thế nào?

Các nhà quản lý sẽ cần phải tìm ra những cách mới để giám sát hiệu suất của nhân viên khi làm việc tại nhà. Điều này có thể bao gồm thiết lập đăng ký thường xuyên, sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc gửi các bản cập nhật hàng tuần.

Quyết định cách thức giám sát hiệu suất và cách nhân viên có thể đưa ra phản hồi cho người quản lý của họ. Bằng cách tạo ra chính sách WFH, các nhà lãnh đạo nhân sự có thể hỗ trợ nhân viên từ xa và đảm bảo họ có các công cụ và nguồn lực để thành công.

Cách tạo chính sách WFH cho nhóm của bạn

Việc tạo một chính sách WFH có vẻ khó khăn, nhưng nó khá đơn giản. Hãy thử sử dụng các mẫu hoặc giải pháp phần mềm để đơn giản hóa quy trình thay vì soạn thảo chính sách thủ công (mặc dù đây là một tùy chọn).

Bambee cung cấp tính năng HR Autopilot có thể giúp bạn tạo chính sách WFH trong vài phút. Phần mềm giúp người quản lý nhân sự của bạn dễ dàng xây dựng các chính sách nhân sự tùy chỉnh cho nhu cầu kinh doanh của bạn. Nhưng nó không chỉ tạo ra chính sách mà còn đảm bảo chúng hiện hành và được nhân viên của bạn ký. Bạn cũng có thể khẳng định lại chúng nửa năm một lần tùy thuộc vào yêu cầu của bạn và bất kỳ thay đổi nào đối với quy trình làm việc từ xa của bạn.

Owl Labs cung cấp một loạt các mẫu chính sách công việc từ xa, linh hoạt và kết hợp, bạn có thể tải xuống miễn phí từ trang web của họ. Chính sách làm việc từ xa được định cấu hình trước với các trường có thể chỉnh sửa như:

• Mục đích
• Điều khoản quan trọng
• Công cụ + Hỗ trợ
• Liên lạc
• Các cuộc họp
• Phê duyệt + Theo dõi
• Thỏa thuận làm việc từ xa

Đơn giản chỉ cần tải xuống, chỉnh sửa và in hoặc phân phối.

Better Team cũng cung cấp chính sách làm việc từ xa mà bạn có thể tải xuống dưới dạng mẫu tài liệu Word. Bạn có thể sử dụng nguyên bản hoặc chỉnh sửa nó để phản ánh tốt hơn nhu cầu của công ty bạn. Mẫu bao gồm các phần dành cho:

• Thông tin nhân viên
• Khu vực làm việc từ xa
• Thiết bị
• Ủy quyền

Cả nhân viên và người giám sát đều phải ký vào chính sách này.

Thiết lập chính sách làm việc từ xa của bạn

Bây giờ bạn đã học cách tạo chính sách làm việc từ xa, đã đến lúc triển khai nó trong tổ chức của bạn. Khi thiết lập chính sách WFH của bạn, hãy đảm bảo xem xét nhu cầu của nhân viên và điều gì sẽ phù hợp nhất với họ.

Nó cũng phải tuân thủ tất cả các luật và quy định có liên quan, đồng thời cũng đủ linh hoạt để cho phép thay đổi trong tương lai. Có chính sách WFH sẽ đảm bảo mọi người cảm thấy tự tin và hiệu quả trong vai trò làm việc từ xa của họ.