Cách tạo bảng Kanban trong Excel
Sử dụng bảng Kanban cho các dự án của bạn là một cách tuyệt vời để hợp lý hóa quy trình và tăng năng suất. Cho dù làm việc theo nhóm hay hoạt động một mình, bảng Kanban thể hiện trực quan tiến trình của bạn, giúp quản lý dễ dàng hơn.
Bài viết này cung cấp hướng dẫn từng bước về cách tạo và sử dụng bảng Kanban trong Excel.
Mục Lục
Tạo Backlog cho Bảng Kanban của bạn
Hãy bắt đầu bằng cách mở một sổ làm việc Excel mới. Sau khi mở, bạn sẽ thấy một tab có tên Tờ1 ở dưới cùng của sổ làm việc. Bấm đúp vào tab và bạn sẽ nhận được một Đổi tên trang tính cửa sổ bật lên. Đổi tên trang tính thành tồn đọng.
Chúng tôi sẽ sử dụng trang tính này để thiết lập một bảng tồn đọng của tất cả các nhiệm vụ quy trình công việc sẽ tạo thành cơ sở cho bảng Kanban của chúng tôi.
Để tạo một hồ sơ tồn đọng, hãy làm theo các bước dưới đây:
- Chọn một vài ô đầu tiên của hai hàng trên cùng và hợp nhất chúng bằng cách bấm vào nút hợp nhất biểu tượng nằm bên trong thanh công cụ.
- Bây giờ viết tồn đọng bên trong các ô được hợp nhất để đặt tiêu đề cho bảng của bạn.
- Điều chỉnh kích thước phông chữ, màu ô và căn chỉnh văn bản tiêu đề theo ý thích của bạn.
- Vì chúng tôi đang tạo một bảng Kanban đơn giản, chúng tôi sẽ thêm hai cột vào hồ sơ tồn đọng của mình (bên dưới tiêu đề): Tiêu đề nhiệm vụ Và Mô tả công việc. (Đối với hồ sơ tồn đọng chi tiết hơn, chỉ cần thêm các cột cần thiết).
- Để thêm đường viền vào bảng, hãy chọn 12 hàng (hoặc bao nhiêu tùy ý) bên dưới Tiêu đề nhiệm vụ cột. đi đến biên giới biểu tượng (bên cạnh In đậm biểu tượng) và nhấp vào mũi tên thả xuống. chọn biên giới bên ngoài lựa chọn.
- Làm tương tự cho các hàng bên dưới Mô tả công việc cột.
Bảng tồn đọng của bạn đã sẵn sàng. Tất cả những gì bạn cần làm bây giờ là lấp đầy nó và bạn sẽ có một cái gì đó như thế này:
Tạo bảng Kanban
Bây giờ chúng ta đã giải quyết xong công việc tồn đọng, đã đến lúc tạo bảng Kanban mà chúng ta sẽ sử dụng trong bảng Kanban của mình. Đối với điều đó, nhấp vào thêm ký tên ở cuối trang tính để tạo và mở một trang tính mới.
Trong trang tính mới, hãy tạo một bảng Kanban bằng cách thực hiện theo các bước dưới đây:
- Tạo tiêu đề của bảng bằng cách hợp nhất các ô trên cùng và viết tiêu đề. Bạn có thể điều chỉnh kích thước phông chữ và màu ô theo ý thích của mình.
- Vì chúng tôi hướng đến sự đơn giản ở đây nên chúng tôi sẽ chỉ thêm ba phần bảng, tức là, Làm, Trong tiến trìnhVà Xong. (Bạn có thể thêm nhiều phần hơn nếu quy trình công việc của bạn có nhiều giai đoạn hơn).
- Thêm đường viền dày vào các phần của bảng Kanban bằng cách sử dụng biên giới biểu tượng.
Bảng Kanban đã sẵn sàng khá nhiều, vì vậy chúng ta sẽ chuyển sang tạo thẻ.
Tạo thẻ Kanban
Thực hiện theo các bước dưới đây để tạo thẻ Kanban:
- Nhấp chuột phải vào tiêu đề hàng và chọn Chiều cao hàng.
- Một cửa sổ bật lên sẽ mở ra nơi bạn cần nhập chiều cao mong muốn; 25 trong trường hợp của chúng tôi.
- Tương tự, điều chỉnh chiều cao hàng của hàng bên dưới thành 50 và hàng bên dưới thành 25.
- Bạn sẽ nhận được một thẻ gồm 3 ô có chiều cao hàng như sau: 25:50:25
- Chọn từng ô trong ba ô của thẻ Kanban và thêm đường viền bằng cách chuyển đến biên giới biểu tượng và chọn Đường viền dày bên ngoài.
- Sao chép thẻ vừa tạo để tạo bao nhiêu thẻ tùy thích.
- Bạn sẽ nhận thấy rằng kích thước ô sẽ được đặt thành mặc định. Vì vậy, bạn sẽ phải điều chỉnh từng kích thước ô một.
- Để làm cho nó nhanh hơn, nhấn Điều khiển và chọn tất cả các ô cần có chiều cao hàng là 25. Bây giờ, nhấp chuột phải vào bất kỳ tiêu đề nào của các hàng đã chọn và điều chỉnh chiều cao hàng (như đã đề cập trước đó). Tất cả các hàng đã chọn bây giờ sẽ có chiều cao hàng là 25.
- Lặp lại quy trình tương tự cho tất cả các ô cần chiều cao hàng là 50.
- Đặt một đường viền dày xung quanh khu vực xung quanh các thẻ và tô màu nền cho nó để tạo tính thẩm mỹ.
Liên kết Thẻ Kanban với Backlog
Để liên kết dữ liệu trong hồ sơ tồn đọng của chúng tôi với thẻ Kanban, hãy làm theo các bước bên dưới:
Thêm tiêu đề nhiệm vụ vào thẻ Kanban
Để có được tiêu đề nhiệm vụ của nhiệm vụ đầu tiên của chúng tôi từ tồn đọng tờ giấy:
- Chọn ô trên cùng (B5) của thẻ đầu tiên và viết =.
- đi đến tồn đọng sheet và chọn ô đầu tiên (C4) Bên dưới Tiêu đề nhiệm vụ cột.
- Quay lại trang Kanban Board, bạn sẽ thấy công thức sau:
=Backlog!C4
- Nhấn và nhập và nó sẽ trả về dữ liệu trong ô (C4) của trang tính Backlog (nghĩa là, Nghiên cứu trong trường hợp của chúng ta).
- Sao chép công thức =Công việc tồn đọng!C4 trong các ô trên cùng của các thẻ Kanban còn lại và thay đổi số ô cho mỗi thẻ. Vì vậy, công thức sẽ là =Công việc tồn đọng!C5 (tương ứng với tên nhiệm vụ thứ hai) cho thẻ thứ hai và =Công việc tồn đọng!C6 cho tiêu đề nhiệm vụ thứ ba, v.v. Các thẻ Kanban sẽ trông như sau:
Sử dụng định dạng có điều kiện để làm cho thẻ trông đẹp mắt
Bạn sẽ thấy rằng các ô trên cùng của tất cả các thẻ hiện trả về các giá trị của Tiêu đề nhiệm vụ cột từ tồn đọng tờ giấy. Tuy nhiên, một số thẻ (trong trường hợp của chúng tôi là hai thẻ cuối cùng) trả về 0 trong các ô trên cùng của chúng vì không có giá trị nào trong các ô tương ứng trong tồn đọng. Để làm cho các thẻ trông đẹp mắt, chúng ta sẽ sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel để định dạng dữ liệu và loại bỏ 0S:
- Chọn tất cả các ô trên cùng của thẻ Kanban và chuyển đến Định dạng có điều kiện > Đặt quy tắc mới.
- bên trong Định dạng có điều kiện tab, chọn giá trị ô bằng 0thay đổi màu chữ sang màu trắng và nhấp vào xong.
Thêm Mô tả Nhiệm vụ vào Thẻ Kanban
Chúng tôi sẽ làm theo một cách tiếp cận tương tự để trả lại các mô tả nhiệm vụ từ tồn đọng đến các ô ở giữa của thẻ Kanban. Chỉ lần này các công thức sẽ được =Công việc tồn đọng!D4, =Công việc tồn đọng!D5v.v. Cũng giống như với tiêu đề nhiệm vụ, các ô màu đen từ tồn đọng sẽ trở lại 0mà bạn có thể khắc phục thông qua định dạng có điều kiện, như đã đề cập.
Một vấn đề khác bạn sẽ nhận thấy khi thêm mô tả nhiệm vụ vào thẻ Kanban là văn bản sẽ tràn ra khỏi các ô. Để ngăn chặn điều này, chúng tôi sẽ ngắt văn bản trong các ô Excel:
- Chọn tất cả các ô ở giữa của các quân bài.
- Nhấn vào Bọc biểu tượng (bên cạnh Căn chỉnh biểu tượng) trên thanh công cụ.
Thêm các lần chạm cuối cùng
Mặc dù thẻ Kanban đã sẵn sàng (và được liên kết với hồ sơ tồn đọng), đây là một vài bước bổ sung để làm cho chúng tốt hơn nữa:
- Sử dụng ô dưới cùng của thẻ để thêm (thủ công) người được giao nhiệm vụ.
- Căn chỉnh dữ liệu ô ở giữa ô bằng cách sử dụng Căn chỉnh biểu tượng.
- Xóa đường lưới: Chuyển đến thanh công cụ, nhấp vào biểu tượng Xem và bỏ chọn hộp bên cạnh đường lưới để loại bỏ chúng.
Tạo thẻ Kanban có thể di chuyển
Nếu bạn đã làm theo các bước cho đến bây giờ, thì bạn nên chuẩn bị sẵn các nhiệm vụ tồn đọng, bảng Kanban và thẻ Kanban. Nhưng bạn sẽ không thể dễ dàng di chuyển các quân bài này trên bàn cờ. Thực hiện theo các bước bên dưới để làm cho thẻ Kanban có thể di chuyển được:
- Sao chép thẻ Kanban bạn muốn đặt trên bảng.
- Nhấp chuột phải vào bảng nơi bạn muốn đặt thẻ.
- Đi đến dán đặc biệt và chọn Ảnh được liên kết tùy chọn (là tùy chọn cuối cùng trong Tùy chọn dán khác).
- Làm theo quy trình tương tự cho các thẻ Kanban khác.
Tối đa hóa hiệu quả của bạn bằng cách sử dụng bảng Kanban
Bây giờ bạn đã có cấu trúc cơ bản của bảng Kanban, bạn có thể cá nhân hóa nó cho phù hợp với yêu cầu dự án của mình. Một cách tuyệt vời để tối đa hóa tiềm năng của kỹ thuật Kanban là kết hợp nó với một chiến lược năng suất khác, chẳng hạn như phương pháp GTD.