Cách tạo Bảng điều khiển Excel tương tác

Phân tích dữ liệu có thể giúp bạn cải thiện quy trình của mình bằng các phương pháp báo cáo hiệu quả. Nhưng đôi khi, bạn không chỉ cần những con số trong bảng tính để đưa ra quan điểm của mình. Vì vậy, tại sao không sử dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu như bảng điều khiển tương tác?

Chúng có thể giúp báo cáo các chiến dịch, tăng chuyển đổi, phân tích và hơn thế nữa. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tạo trang tổng quan tương tác với một ví dụ và cũng cung cấp các mẹo để thiết kế trang tổng quan đẹp trong Excel.

1. Tổ chức dữ liệu nguồn của bạn và tạo bố cục

Trang tổng quan được thiết kế tốt là một công cụ báo cáo mạnh mẽ có thể giúp bạn hình dung và truyền đạt dữ liệu của mình. Bước đầu tiên là đảm bảo rằng dữ liệu của bạn không có lỗi và được tổ chức hợp lý thành các hàng và cột với các tiêu đề thích hợp.

Bạn có thể sử dụng trang tổng quan trong bất kỳ ngành nào, nhưng chúng đặc biệt hữu ích trong lĩnh vực tài chính, bán hàng và tiếp thị.

Khi thiết kế trang tổng quan, bạn nên nhớ rằng nó phải dễ dàng điều hướng cho người dùng cuối. Bước tiếp theo là quyết định loại bố cục dựa trên thông tin cần được hiển thị.

Đối với ví dụ của chúng tôi, hãy tạo một trang tổng quan hiển thị thông tin sau trên một trang tính:

• Ô A3 – T5: Trạng thái dự án
• Ô A7-T16: Tổng quan và Tài chính Dự án.
• Ô A15- U25: Bản đồ tiến độ và nhiệt độ của dự án.

Tạo một trang tính Excel mới có nhãn “Trang tổng quan”. Đây là nơi bạn sẽ xây dựng trang tổng quan của mình bằng cách thêm các phần tử. Sử dụng kiểu văn bản và phông chữ phù hợp với giọng nói, giai điệu và cá tính của bạn hoặc thương hiệu của bạn cũng là một ý tưởng hay.

2. Xây dựng PivotTables để sắp xếp dữ liệu của bạn

Bảng tổng hợp giúp bạn dễ dàng sắp xếp dữ liệu trong Excel thành các nhóm. Bạn có thể sử dụng công cụ này để đếm, tổng hợp, nhân các giá trị và thực hiện nhiều hành động trên các nhóm đó.

Để chứng minh cách các trang tổng quan tương tác này thực sự hoạt động, chúng tôi sẽ tạo một trang tổng quan tương tác “Dự án làm việc tự do” làm ví dụ.

Bạn sẽ cần sắp xếp dữ liệu của mình theo định dạng bảng. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng phím tắt CTRL + T và chọn dữ liệu. Vì mục đích này, dữ liệu nguồn của chúng tôi sẽ giống như sau:

1. Sau khi hoàn tất, hãy mở một trang tính mới và gắn nhãn là PivotTable.
2. Trong trang tính, chúng tôi sẽ tạo một bảng Tổng hợp bằng cách đi tới Chèn trên ruy-băng. Chọn phạm vi dữ liệu cho bảng của bạn.
3. Bây giờ, đã đến lúc chọn các trường cho bảng Pivot của bạn.

4. Theo ví dụ của chúng tôi ở trên, hãy chọn các trường—Nhiệm vụ, Tên người quản lý, Ngày bắt đầu và kết thúc dự án, Thời lượng, Số ngày hoàn thành, Tiến triển, vv cho các nhãn hàng của bạn.
5. Đối với các nhãn cột, hãy chỉ định các giá trị thực tế và ngân sách
6. Sau khi dữ liệu hiển thị trong trang tính của bạn, hãy sắp xếp giống nhau theo định dạng bảng. Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến phần bố cục trong Thiết kế> Bố cục Báo cáo, và chọn Hiển thị ở dạng bảng từ các tùy chọn thả xuống.
7. Bỏ nhóm dữ liệu bằng cách nhấp chuột phải vào các trường dữ liệu. Bạn cũng cần phải tắt tổng phụ. Để làm như vậy, hãy đi đến Tab Thiết kế> Tổng phụ> Không hiển thị Tổng phụ. Bây giờ, PivotTable của bạn sẽ trông như thế này:

8. Để chọn màu PivotTable, hãy chuyển đến Tab Thiết kế> Kiểu PivotTable.
9. Tắt các tiêu đề có thể thu gọn bằng cách tiếp tục đến PivotTable Analyze> Show (góc cực bên phải). Tắt Các nút +/-.
10. Để sắp xếp dữ liệu của bạn hơn nữa, hãy truy cập Thiết kế> Bố cục Báo cáo> Lặp lại Tất cả các Nhãn Mục.

3. Áp dụng các công thức phù hợp

Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn đang sử dụng các công thức chính xác, nếu không dữ liệu của bạn sẽ không chính xác và gây hiểu nhầm.

Đối với ví dụ của chúng tôi, hãy bắt đầu bằng cách đếm số lượng dự án trên các danh mục khác nhau — đã bắt đầu, đang tiến hành hoặc đã hoàn thành. Để làm điều này, chúng tôi sẽ cần sử dụng COUNTIF và COUNTIFS chức năng.

1. Tạo một cái mới “Tính toán“trang tính để làm việc với các công thức và biểu đồ trong khi xây dựng trang tổng quan của bạn.
2. Nhập trạng thái của các dự án (“Đang tiến hành”, “Còn lại các dự án đang hoạt động”, “Đã hoàn thành trước ngày đến hạn” và “Đã hoàn thành”) trong các hàng liên tiếp, như được hiển thị bên dưới.
3. Tiếp theo, chọn Tiến triển (%) trong Bảng tổng hợp của bạn. Tổng số nhiệm vụ được thực hiện là 32.
4. Sử dụng (các) hàm COUNTIF (S), bạn có thể tính toán số lượng dự án được phân loại theo các tiêu đề phụ như sau.
5. Tùy thuộc vào bản chất của các dự án mà bạn đang sử dụng bộ lọc, hãy đảm bảo bao gồm các cột dữ liệu thích hợp trong trang tính Pivot Table của bạn — đối với các dự án đang hoạt động, bạn nên sử dụng Tiến triển trong khi đối với các dự án đã hủy, hãy sử dụng cột Đã hủy.

4. Sử dụng các yếu tố trực quan, biểu đồ và đồ thị

Với sự trợ giúp của các công thức thích hợp và định dạng trực quan, bạn có thể tạo các biểu đồ hoặc đồ thị có ý nghĩa giúp bạn hiểu rõ hơn về dữ liệu của mình. Trong ví dụ này, chúng ta hãy thử thêm một biểu đồ cho các dự án đã hoàn thành; làm theo các bước được liệt kê bên dưới:

1. Trong trang Tính toán của bạn, hãy nhìn vào ô B7 như được hiển thị ở trên.
2. Để vẽ biểu đồ của bạn, hãy bắt đầu bằng cách chọn các ô D7 và E7.

3. Tiếp theo, đi tới Chèn> Tất cả biểu đồ> Sunburst hoặc biểu đồ Donut.
4. Khi biểu đồ xuất hiện, hãy nhấp vào cộng (+) biểu tượng ở bên phải để truy cập các tùy chọn định dạng. Chọn Thành phần biểu đồ như bạn muốn.
5. Nhấp vào các phần khác nhau của biểu đồ để hiển thị các tùy chọn định dạng, chẳng hạn như Định dạng chuỗi dữ liệu, vùng ô, v.v. Sử dụng những; bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh màu sắc, tiêu đề, đường viền và các thuộc tính khác cho biểu đồ của mình.
6. Sau khi hoàn tất, bạn có thể sao chép và dán biểu đồ lên đầu trang tổng quan và căn chỉnh nó cho phù hợp.

Đối với các hàng khác, hãy chọn dữ liệu mong muốn trong Tính toán và lặp lại quy trình trên cho bất kỳ biểu đồ hoặc đồ thị nào khác mà bạn muốn đưa vào.

5. Thêm tab và cài đặt tương tác

Bạn có thể dễ dàng thêm các yếu tố như bản đồ nhiệt, biểu tượng, dao cắt và thanh cuộn vào trang tổng quan của mình để làm cho trang này trở nên thú vị, nhiều thông tin và hấp dẫn hơn đối với khán giả của bạn. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một số trong số chúng.

Chèn các lát cắt để tương tác

Slicer là các tab ngắn cho phép bạn lọc dữ liệu trên trang tổng quan của mình trong thời gian thực. Đây là cách thêm chúng vào trang tổng quan của bạn:

1. Chọn các ô chứa dữ liệu của bạn.
2. Điều hướng đến Chèn tab> Bộ lọc> Bộ cắt.
3. Chọn loại máy cắt bạn muốn từ menu thả xuống, sau đó nhấp vào ĐƯỢC RỒI.
4. Để căn chỉnh chúng theo chiều ngang, hãy nhấp vào Phần nút trong một tab Slicer riêng biệt. Bạn cũng có thể để nguyên chúng, tùy thuộc vào cách bạn muốn trang tổng quan của mình trông như thế nào.

Đối với bảng điều khiển của chúng tôi, chúng tôi sẽ thêm các bộ cắt cho các tiêu đề—Người quản lý và Dự án. Đây là cách để làm điều này:

1. Chọn dữ liệu trong Tính toán và chọn các tùy chọn này từ menu thả xuống.
2. Tiếp theo, bạn sẽ cần liên kết các slipper với các bảng Pivot của mình. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào máy cắt và nhấp vào Báo cáo kết nối.
3. Trong hộp thoại xuất hiện, hãy chọn tất cả các biểu đồ PivotTable và Pivot và bấm ĐƯỢC RỒI.

Thêm thanh cuộn

Thanh cuộn cho phép bạn xem dữ liệu đã cập nhật, điều này rất hữu ích nếu bạn đang xem thứ gì đó thay đổi theo thời gian.

1. Để thêm một thanh cuộn, hãy chuyển đến Nhà phát triển chuyển hướng. Hãy nhớ rằng tùy chọn này không được bật theo mặc định.
2. Để kích hoạt tab Nhà phát triển, hãy chuyển đến Tệp> Tùy chọn> Tùy chỉnh ruy-băng.
3. Bên dưới Chính tab, kiểm tra Nhà phát triển hộp.
4. Để chèn thanh cuộn, hãy chuyển đến Tab nhà phát triển> Chèn> Điều khiển biểu mẫu. Di chuột qua các tùy chọn và chọn Thanh cuộn.
5. Kéo nó và đặt nó vào hàng hoặc cột bạn chọn trong Trang tổng quan của bạn

Thêm tab Tổng quan nhanh (Dự án)

Để xem nhanh chi tiết dự án, bạn có thể nhập dữ liệu từ Pivot Table vào trang tổng quan của mình. Chúng tôi sẽ sử dụng hàm INDEX, như được hiển thị bên dưới. Mảng dữ liệu của chúng tôi bao gồm các ô từ B8 đến K40 trong Tab Pivot Table.

Để hiển thị dữ liệu từ bảng tổng hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ nhập hàm:

=INDEX('Pivot Tables'!$B$8:$K$40,'Pivot Tables'!$B$6 + ROWS(Dashboard!$A$13:F17)-1,COLUMNS(Dashboard!$A$13:F17))

Bây giờ, bảng điều khiển của chúng tôi trông giống như sau:

Áp dụng định dạng có điều kiện

Bây giờ chúng tôi đã tạo một tab tổng quan nhanh về dự án, bạn có thể muốn làm nổi bật tỷ lệ cập nhật dự án. Bạn có thể dễ dàng sử dụng định dạng có điều kiện để áp dụng thang màu hoặc thanh dữ liệu để thực hiện việc này. Điều này sẽ cho phép bạn xem nhanh dự án nào đã hoàn thành và dự án nào cần thêm công việc.

Ở đây, chúng tôi đã sử dụng thang ba màu để làm nổi bật tiến độ của các dự án riêng lẻ, như được hiển thị bên dưới:

Thêm bản đồ nhiệt để xem giá trị giữa các ngày

Bản đồ nhiệt là công cụ trực quan hóa có thể hữu ích để làm nổi bật các mẫu trong dữ liệu của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng bản đồ nhiệt để hiển thị số lần khách truy cập nhấp vào các phần khác nhau của trang web của bạn.

Trước tiên, bạn sẽ cần tạo một bảng với dữ liệu bạn muốn xem được ánh xạ. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã tính toán số lượng dự án giữa hai ngày bằng cách sử dụng hàm COUNTIFS, như được hiển thị bên dưới.

Bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để áp dụng các quy tắc cho các phần khác nhau của bảng. Trang tổng quan đã hoàn thành sẽ trông như thế này:

Bảng điều khiển Excel tương tác: Phân tích và truyền đạt các chỉ số chính

Bảng điều khiển Excel là một cách tuyệt vời để trực quan hóa dữ liệu và chúng tôi hy vọng hướng dẫn này có thể giúp bạn tạo một bảng điều khiển cụ thể theo nhu cầu của mình. Tương tác và năng động, những công cụ hữu ích này có thể hỗ trợ những người ra quyết định phân tích nhanh chóng và dễ dàng các dữ liệu có liên quan.

Chỉ với một hoặc hai dấu gạch ngang của sự sáng tạo, bảng tính Excel có thể vượt xa tiêu chuẩn và bạn có thể tạo ra thứ gì đó thực sự hấp dẫn và có thể trình bày được.