Cách tạo bản đồ thời gian để cải thiện năng suất của bạn

Bạn có thường thấy mình lạc lõng—không thể giải quyết được vô số nhiệm vụ dồn về phía mình không? Bạn nằm trên giường vào ban đêm và nghĩ về tất cả những công việc bạn có thể hoàn thành trong ngày nhưng không thể.

Bạn nghĩ về cách bạn có thể quản lý thời gian của mình tốt hơn và hoàn thành được nhiều việc hơn. Nhưng ngày mất. Giá như bạn đã thực hiện tất cả những kế hoạch đó trước. Nếu trường hợp trên mô tả tình huống của bạn, thì bạn cần xem xét việc lập bản đồ thời gian.

Bản đồ thời gian là gì? Nó khác với chặn thời gian như thế nào?

Lập bản đồ thời gian đề cập đến quá trình tạo ra một khuôn khổ vạch ra các hoạt động của bạn (công việc, cuộc họp, cam kết cá nhân) liên quan đến thời gian. Rất dễ nhầm lẫn giữa lập bản đồ thời gian với các phương pháp lập kế hoạch hoặc quản lý thời gian thông thường như chặn thời gian. Tuy nhiên, có một sự khác biệt đáng chú ý.

Bản đồ thời gian cung cấp chế độ xem toàn diện về ngày, tuần hoặc tháng của bạn. Nó cung cấp sự rõ ràng về cách bạn phải trải qua những ngày của mình, những gì bạn cần làm và khi nào. Khi bạn đã có bộ khung về cách bạn dự định sử dụng thời gian của mình, bạn có thể bắt đầu lên lịch cho các khối thời gian cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao (khối thời gian).

Không giống như các phương pháp quản lý thời gian khác, lập bản đồ thời gian không chỉ phân bổ thời gian cho công việc. Đó là kế hoạch hoàn chỉnh về cách bạn sử dụng thời gian của mình, từ công việc và sở thích đến thời gian giải trí và dành cho gia đình. Và một khi bạn tạo thói quen lập bản đồ thời gian, điều kỳ diệu sẽ xảy ra.

Bạn có một bản đồ rõ ràng về những gì bạn phải làm, vì vậy sự mệt mỏi khi quyết định sẽ tan biến. Những ngày tung hứng giữa các dự án khác nhau sẽ biến mất vì bạn đã lên lịch các khối thời gian cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao. Bạn biết khi nào là thời gian để làm việc và khi nào là thời gian để trút bỏ những lo lắng và thưởng thức một tách cà phê nóng. Bạn không còn vội vã nữa, và bạn đang hoàn thành nhiều việc hơn.

Âm thanh tốt đẹp, phải không? Hãy nói về cách tạo bản đồ thời gian để tăng năng suất và kiểm soát cuộc sống của bạn.

Cách tạo bản đồ thời gian để cải thiện năng suất

Không có cách tiêu chuẩn nào để tạo bản đồ thời gian vì việc lập bản đồ thời gian là của cá nhân. Mọi người có những mục tiêu, tính khí và hoàn cảnh khác nhau. Những gì làm việc cho một người có thể không làm việc cho người khác. Tuy nhiên, hướng dẫn sau đây đưa ra một bản phác thảo về quy trình tạo bản đồ thời gian điển hình mà bạn có thể theo dõi và nhào nặn theo hoàn cảnh cụ thể của mình.

Bước 1: Xem xét cách bạn sử dụng thời gian

Trước khi bạn bắt đầu tạo bản đồ thời gian, điều quan trọng là bạn phải tự hỏi: Tại sao bạn tạo bản đồ thời gian và bạn mong muốn đạt được điều gì? Đây là những câu hỏi quan trọng ảnh hưởng đến mức độ hiệu quả của việc lập bản đồ thời gian đối với bạn. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải trung thực khi trả lời những câu hỏi này.

Bạn có thể bắt đầu bằng cách suy nghĩ về cách bạn sử dụng thời gian trung bình trong một ngày. Bạn có hài lòng với thói quen hiện tại của bạn? Nếu không, hãy nghĩ về những gì bạn muốn cải thiện. Đừng quên rằng bạn đang tạo bản đồ thời gian cho chính mình.

Điều đó có nghĩa là bạn phải tính đến tính cách, giờ làm việc hiệu quả cao nhất và thói quen của mình khi trả lời những câu hỏi này. Ví dụ: nếu bạn biết mình làm việc tốt nhất vào ban đêm, bạn có thể đặt các khoảng thời gian cho các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất vào ban đêm để đảm bảo hiệu quả tối đa.

Khi bạn đã có cái nhìn bao quát về lối sống của mình, xem xét những sai sót trong thói quen của mình, ghi lại những điều bạn muốn cải thiện và nhận ra những gì bạn muốn đạt được với bản đồ thời gian của mình, hãy chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: Tạo danh sách việc cần làm

Liệt kê các hoạt động bạn muốn thực hiện trong khung thời gian đã định. Đối với bản đồ lần đầu tiên của bạn, tốt nhất là nên sử dụng khung thời gian ngắn hơn, tốt nhất là một tuần. Đó là vì khung thời gian ngắn hơn giúp bạn đặt mục tiêu thực tế và ít cảm thấy choáng ngợp hơn.

Khi liệt kê các hoạt động của bạn trong tuần, hãy tạo các danh mục cho các lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống của bạn (công việc, sở thích, sức khỏe, bạn bè và gia đình). Bạn có thể dễ dàng quản lý các nhiệm vụ của mình sau khi tách chúng thành các danh mục có liên quan. Nhưng đừng lạm dụng nó. Tốt nhất là giữ các danh mục của bạn trong khoảng từ 3-5 để tránh lộn xộn.

Bước 3: Mã màu Các hoạt động khác nhau

Tạo bản đồ thời gian không cần phải nhàm chán. Bạn có thể (nên) thêm màu vào các loại bản đồ thời gian khác nhau. Nó làm cho việc lập bản đồ thời gian của bạn trở nên thú vị và các màu sắc khác nhau giúp hình dung bản đồ thời gian của bạn. Nhưng đừng thêm màu một cách ngẫu nhiên. Màu sắc khác nhau đại diện cho cảm xúc khác nhau, do đó mã màu cho phù hợp.

Màu xanh lục đại diện cho thiên nhiên và sự phong phú, đó là lý do tại sao chúng tôi đã chỉ định màu xanh lá cây cho danh mục sức khỏe của tôi trong Clockify.

Bước 4: Ưu tiên các nhiệm vụ

Khi liệt kê những hoạt động bạn muốn hoàn thành trong một tuần, bạn sẽ nhận ra rằng không có đủ thời gian để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ. Đây là nơi bạn sẽ phải bắt đầu ưu tiên. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều cảm thấy khó sắp xếp thứ tự ưu tiên. Nếu đó là bạn, hãy sử dụng ma trận Eisenhower để ưu tiên các nhiệm vụ của bạn.

Ma trận Eisenhower giúp phân loại các nhiệm vụ thành bốn góc phần tư trên cơ sở mức độ quan trọng và cấp bách của chúng. Các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp nhất được ưu tiên cao nhất, trong khi các nhiệm vụ ít quan trọng nhất và ít khẩn cấp hơn được lên lịch để thực hiện sau, được ủy quyền hoặc xóa khỏi danh sách việc cần làm.

Bước 5: Lên lịch khối thời gian

Sau khi bạn đã sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ, việc chặn thời gian là bước tiếp theo. Đây là cách tạo các khối thời gian trong lịch của bạn:

1. Tạo khối thời gian cho các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu.
2. Sau đó, tạo khối thời gian cho các cuộc họp.
3. Nếu bạn còn đủ khoảng thời gian, hãy tạo các khoảng thời gian cho các nhiệm vụ hoặc dự án quan trọng khác.

Mặc dù quá trình này có vẻ đơn giản nhưng ban đầu bạn sẽ mắc lỗi. Nhưng đừng lo lắng, cuối cùng bạn sẽ trở nên giỏi hơn. Tuy nhiên, để giúp bạn dễ dàng tham gia vào quy trình và giảm thiểu khả năng mắc lỗi, dưới đây là một số mẹo cần ghi nhớ:

• Giữ cho khối thời gian của bạn đủ linh hoạt để có chỗ cho những cuộc gọi bất ngờ và những phiền nhiễu không thể tránh khỏi.
• Đặt thời gian cố định cho các công việc thường ngày (ăn sáng, chạy bộ buổi sáng, ăn tối).
• Lên lịch các cuộc họp (nếu có thể) trong một khoảng thời gian duy nhất vì các cuộc họp rải rác trong ngày có thể cản trở năng suất.
• Đừng quên tạo các khối thời gian để nghỉ ngơi.
• Để trống các khoảng thời gian cho các sự kiện bất ngờ, bất ngờ.

Bước 6: Xem lại và Sửa đổi

Bây giờ bạn đã tạo bản đồ thời gian của mình, đã đến lúc xem lại nó. Xem liệu bản đồ thời gian hàng tuần của bạn có thể hiện hoàn hảo cách bạn muốn sử dụng trong tuần của mình hay không. Nếu không, sửa đổi nó. Ví dụ: nếu bạn đã chồng chất nhiều công việc nặng nhọc vào Thứ Hai và Thứ Ba—trong khi bạn có thời gian rảnh rỗi đáng kể vào Thứ Tư—bạn có thể thêm một số công việc vào Thứ Tư để cân bằng các ngày của mình.

Bản đồ thời gian của bạn không phải là lệnh của tòa án, vì vậy hãy thoải mái sửa đổi nó và thực hiện các điều chỉnh mà bạn cho là phù hợp. Nhưng hãy làm như vậy trước khi bạn bắt đầu làm theo vì việc thay đổi bản đồ thời gian giữa chừng có thể làm hỏng lịch trình cả tuần của bạn.

Trong khi theo dõi bản đồ thời gian của bạn, hãy xem nó hoạt động tốt như thế nào. Hãy tự hỏi bản thân: Bạn có thể làm theo nó không? Nó có làm tăng năng suất của bạn không? Có bất kỳ lĩnh vực cần cải thiện hơn nữa? Dựa trên câu trả lời của bạn, hãy thực hiện những điều chỉnh cần thiết cho bản đồ thời gian trong tương lai của bạn.

Phần mềm lập bản đồ thời gian không cần thiết, nhưng chúng làm cho quy trình hiệu quả hơn. Tất cả những gì bạn cần là bút và giấy để tạo bản đồ thời gian bằng cách liệt kê và ưu tiên các hoạt động hàng tuần cũng như tạo các khối thời gian trong tuần.

Nhưng có một vấn đề với điều này. Bạn không thể thay đổi. Phần mềm lập bản đồ thời gian giúp lập bản đồ thời gian dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngoài ra, bản đồ thời gian của bạn luôn có thể truy cập được trên điện thoại của bạn.

1. Đồng hồ hóa

Clockify là một trong những phần mềm quản lý thời gian tốt nhất. Nó cung cấp một giao diện gọn gàng, dễ điều hướng và nhiều tính năng giúp tạo bản đồ thời gian toàn diện.

Bạn có thể dễ dàng tạo các khối thời gian trong ứng dụng xem lịch. Nhấp vào bất kỳ khung thời gian nào (chưa bị chặn thời gian) và Thêm mục nhập thời gian cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Bây giờ điền vào các chi tiết và nhấp vào THÊM VÀO cái nút. Lặp lại quy trình cho bao nhiêu khối thời gian tùy thích.

2. Trại thời gian

Bạn có thể sử dụng TimeCamp để tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và tạo bản đồ thời gian. Sau khi thêm các khối thời gian cho tuần (hoặc tháng), hãy tích hợp Lịch Google vào TimeCamp của bạn.

Các khối thời gian từ Lịch Google của bạn sẽ tự động xuất hiện trên bảng chấm công TimeCamp của bạn vào thời gian được chỉ định. Hơn nữa, TimeCamp cung cấp tính năng theo dõi thời gian tự động—một cứu cánh cho những người thường quên thêm các mục nhập thời gian.

3. Đường ván

Planyway cho phép bạn tích hợp Trello, Jira, Lịch Google và Microsoft Teams. Nếu bạn quản lý dự án trong Trello và lên lịch cuộc họp trên Lịch Google, bạn có thể khó biết phải làm gì và khi nào.

Planyway mang tất cả vào một nơi, giúp tạo bản đồ thời gian dễ dàng hơn. Bạn có thể kéo các khối thời gian trên lịch Planyway, giúp thực hiện các điều chỉnh vào phút cuối dễ dàng hơn.

4. Google Trang tính

Từ viết bài và lập ngân sách cho đến tạo danh sách theo dõi các bộ phim yêu thích của tôi, bạn có thể làm được rất nhiều việc với bộ Google Docs Editors. Tạo bản đồ thời gian cũng không khác.

Google Trang tính cung cấp mọi thứ bạn cần để tạo bản đồ thời gian hoàn hảo. Điều khiến Google Trang tính khác biệt với phần mềm lập bản đồ thời gian khác là sự tự do mà nó mang lại cho bạn. Bạn có thể tạo bản đồ thời gian của mình theo cách bạn muốn mà không bị giới hạn trong giao diện ứng dụng.

Nhưng nếu bạn không muốn gặp rắc rối khi tạo bản đồ thời gian từ đầu, thì đây là mẫu bản đồ thời gian trên Google Trang tính mà bạn có thể sử dụng và cá nhân hóa.

Chần chừ là kẻ thù

Sơ đồ thời gian giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Nó cung cấp cho bạn phương hướng và một con đường để đi theo. Nhưng bạn phải cam kết với nó để nó thể hiện những điều kỳ diệu của nó. Và rào cản lớn nhất mà bạn sẽ phải đối mặt trên con đường đó là sự trì hoãn.

Rất nhiều người đấu tranh với sự trì hoãn và sử dụng các phương pháp khác nhau để đối phó với nó. Mặc dù tất cả các phương pháp này đều có điểm cộng, nhưng quy tắc năm phút là một trong những phương pháp hiệu quả nhất.