Cách sử dụng xác thực dữ liệu trong Google Trang tính

Nếu bạn đang tìm cách giảm khả năng xảy ra lỗi trong bảng tính Google Trang tính của mình bằng cách chỉ chấp nhận dữ liệu hợp lệ, thì xác thực dữ liệu chính là điều bạn đang tìm kiếm. Với xác thực dữ liệu, bạn có thể hướng dẫn Google Trang tính chỉ chấp nhận một loại hoặc phạm vi dữ liệu cụ thể cho các ô hoặc để cảnh báo người dùng khi họ nhập dữ liệu không hợp lệ.

Xác thực dữ liệu rất đơn giản để sử dụng, nhưng nó đòi hỏi phải nắm được các khái niệm để sử dụng đúng cách. Đọc tiếp để tìm hiểu xác thực dữ liệu là gì và cách bạn có thể sử dụng nó trong Google Trang tính để cải thiện bảng tính của mình.

Xác thực dữ liệu trong Google Trang tính là gì?

Xác thực dữ liệu là một tính năng của Google Trang tính cho phép bạn giới hạn loại đầu vào mà người dùng của bạn có thể nhập vào các ô cụ thể. Bạn có thể sử dụng xác thực dữ liệu để đưa ra cảnh báo cho người dùng khi họ nhập dữ liệu không hợp lệ hoặc để từ chối hoàn toàn dữ liệu không hợp lệ.

Với sự trợ giúp của xác thực dữ liệu, bạn có thể cải thiện bảng tính dành cho người khác sử dụng. Bạn có thể đưa ra giới hạn cho giá trị mà họ có thể nhập hoặc ví dụ: tạo danh sách thả xuống gồm các mục mà họ có thể chọn. Cuối cùng, bạn cũng có thể nhập công thức tùy chỉnh làm tiêu chí xác thực dữ liệu. Bằng cách này, Google Trang tính sẽ từ chối giá trị nếu nó không thỏa mãn phương trình tùy chỉnh.

Cách sử dụng xác thực dữ liệu trong Google Trang tính

Xác thực dữ liệu rất dễ hoạt động trong Google Trang tính. Các bước cơ bản để sử dụng xác thực dữ liệu như sau:

1. Chọn ô hoặc dải ô mà bạn muốn sử dụng xác thực dữ liệu.
2. Đi đến Dữ liệu menu và sau đó chọn Xác nhận dữ liệu.
3. Nhập tiêu chí của bạn.
4. Nhấp chuột Cứu.

Trước khi chúng ta chuyển sang các ví dụ mà chúng ta triển khai xác thực dữ liệu, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn các yếu tố của xác thực dữ liệu.

• Dải ô: Đây là phạm vi mà dữ liệu đầu vào sẽ đi qua các tiêu chí xác thực dữ liệu. Đây có thể là một ô đơn lẻ hoặc một dải ô.
• Tiêu chuẩn: Đây là tiêu chí mà bạn cho biết loại dữ liệu nào là hợp lệ. Kiểu dữ liệu hợp lệ có thể là số, văn bản, ngày tháng, danh sách, hộp kiểm hoặc công thức tùy chỉnh.
• Trên dữ liệu không hợp lệ: Điều này cho thấy phản ứng của Google Trang tính đối với dữ liệu không hợp lệ. Bạn có thể chọn để cho dữ liệu không hợp lệ đi qua và hiển thị cảnh báo hoặc từ chối dữ liệu không hợp lệ và hiển thị cảnh báo.
• Xuất hiện: Tại đây, bạn có thể nhập văn bản trợ giúp xác thực. Văn bản này sẽ hiển thị khi người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ vào một ô.

Bây giờ bạn đã biết thiết lập xác thực dữ liệu là gì, chúng ta hãy xem xác thực dữ liệu đang hoạt động với một vài ví dụ.

Xác thực dữ liệu Ví dụ 1: Đặt giới hạn giá trị số

Trong ví dụ này, chúng tôi có một bảng tính mẫu được thiết kế để thu thập thông tin về những cuốn sách mà người dùng thích nhất. Bảng tính bao gồm một cột chứa tên sách và một cột khác đang chờ người dùng nhập. Người dùng phải xếp hạng mỗi cuốn sách trên 10.

Vì xếp hạng trên thang điểm 10 và chúng tôi không có thời gian để kiểm tra mọi đầu vào, nên mục tiêu là giới hạn các giá trị mà người dùng có thể nhập ở mức 1-10. Người dùng sẽ không thể xếp hạng sách dưới 1 hoặc trên 10. Điều này yêu cầu xác thực dữ liệu.

1. Chọn các ô mà bạn muốn áp dụng xác thực dữ liệu. Đó sẽ là các ô B2 đến B7 trong ví dụ này.
2. Đi đến Dữ liệu menu và chọn Xác nhận dữ liệu. Thao tác này sẽ hiển thị cửa sổ xác thực Dữ liệu.
3. Vì Tiêu chuẩnlựa chọn Con số và ở giữa.
4. Nhập giới hạn số lượng bạn chọn. Đối với ví dụ này, chúng ta sẽ nhập 1 và 10.
5. Kiểm tra Từ chối đầu vào. Điều này sẽ buộc người dùng nhập dữ liệu hợp lệ.
6. Kiểm tra Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực.
7. Nhập văn bản trợ giúp xác thực để thông báo cho người dùng biết loại dữ liệu nào được mong đợi.
8. Nhấp chuột Cứu.

Bây giờ bảng của bạn đã sẵn sàng cho dữ liệu người dùng. Để kiểm tra, hãy thử xếp hạng một trong những sách có giá trị cao hơn 10 hoặc nhỏ hơn 1. Bạn sẽ gặp lỗi và dữ liệu của bạn sẽ bị từ chối. Bây giờ, nếu bạn nhập giá trị từ 1 đến 10, đầu vào sẽ được chấp nhận. Nó giống như kim đồng hồ!

Xác thực dữ liệu Ví dụ 2: Tạo danh sách thả xuống

Một trong những cách sử dụng phổ biến của xác thực dữ liệu là tạo danh sách thả xuống trong Google Trang tính. Bạn có thể tạo danh sách thả xuống để cho người dùng lựa chọn giữa các mục mà bạn đã quyết định là dữ liệu hợp lệ.

Trong ví dụ này, chúng tôi có tên của một số sinh viên trong bảng tính và mục tiêu là tạo danh sách thả xuống nơi người dùng có thể chọn chuyên ngành của họ.

1. Chọn các ô mà bạn muốn có danh sách thả xuống. Đó sẽ là các ô B2 đến B7 trong ví dụ này.
2. Đi đến Dữ liệu menu và chọn Xác nhận dữ liệu. Menu Xác thực dữ liệu sẽ mở ra.
3. Trong tiêu chí, hãy chọn Danh sách các mục.
4. Trong hộp văn bản, nhập danh sách các mục. Bạn có thể phân tách các mục bằng dấu phẩy (,). Đối với ví dụ này, chúng tôi đã nhập các mục bên dưới:

   Medicine,Pharmacy,Biology,Applied Math

5. Kiểm tra Hiển thị danh sách thả xuống trong ô.
6. Kiểm tra Từ chối đầu vào.
7. Kiểm tra Hiển thị văn bản trợ giúp xác thực.
8. Nhập văn bản trợ giúp xác thực.
9. Nhấp chuột Cứu.

Bạn sẽ nhận thấy một mũi tên nhỏ trong mỗi ô. Bây giờ bạn có thể nhấp vào các ô để chọn từ danh sách thả xuống. Nếu bạn cố gắng nhập một giá trị không có trong danh sách, giá trị của bạn sẽ bị từ chối. Mặc dù vậy, bạn vẫn có thể nhập các mục từ danh sách.

Nếu bạn muốn thêm dấu đầu dòng vào các mục trong danh sách của mình, hãy đọc bài viết của chúng tôi về cách thêm dấu đầu dòng trong Google Trang tính.

Xác thực dữ liệu Ví dụ 3: Đặt giới hạn độ dài văn bản

Bạn có thể sử dụng xác thực dữ liệu với các công thức tùy chỉnh để đạt được mọi thứ trong Google Trang tính. Công thức tùy chỉnh cho phép bạn đặt tiêu chí không có trong bất kỳ loại tiêu chí nào được tích hợp sẵn trong xác thực dữ liệu trong Google Trang tính.

Ví dụ: hãy tạo một ô chỉ cho phép 5 ký tự trở xuống trong đó. Chúng tôi sẽ làm điều này bằng cách sử dụng xác thực dữ liệu.

1. Chọn ô. Đó sẽ là D1 trong ví dụ này.
2. Đi đến Dữ liệu và sau đó chọn Xác nhận dữ liệu.
3. Trong tiêu chí, hãy chọn Công thức tùy chỉnh.
4. Đối với công thức tùy chỉnh, hãy nhập công thức bên dưới:

   =LEN(D1)<5

   Công thức này sử dụng hàm LEN để đếm các ký tự trong ô và trả về true nếu độ dài nhỏ hơn 5 ký tự.

5. Kiểm tra Từ chối đầu vào.
6. Nhấp chuột Cứu.

Bây giờ, nếu bạn nhập tên dài hơn 5 ký tự, Google Trang tính sẽ từ chối tên đó và bạn sẽ phải thử lại. Bạn có thể sử dụng chức năng tự động điền để áp dụng xác thực dữ liệu này cho các ô khác.

Xác thực dữ liệu của bạn với Google Trang tính

Xác thực dữ liệu là một công cụ cho phép bạn giới hạn những gì bạn hoặc người dùng khác có thể nhập vào các ô cụ thể. Bằng cách này, xác thực dữ liệu có thể hữu ích trong việc tạo các cuộc khảo sát để chỉ chấp nhận dữ liệu hợp lệ hoặc trong bảng tính của riêng bạn để tăng độ chính xác.

Có nhiều loại tiêu chí bạn có thể đặt bằng cách sử dụng xác thực dữ liệu trong Google Trang tính và nếu loại dữ liệu bạn muốn không được tích hợp vào xác thực dữ liệu trong Google Trang tính, bạn có thể đặt tiêu chí bằng công thức tùy chỉnh. Giờ bạn đã biết cách sử dụng xác thực dữ liệu trong Google Trang tính. Hãy yên tâm rằng ít dữ liệu không hợp lệ hơn sẽ giúp phân tích của bạn dễ dàng và chính xác hơn!

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả