Cách sử dụng khái niệm như một người lập kế hoạch

Một bảng kế hoạch kỹ thuật số có thể giúp bạn sắp xếp các công việc của mình và cũng có thể lên kế hoạch trước cho mọi việc. Notion đang nhanh chóng leo lên bậc thang phổ biến đó trong khi thay thế các ứng dụng như Evernote, Trello, Lịch Google, OneNote, v.v. tồn tại để trợ giúp với tư cách là người lập kế hoạch. Nhiều người dùng sử dụng Notion làm người lập kế hoạch để sắp xếp tuần hoặc tháng của họ. Đọc về cách sử dụng Notion như một người lập kế hoạch bằng cách sử dụng các mẫu và các dạng xem dự án khác nhau.

Có một số cách để sử dụng Notion như một người lập kế hoạch. Bạn có thể tạo một từ đầu hoặc chọn một mẫu Chú thích để đáp ứng các yêu cầu của bạn. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng một số mẫu Ý tưởng giúp bạn theo dõi nhiệm vụ, thói quen và lập kế hoạch cho một tháng. Bắt đầu nào.

1. Sử dụng Mẫu việc cần làm

Các khuôn mẫu đóng một vai trò rất lớn trong hệ sinh thái Ý niệm. Theo mặc định, Notion đi kèm với một số mẫu tích hợp sẵn và của bên thứ ba do các thành viên cộng đồng thực hiện. Trong số đó, có một mẫu hoàn hảo để quản lý các tác vụ. Làm theo các bước dưới đây để thêm nó vào Notion.

Bước 1: Mở ứng dụng Notion trên PC hoặc Mac của bạn và tạo không gian làm việc.

Bước 2: Nhấp vào tùy chọn ‘Thêm trang’ ở thanh bên trái. và Notion sẽ mở ra một trang trống cho bạn.

Bước 3: Nhấp vào Mẫu từ trang Notion trống và nó sẽ mở thư viện mẫu Notion mặc định.

Bước 4: Bạn có thể tìm thấy mẫu Việc cần làm trong phần Kỹ thuật. Nhấp vào nút Nhập để thêm nó vào trang Ý tưởng của bạn.

Mẫu Việc cần làm là một bảng kiểu kanban tương tự như Trello nhưng nó mạnh mẽ với tất cả các chức năng liên quan.

Bạn có thể thêm các tên có liên quan vào mỗi phần bảng. Đối với thẻ, chỉ cần nhấp vào thẻ mặc định và bắt đầu thêm chi tiết.

Bạn có thể thêm thông tin như người dùng được chỉ định, trạng thái, mức độ ưu tiên, ngày tháng, nhận xét, v.v. Bạn có thể sử dụng tùy chọn ‘Thêm thuộc tính’ và tích hợp các trường chế độ như Email, Điện thoại, URL, Công thức, Quan hệ, v.v. Các khả năng là vô tận ở đây. Tùy thuộc vào trường hợp sử dụng của bạn về lượng thông tin bạn muốn đóng gói trong thẻ.

Khi bạn đạt được tiến bộ với thẻ, chỉ cần kéo và thả thẻ vào phần có liên quan.

2. Mẫu chương trình hàng tuần

Mẫu trên phù hợp hơn để quản lý các dự án nhỏ. Notion cũng có thể hoạt động như quản lý tác vụ chuyên dụng. Vì vậy, chúng tôi sẽ sử dụng mẫu Chương trình hàng tuần. Thực hiện các bước dưới đây.

Bước 1: Mở Notion và tạo không gian làm việc.

Bước 2: Tạo một trang mới từ thanh bên trái và chọn các mẫu từ trang Chú thích trống.

Bước 3: Bạn sẽ tìm thấy mẫu Lịch trình hàng tuần trong phần Thiết kế. Nhập nó vào trang Ý tưởng của bạn.

Bước 4: Bắt đầu thêm nhiệm vụ vào một ngày trong tuần. Bạn có thể thêm nhiều nhiệm vụ vào một ngày cụ thể trong tuần.

Như trường hợp của bất kỳ ứng dụng quản lý tác vụ nào, Notion cũng cung cấp chức năng nhắc nhở. Bạn sẽ cần sử dụng các lệnh Notion cho việc đó.

Chuyển đến một công việc mà bạn muốn được nhắc nhở. Sử dụng lệnh ‘/’ và gõ nhắc nhở. Notion sẽ hiển thị tùy chọn Ngày hoặc lời nhắc. Nhấn vào nó.

Bạn có thể chọn Hôm nay hoặc Ngày mai. Chọn tùy chọn có liên quan và bạn sẽ thấy nó được thêm vào một nhiệm vụ. Để thay đổi ngày và giờ đến hạn, hãy nhấp vào tùy chọn ngày hiện tại, và nó sẽ mở menu bật lên để thay đổi ngày và giờ. Đối với các nhiệm vụ dài, bạn cũng có thể ấn định Ngày kết thúc.

Lặp lại quy trình cho tất cả các tác vụ và bạn sẽ có một hệ thống quản lý tác vụ mạnh mẽ trong Notion.

3. Tạo Lịch trong Ý tưởng

Notion cũng có thể thay thế Lịch Google cho bạn. Nó sẽ không tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác của Google, nhưng nó hoạt động hoàn toàn tốt đối với người dùng bình thường. Ở đây, chúng tôi sẽ không sử dụng mẫu Chú thích, nhưng chọn chức năng mặc định để tạo cơ sở dữ liệu.

Bước 1: Tạo không gian làm việc từ đầu trong Notion.

Bước 2: Chọn Lịch trong tùy chọn Cơ sở dữ liệu trong Ghi chú.

Bước 3: Notion sẽ tạo ra một chế độ xem lịch trên trang.

Bước 4: Nhấp vào biểu tượng + dưới bất kỳ ngày nào và bắt đầu thêm các mục nhập.

Bước 5: Đối với chi tiết, bạn có thể đặt tiêu đề, ngày tháng, thẻ và chèn các thuộc tính như Email, Điện thoại, v.v.

Chúng tôi thích cách một người có thể kéo và thả các mục từ ngày này sang ngày khác một cách đơn giản. Tuy nhiên, kho báu thực sự nằm sau những quan điểm khác nhau. Đó là thứ tách biệt Notion với các phần mềm khác trên thị trường.

Chỉ cần nhấp vào tùy chọn Thêm chế độ xem và bạn có thể chọn từ các chế độ xem khác nhau như Dòng thời gian, Bảng, Danh sách và Thư viện. Trong số đó, chúng tôi thích chế độ xem Dòng thời gian chú thích vì nó hoàn toàn tốt với việc sử dụng GT.

Tạo một kế hoạch hoàn hảo theo ý tưởng

Khái niệm là con dao quân đội Thụy Sĩ của các ứng dụng năng suất. Bạn có thể dễ dàng quản lý các nhiệm vụ, dự án và tạo lịch tùy chỉnh đáp ứng nhu cầu của mình. Bạn định sử dụng Notion như thế nào? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến ​​dưới đây.