Cách sử dụng Google Biểu mẫu để tạo Quy trình làm việc tương tác

Google Biểu mẫu là giao diện quy trình làm việc văn phòng mà bạn không biết là mình cần.

Google Biểu mẫu không chỉ là một công cụ khảo sát đơn giản khác. Ở dạng đơn giản nhất, nó có thể được sử dụng như một công cụ thu thập dữ liệu miễn phí. Với một chút bí quyết, bạn có thể giải phóng sức mạnh tổng hợp trong Google Biểu mẫu, Google Trang tính và Tiện ích bổ sung để tạo ra một số quy trình công việc hiệu quả nhằm giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong văn phòng.

Tại sao phải tạo Quy trình làm việc tương tác của Google Biểu mẫu?

Ngoài ra, Google Biểu mẫu cho phép bạn thu thập dữ liệu và lưu trữ từng phản hồi dưới dạng một hàng trong bảng tính. Ở đây chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể sử dụng cùng một biểu mẫu để làm việc với dữ liệu đã thu thập đó để thêm thông tin vào một hàng hiện có hoặc kích hoạt một quy trình.

Điều này hữu ích trong mọi tình huống mà bạn cần thực hiện hành động đối với dữ liệu bạn thu thập thay vì chỉ báo cáo về dữ liệu đó. Ví dụ về điều này là khi bạn sử dụng biểu mẫu để thu thập yêu cầu cho một dịch vụ yêu cầu phản hồi, phê duyệt hoặc một số hành động khác. Thay vì thao tác thủ công từng yêu cầu mới trong bảng tính, bạn có thể mở lại yêu cầu trong biểu mẫu của mình để thực hiện bước tiếp theo trong quy trình của mình.

Cách thiết kế Quy trình làm việc tương tác của Google Biểu mẫu

Để chứng minh khái niệm, hãy xem xét một tình huống trong đó bạn cần tạo một quy trình có cấu trúc để nhận, lập tài liệu, phản hồi và báo cáo về các yêu cầu trợ giúp được gửi đến nhóm của bạn.

Có, bạn có thể sử dụng một công cụ quản lý sự cố phức tạp cho những loại yêu cầu này. Tuy nhiên, điều này có thể không khả thi trong một công ty nhỏ, hoặc nó có thể chỉ là một cách để đối phó với các loại tình huống đặc biệt không thực sự đòi hỏi mức độ tinh vi đó (hoặc băng đỏ).

May mắn thay, Google Biểu mẫu giúp dễ dàng quản lý câu trả lời của bạn và tùy chỉnh cách mà mỗi người tham gia khảo sát tìm thấy theo cách của họ thông qua Biểu mẫu của bạn. Làm sao?

Cách tạo một biểu mẫu Google mới

Để tạo một Biểu mẫu Google mới, hãy đăng nhập vào Google Drive. Lựa chọn Ổ đĩa của tôi > Google Biểu mẫu > Mẫu để trống.

Đảm bảo rằng Biểu mẫu của bạn nắm bắt tất cả dữ liệu mà bạn muốn thu thập dữ liệu. Đảm bảo lấy thông tin liên lạc của từng người tham gia khảo sát khi bắt đầu khảo sát.

Cách sử dụng Logic phân nhánh trong Google Biểu mẫu

Phân nhánh trang là thành phần chính trong quy trình dòng công việc Biểu mẫu này. Nó cho phép bạn chuyển đến một phần cụ thể của Biểu mẫu dựa trên câu trả lời mà bạn cung cấp.

Bạn có thể hỏi một câu hỏi phân nhánh quan trọng ngay từ đầu để bạn có thể hướng người dùng đến phần thích hợp nhanh nhất có thể. Trong ví dụ này, những người có yêu cầu kinh doanh sẽ được chuyển ngay đến phần thích hợp của Biểu mẫu Google, trong khi những người muốn tìm hiểu thêm về sản phẩm sẽ được gửi ở một nơi khác.

Để thêm phân nhánh trang vào Biểu mẫu của bạn:

1. Nhấp vào biểu tượng menu ở dưới cùng bên phải của phần.

2. Chọn Đi đến phần dựa trên câu trả lời.

3. Nhấp vào menu thả xuống bên cạnh câu hỏi và chọn trang đích thích hợp.

Bạn sẽ nhận thấy rằng bạn không thể liên kết trực tiếp đến các câu hỏi khảo sát khác.

Biểu tượng cuối cùng ở cuối menu ngoài cùng bên phải được mô tả ở đây, Thêm phần , cho phép bạn tạo phân vùng đệm từng phần của biểu mẫu phân nhánh. Bạn sẽ sử dụng các tiêu đề phần này để cho Google biết mỗi câu hỏi sẽ dẫn đến đâu.

Xác thực đầu vào của Google Biểu mẫu: Cách thêm mật khẩu vào Google Biểu mẫu

Đặc biệt, nếu bất kỳ phần nào của biểu mẫu được dành riêng cho một loại người trả lời, bạn có thể giới hạn quyền truy cập với xác thực đầu vào. Xác thực đầu vào được sử dụng chủ yếu để loại bỏ các phản hồi không phù hợp, nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó để tạo mật khẩu cho Biểu mẫu của mình.

Cài đặt xác thực đầu vào có thể được sử dụng để từ chối bất kỳ nội dung gửi nào không bao gồm mật khẩu của thông số kỹ thuật của bạn. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh thông báo lỗi mà họ nhìn thấy.

Nó không nhất thiết phải là cách kín đáo nhất để đảm bảo quy trình làm việc Google Biểu mẫu tương tác của bạn, nhưng nó có thể đủ để giữ cho bất kỳ người trả lời sai sót nào không đi lạc vào các phần sai trong cuộc khảo sát của bạn.

Liên quan: Trang tính Cheat Phím tắt của Google Biểu mẫu

Kiểm tra công việc của bạn, chia sẻ biểu mẫu của bạn và xem phản hồi của bạn

Trước khi bạn sử dụng Biểu mẫu Google mới tuyệt vời của mình, hãy đảm bảo thực hiện hướng dẫn đầy đủ về quy trình làm việc của bạn. Xác thực rằng mỗi bước đang hoạt động như thiết kế.

Để chia sẻ quy trình Google Biểu mẫu của bạn, hãy mở Biểu mẫu của bạn và nhấp vào Gửi cái nút. Bạn có một số tùy chọn để chia sẻ Biểu mẫu; chọn một trong những phù hợp nhất cho tình huống của bạn, cho dù thông qua một email trực tiếp hoặc một liên kết có thể chia sẻ.

Sau khi liên kết Biểu mẫu của bạn đã được gửi đi, bạn có thể bắt đầu theo dõi bảng tính của mình để tìm phản hồi và phân tích kết quả. Dữ liệu sẽ được lưu trữ trong bảng tính mà khảo sát được liên kết với. Bạn có thể tìm thấy nó dưới Phản hồi ở đầu cuộc khảo sát.

Làm được nhiều việc hơn với Google Biểu mẫu

Như chúng tôi đã trình bày ở trên, Google Biểu mẫu có thể làm được nhiều việc hơn là giúp bạn thu thập dữ liệu. Nó cung cấp một giao diện tuyệt vời cho các quy trình và quy trình làm việc đơn giản.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả