Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel để định dạng dữ liệu

Microsoft Excel là một công cụ sôi động được sử dụng cho cả công việc kinh doanh và công việc cá nhân. Một tính năng mạnh mẽ được gọi là định dạng có điều kiện. Điều này có thể hữu ích cho các tình huống hàng ngày cũng như các tình huống liên quan đến công việc.

Chúng ta sẽ xem xét một số cách sử dụng chung cho định dạng có điều kiện, cách thiết lập chúng và tất nhiên, khám phá nhiều tác vụ mà tính năng này có thể thực hiện.

Định dạng có điều kiện được giải thích

Định dạng có điều kiện là một công cụ có thể được sử dụng để áp dụng một định dạng nhất định cho các ô dựa trên dữ liệu đã nhập. Ví dụ: bạn có thể mã màu hoặc tô sáng các ô dựa trên một bộ quy tắc.

Định dạng ô bằng một quy tắc duy nhất

Bạn có thể áp dụng tính năng này khi muốn định dạng ô dựa trên một điều kiện cụ thể. Nếu bạn muốn ô được đánh dấu màu đỏ mỗi khi bạn nhập ký tự A, đây là một thiết lập đơn giản.

Định dạng ô bằng nhiều quy tắc

Bạn có thể muốn áp dụng nhiều quy tắc cho các ô dựa trên một tập hợp các điều kiện. Giả sử bạn muốn cắt giảm chi phí dự án, vì vậy bạn có thể thử áp dụng định dạng trong Chi phí ước tính để tự động đánh dấu các giá trị từ $ 10000 đến $ 50000.

Ở đây, bạn có thể sử dụng công thức-NẾU và VÀ các chức năng để định dạng ô. Thật dễ dàng để làm điều này:

1. Chọn các ô để áp dụng các quy tắc định dạng có điều kiện.
2. Bấm vào Tab trang chủ> Định dạng có điều kiện> Quy tắc mới.
3. Từ các tùy chọn thả xuống, hãy chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạngvà nhập công thức sau:

   =IF(AND(C3>10000, C3<50000), TRUE, FALSE)

4. Đi qua Định dạng> Điền và chọn màu tô để sử dụng và nhấp vào ĐƯỢC RỒI.

Công cụ này có nhiều cài đặt, tùy chọn và quy tắc có thể tiết kiệm thời gian trong việc xác định các mục quan trọng. Nó cũng có thể thuận tiện cho các công việc hàng ngày ở trường, ở nhà, nơi làm việc và các hoạt động cá nhân.

Đối với trường học: Giữ mọi thứ đơn giản hơn

Bạn có thể theo dõi các bài tập, ngày đến hạn và điểm của mình trong Excel. Thật dễ dàng áp dụng định dạng để đánh dấu những gì quá hạn, đến hạn vào ngày mai hoặc đến hạn trong tháng tới và chỉ cần thực hiện một vài bước:

1. Chọn các ô mà bạn sẽ thêm ngày đến hạn.
2. Đi đến Tab trang chủ> Định dạng có điều kiện> Làm nổi bật quy tắc ô > Một ngày xảy ra.
3. Sau đó, chọn tiêu chí của bạn, chẳng hạn như Trong 7 ngày qua với Văn bản màu đỏ và Ngày mai với Tô màu vàng.

Điều này sẽ giúp bạn xem những ngày quan trọng đó một cách nhanh chóng. Các bài tập quá hạn hoặc đến hạn trong thời gian ngắn sẽ bật ra ngay.

Để theo dõi điểm, bạn có thể áp dụng định dạng cho cả loại chữ cái và số bao gồm một phạm vi.

1. Chọn các ô mà bạn sẽ thêm điểm.
2. Hướng đến Trang chủ> Định dạng có điều kiện> Đánh dấu ô quy tắc> Giữa.
3. Sau đó, thêm các giá trị của bạn chẳng hạn như giữa C và F hoặc 0 và 2 với Tô màu đỏ.

Điều này cung cấp cho bạn một cách hay và đơn giản để xem các lớp học của bạn diễn ra như thế nào và điểm của bạn thấp hơn ở đâu.

Đối với Trang chủ: Đánh dấu Điều quan trọng

Tính năng định dạng có điều kiện của Excel có thể hữu ích trong việc quản lý tài chính, dự án gia đình và danh sách công việc. Nếu bạn cảm thấy lúc nào cũng phải làm chậm mọi thứ, thì tại sao không tổ chức cuộc sống của mình với những mẫu bảng tính này?

Quản lý tài chính của bạn

Nếu bạn sử dụng nó cho ngân sách hàng tháng của mình, bạn có thể nhanh chóng phát hiện ra sự cố. Cho dù bạn đã tạo bảng tính của riêng mình hay đang sử dụng một mẫu tiện dụng, thì việc áp dụng định dạng cho các số âm một cách tự động sẽ rất hữu ích.

1. Chọn các ô mà bạn sẽ nhập số hoặc công thức.
2. Nhấp chuột Định dạng có điều kiện trên Tab trang chủ > Định dạng có điều kiện> Đánh dấu ô quy tắc> Ít hơn.
3. Sau đó, thêm 0 với điểm nổi bật mà bạn muốn. Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn Định dạng tùy chỉnh với Tô màu vàng để làm cho các ô đó đáng chú ý.

Bạn có thể áp dụng bất kỳ loại định dạng nào để làm cho nó dễ nhận thấy hơn đối với bạn, từ tô sáng cho đến văn bản cho đến màu đường viền.

Tạo danh sách việc cần làm của cá nhân

Không có cách nào tốt hơn để xem các mục đã hoàn thành và đang chờ xử lý trong danh sách việc cần làm của bạn hơn là với định dạng tự động. Với cách tiếp cận này, bất kỳ nhiệm vụ nào không được đánh dấu là đã hoàn thành bằng X sẽ được đánh dấu.

1. Chọn các ô mà bạn sẽ nhập chỉ báo đã hoàn thành (X).
2. Bấm vào Tab trang chủ> Định dạng có điều kiện > Đánh dấu Quy tắc ô> Quy tắc khác.
3. Trong cửa sổ bật lên, hãy chọn Chỉ định dạng các ô có chứa.
4. Ở dưới cùng, dưới Chỉnh sửa Mô tả Quy tắclựa chọn Khoảng trống từ hộp thả xuống.
5. Sau đó, chọn Định dạng để chọn màu đánh dấu (ví dụ: màu cam) và nhấp vào ĐƯỢC RỒI.

Việc áp dụng định dạng này chỉ mất một phút và có thể rất hữu ích để theo dõi các nhiệm vụ mà bạn chưa hoàn thành.

Đối với mục đích sử dụng cá nhân: Làm cho mục tiêu trở nên nổi bật

Nhiều người theo dõi cẩn thận các mục tiêu cá nhân của họ bằng các mẫu bảng tính. Từ các buổi tập luyện đến tính toán lượng calo, bạn có thể biết mức độ đạt được của mình với các mục tiêu đó bằng một số tùy chọn định dạng thú vị.

Theo dõi lượng calo của bạn

Để theo dõi lượng calo tiêu thụ, hãy áp dụng định dạng để xem khi nào bạn vượt hoặc thấp hơn mục tiêu trong ngày. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ áp dụng hai quy tắc riêng biệt.

1. Chọn các ô mà bạn sẽ nhập số calo.
2. Nhấn vào Nhà tab> Định dạng có điều kiện> Đánh dấu Quy tắc Ô > Lớn hơn.
3. Sau đó, thêm số calo mục tiêu với điểm đánh dấu bạn muốn. Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn 200 với Tô màu đỏ. Điều này sẽ hiển thị khi chúng ta vượt quá giới hạn calo.

Tiếp theo, thiết lập quy tắc để giảm lượng calorie giới hạn.

1. Chọn các ô giống như trong quy tắc đầu tiên.
2. Điều hướng đến Tab trang chủ> Định dạng có điều kiện > Làm nổi bật quy tắc ô > Ít hơn.
3. Sau đó, thêm số calo mục tiêu với điểm đánh dấu bạn muốn. Trong ví dụ này, chúng tôi đã chọn 200 với Tô màu xanh lá cây.

Hãy nhớ rằng trong ví dụ này, nếu bạn nhập số chính xác 200 cho lượng calo, thì sẽ không có định dạng nào được áp dụng. Điều này là do con số không nằm trong quy tắc.

Đối với doanh nghiệp: Thể hiện sự táo bạo

Đối với những người làm việc từ xa hoặc với tư cách là nhà thầu độc lập, Excel có thể được sử dụng cho các nhiệm vụ như theo dõi thời gian hoặc ước tính dự án. Đây là cách bạn có thể làm điều này:

Áp dụng theo dõi thời gian với thanh dữ liệu

Với một cách thuận tiện để theo dõi số giờ đã làm cũng như xem tổng quan hàng tháng hoặc hàng tuần, định dạng bằng thanh dữ liệu có thể khá hữu ích.

1. Chọn các ô mà bạn sẽ nhập số giờ.
2. Nhấp chuột Tab trang chủ> Định dạng có điều kiện> Thanh dữ liệu> Tô chuyển màu hoặc Tô rắntùy thuộc vào sở thích của bạn.
3. Khi bạn nhập số vào các ô được chỉ định, bạn sẽ thấy thanh dữ liệu điều chỉnh. Số càng thấp thì thanh càng nhỏ và ngược lại. Bạn cũng có thể áp dụng định dạng cho các tổng bạn đã tính ở dưới cùng.

Đây là một cách siêu dễ dàng để xem ngày, tuần hoặc tháng làm việc nặng nhất và nhẹ nhất của bạn.

Quản lý mức độ ưu tiên của dự án bằng cách sử dụng biểu tượng và hình dạng

Một công dụng tuyệt vời khác của định dạng có điều kiện cho doanh nghiệp là để quản lý các dự án bằng Excel. Sử dụng các hình dạng chỉ báo và đánh dấu cho các mục như mức độ ưu tiên và nỗ lực có thể có lợi khi chia sẻ dữ liệu với người khác.

Để đặt mức độ ưu tiên bằng cách sử dụng các số có mức độ ưu tiên cao nhất là 1 màu đỏ và 3 là mức độ ưu tiên thấp nhất có màu xanh lá cây, bạn có thể áp dụng định dạng hình dạng.

1. Chọn các ô mà bạn sẽ nhập số.
2. Điều hướng đến Tab Trang chủ> Định dạng có Điều kiện> Bộ Biểu tượng.
3. Chọn hình dạng bạn muốn sử dụng.

Khi bạn nhập các số 1, 2 và 3, bạn sẽ thấy các hình điều chỉnh màu sắc của chúng. Nếu bạn sử dụng nhiều hơn ba số, bằng với ba hình dạng, chúng sẽ thay đổi tương ứng. Ví dụ: 1 sẽ vẫn là màu đỏ, trong khi 2 và 3 sẽ chuyển sang màu vàng và 4 sẽ có màu xanh lục.

Bạn cũng có thể thay đổi hình dạng, đảo ngược thứ tự hoặc gán các số cụ thể bằng cách chọn Định dạng có điều kiện> Bộ biểu tượng> Quy tắc khác.

Đặt quy tắc văn bản tùy chỉnh

Để thiết lập nỗ lực của một dự án hoặc nhiệm vụ, bạn có thể áp dụng định dạng bằng cách sử dụng một từ cụ thể như nhỏ, trung bình hoặc lớn. Đây là cách để làm điều này:

1. Chọn các ô mà bạn sẽ nhập từ nỗ lực.
2. Đi đến Nhà chuyển hướng > Định dạng có điều kiện> Đánh dấu ô quy tắc> Văn bản chứa.
3. Nhập từ bạn muốn được đánh dấu, chẳng hạn như Nhỏ bé, và sau đó chọn định dạng, chẳng hạn như Tô màu vàng. Bạn có thể làm tương tự cho vừa và lớn với các màu khác nhau.

Tất cả những gì bạn phải làm là nhập một từ và ô sẽ được tự động định dạng cho bạn. Điều này giúp bạn dễ dàng xem nhanh các nỗ lực dự án hoặc nhiệm vụ của mình.

Bạn đã sẵn sàng để áp dụng định dạng có điều kiện chưa?

Từ việc có thể theo dõi thời điểm các nhiệm vụ khác nhau do theo dõi tiến độ dự án của bạn, định dạng có điều kiện có thể khá hữu ích để tổ chức vô số nhiệm vụ.

Bạn đã thử nó quản lý các hoạt động hàng ngày chưa? Các tùy chọn là vô tận khi nói đến tính năng này, khiến nó trở thành một phần trung tâm của Microsoft Excel.