Cách sử dụng Công cụ theo dõi thay đổi trong Microsoft Word
Theo dõi các thay đổi là một tính năng của Microsoft Word cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu của mình trực tiếp. Nó rất hữu ích khi bạn cộng tác với những người khác.
Tính năng này cho phép bạn theo dõi bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với tài liệu của mình, đề xuất các thay đổi và để lại nhận xét. Nếu bạn muốn biết tóm tắt về cách thức hoạt động của nó, hãy đọc tiếp.
Mục Lục
Cách theo dõi các thay đổi trong Microsoft Word
Nếu không có Microsoft Word, bạn có thể kiểm tra xem tính năng theo dõi thay đổi có hữu ích hay không bằng cách tải Word miễn phí.
Để bật tính năng này, hãy chuyển đến đầu tài liệu Word của bạn và nhấp vào Kiểm tra lại chuyển hướng. Ở phía bên tay phải, bạn sẽ thấy Theo dõi thay đổi. Bấm vào nó để bắt đầu. Nếu bạn muốn tắt thay đổi theo dõi, hãy nhấp vào tương tự Theo dõi thay đổi hộp một lần nữa.
Bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa tài liệu của mình khi đã bật theo dõi các thay đổi. Khi bạn thực hiện các thay đổi, tài liệu sẽ theo dõi các chỉnh sửa của bạn và làm cho chúng xuất hiện ở phông chữ màu đỏ. Bạn có thể xóa và viết như bạn muốn.
Mọi thứ bạn làm sẽ vẫn hiển thị, nhưng nó cũng sẽ hiển thị gạch ngang để bạn có thể theo dõi nơi bạn đã chỉnh sửa.
Để để lại nhận xét trong tài liệu của bạn, bạn cần tô sáng văn bản mà bạn muốn để lại nhận xét, sau đó chuyển đến Kiểm tra lại tab một lần nữa và bấm vào Bình luận mới. Một hộp sẽ xuất hiện ở lề tài liệu chứa tên của bạn và ghi lại thời gian bạn nhận xét.
Để trả lời một bình luận mà người khác đã để lại, hãy nhấp vào Đáp lại trong hộp bình luận, hoặc Giải quyết nếu vấn đề đã được giải quyết. Nếu bạn nhấp vào Giải quyếtnhận xét sẽ vẫn hiển thị ở lề tài liệu nhưng sẽ bị mờ đi.
Nếu bạn muốn xóa hoàn toàn bình luận, hãy nhấp vào ba dấu chấm ở phía bên tay phải của hộp bình luận và chọn Xóa chủ đề.
Chỉnh sửa tài liệu Word của bạn
Chỉnh sửa không chỉ là kiểm tra lỗi chính tả. Trên thực tế, có những ưu và nhược điểm khi sử dụng trình kiểm tra chính tả tích hợp sẵn của Microsoft Word, đó là lý do tại sao bạn nên luôn có một trình soạn thảo thực sự để kiểm tra công việc của mình. Cho dù bạn hoặc biên tập viên của bạn tìm thấy bao nhiêu lỗi, thì ít nhất việc khắc phục lỗi cũng dễ dàng với tính năng thay đổi theo dõi.
Nếu bạn bật Theo dõi thay đổi, bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa như bình thường. Tuy nhiên, như tên cho thấy, mọi thay đổi đều được ghi nhận. Mọi thay đổi bạn thực hiện sẽ vẫn hiển thị, vì vậy bạn phải làm quen với điều đó.
Cách Chấp nhận hoặc Từ chối Thay đổi
Khi bạn nhận được một tài liệu đã chỉnh sửa, bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi được đề xuất bởi người chỉnh sửa của bạn. quay trở lại Kiểm tra lại chuyển hướng. Ở phía bên tay phải của các công cụ ở trên cùng, bạn sẽ thấy dấu kiểm màu xanh lục cho Chấp nhận và một chữ thập đỏ cho Từ chối.
Mở bất kỳ tab nào bạn cần và chọn từ Chấp nhận hoặc Từ chối tùy chọn có sẵn. Tiếp tục xem qua tài liệu của bạn cho đến khi không còn chỉnh sửa nào để xem lại.
Cách ẩn theo dõi thay đổi
Nếu muốn Ẩn thay đổi, bạn có thể vào Kiểm tra lại tab và chọn từ các tùy chọn đánh dấu. Bạn sẽ có thể xem tài liệu của mình ở nhiều dạng khác nhau bằng cách chọn giữa Đánh dấu đơn giản, Tất cả đánh dấu, Không đánh dấuhoặc Nguyên bản.
Trong cùng một danh sách, dưới Hiển thị đánh dấubạn cũng có thể xem các bản sửa đổi của mình bằng cách nhấp vào Ngăn xem xét. Các bản sửa đổi của bạn sẽ xuất hiện ở phía bên trái màn hình.
Một phím tắt để nhanh chóng ẩn các thay đổi trong tài liệu của bạn (không cần chuyển đến tab Xem lại) là nhấp vào đường thẳng đứng ở phía bên trái tài liệu của bạn. Khi bạn nhấp lại vào dòng, các chỉnh sửa sẽ xuất hiện hoặc biến mất.
Microsoft Word giúp chỉnh sửa dễ dàng
Các thay đổi theo dõi của Word giúp dễ dàng chỉnh sửa tài liệu và cộng tác với những người khác. Dễ dàng xem, chấp nhận hoặc từ chối các chỉnh sửa. Nếu bạn chưa từng sử dụng tính năng này trước đây, hãy dùng thử để xác định xem nó có hữu ích cho công việc của bạn hay không.