Cách sử dụng Công cụ phân tích nhanh trong Excel

Công cụ Phân tích Nhanh trong Excel cho phép bạn nhanh chóng phân tích và trực quan hóa dữ liệu trong bảng tính. Nó cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tính năng phân tích dữ liệu phổ biến mà không cần các công thức hoặc hàm phức tạp.

Bằng cách chọn dữ liệu bạn muốn phân tích, bạn có thể truy cập công cụ Phân tích nhanh bằng cách nhấp vào biểu tượng Phân tích nhanh ở góc dưới cùng bên phải của vùng chọn hoặc nhấp chuột phải và chọn Phân tích nhanh từ menu ngữ cảnh.

Công cụ Phân tích Nhanh cung cấp năm (5) danh mục với các tùy chọn phân tích khác nhau. Hãy đi sâu vào từng loại.

Mục Lục

1. Định dạng

Danh mục này cung cấp các thanh dữ liệu, thang màu và bộ biểu tượng. Bạn có thể áp dụng các quy tắc định dạng có điều kiện để tô sáng các ô dựa trên các tiêu chí cụ thể. Ví dụ: bạn có thể đánh dấu các giá trị trên một ngưỡng nhất định, xác định các giá trị trùng lặp hoặc nhấn mạnh dữ liệu dựa trên các quy tắc tùy chỉnh.

2. Biểu đồ

Điều này cho phép bạn tạo nhiều loại biểu đồ khác nhau, bao gồm biểu đồ đường, biểu đồ hình tròn, biểu đồ nhóm, v.v. Nó đề xuất các loại biểu đồ khác nhau dựa trên dữ liệu của bạn.

3. Tổng số

Danh mục này cung cấp các tùy chọn để tính toán các biện pháp thống kê phổ biến cho dữ liệu của bạn, chẳng hạn như tổng, trung bình, số lượng, tối thiểu, tối đa, tổng tỷ lệ phần trăm, v.v.

4. Bàn

Tab Bảng cung cấp các tùy chọn khác nhau để làm việc với các bảng trong Excel. Nó tự động phân tích dữ liệu của bạn và đề xuất các cấu hình PivotTable hữu ích.

5. Đường lấp lánh

Công cụ Phân tích Nhanh cho phép bạn tạo các biểu đồ nhỏ, trong dòng được gọi là biểu đồ thu nhỏ thể hiện trực quan các xu hướng và mẫu trong dữ liệu của bạn. Danh mục Biểu đồ thu nhỏ cung cấp các tùy chọn để tạo biểu đồ thu nhỏ về dòng, cột hoặc thắng/thua.

Bây giờ, hãy khám phá một số tình huống mà bạn có thể sử dụng công cụ Phân tích nhanh trong Excel.

Lấy tổng của nhiều cột hoặc hàng

Giả sử bạn có một bảng tính ngân sách với các loại chi phí khác nhau, chẳng hạn như tiền thuê nhà, tiện ích, hàng tạp hóa và giải trí. Mỗi danh mục có giá trị chi tiêu hàng tháng cho các tháng khác nhau. Bạn muốn có được tổng chi tiêu cho từng danh mục. Dưới đây là các bước để làm theo:

Chọn toàn bộ phạm vi ô.
bấm vào Phân tích nhanh ở góc dưới cùng bên phải của phạm vi đã chọn.
bên trong Menu Phân tích nhanh, đi tới Tổng số chuyển hướng.
Chọn cái đầu tiên Tổng tùy chọn (màu xanh lam). Thao tác này sẽ thêm một hàng mới hiển thị tổng chi tiêu cho từng danh mục.
Để tính tổng chi tiêu theo tháng, hãy chọn mục thứ hai Tổng tùy chọn (màu vàng).

Bạn sẽ thấy một cột mới hiển thị chi tiêu hàng tháng.

Tính tổng tỷ lệ phần trăm cho hàng/cột

Sử dụng bảng tính ngân sách từ ví dụ trên, giả sử bạn muốn lấy tổng tỷ lệ phần trăm cho từng loại chi phí. Thực hiện theo các bước sau:

Chọn tập dữ liệu.
bấm vào Phân tích nhanh biểu tượng.
đi đến Tổng số tab và chọn cái đầu tiên % Tổng cộng lựa chọn.
Để có được tổng tỷ lệ phần trăm cho mỗi tháng, hãy chọn thứ hai % Tổng cộng tùy chọn (màu vàng).

Định dạng ô chứa văn bản cụ thể

Giả sử bạn có một tập dữ liệu chứa danh sách nhân viên và các phòng ban tương ứng của họ. Bạn muốn sử dụng công cụ Phân tích nhanh để xác định nhân viên trong bộ phận Kỹ thuật.

Chọn phạm vi ô mà bạn muốn phân tích.
bấm vào Phân tích nhanh biểu tượng hoặc nhấn Ctrl + Q trên bàn phím của bạn.
bên trong định dạng nhóm, chọn Nội dung văn bản lựa chọn.
Trong hộp thoại xuất hiện, nhập Kỹ thuật trong hộp văn bản và nhấn ĐƯỢC RỒI.

Các ô chứa văn bản Kỹ thuật bây giờ sẽ được đánh dấu bằng kiểu định dạng được xác định trước.

Xác định các ô có giá trị lớn hơn giá trị được chỉ định

Giả sử bạn có một danh sách sinh viên và điểm kiểm tra tương ứng của họ. Bạn muốn xác định và làm nổi bật những sinh viên đạt điểm trên 75. Làm theo các bước dưới đây:

Chọn dãy ô chứa điểm thi.
bấm vào Phân tích nhanh biểu tượng hoặc nhấn Ctrl + Q trên bàn phím của bạn để mở công cụ Phân tích nhanh.
Nhấn vào định dạng tab và chọn Lớn hơn lựa chọn.
Trong hộp thoại xuất hiện, hãy nhập giá trị ngưỡng (ví dụ: 75) và chỉ định định dạng.
Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI để áp dụng định dạng. Thao tác này sẽ đánh dấu tất cả các ô có điểm kiểm tra ở trên 75.

Chèn một biểu đồ (Biểu đồ đường, nhóm, xếp chồng hoặc hình tròn)

Hãy xem xét một ví dụ mà bạn có tập dữ liệu chứa dữ liệu lưu lượng truy cập trang web hàng tháng cho các kênh tiếp thị khác nhau. Bạn có thể sử dụng công cụ Phân tích nhanh để nhanh chóng tạo biểu đồ để trực quan hóa xu hướng lưu lượng truy cập trang web theo thời gian. Đây là cách:

Chọn phạm vi ô mà bạn muốn tạo biểu đồ.
bấm vào Phân tích nhanh biểu tượng.
đi đến biểu đồ chuyển hướng. Bạn sẽ thấy (các) biểu đồ được đề xuất cho dữ liệu của mình.
Lựa chọn Hơn biểu đồ để xem tất cả các biểu đồ có sẵn.
Xem trước biểu đồ và sau khi hài lòng, hãy nhấp vào ĐƯỢC RỒI để thêm biểu đồ đã chọn.

Làm nổi bật văn bản trùng lặp hoặc duy nhất

Giả sử bạn có một bảng tính với danh sách địa chỉ email của khách hàng ở cột A và số lượng đơn đặt hàng ở cột B. Bạn muốn xác định bất kỳ địa chỉ email trùng lặp nào để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu. Sử dụng các bước dưới đây:

Chọn cột chứa dữ liệu bạn muốn phân tích (trong trường hợp này là cột Email của khách hàng cột).
bấm vào Phân tích nhanh ở góc dưới cùng bên phải của phạm vi đã chọn.
đi đến định dạng tab và chọn Nhân đôi giá trị lựa chọn. Thao tác này sẽ đánh dấu tất cả các địa chỉ email xuất hiện nhiều lần.
Để đánh dấu các ô có địa chỉ duy nhất, hãy chọn Giá trị duy nhất lựa chọn.

Điều này sẽ làm nổi bật tất cả các địa chỉ email chỉ xuất hiện một lần trong tập dữ liệu.

Hoàn tác định dạng có điều kiện trong tập dữ liệu

Dưới đây là các bước để loại bỏ định dạng có điều kiện trong Excel bằng công cụ Phân tích nhanh:

Chọn phạm vi ô đã áp dụng định dạng có điều kiện.
Nhấp vào biểu tượng Phân tích nhanh.
bấm vào định dạng chuyển hướng.
Trong tab Định dạng, chọn Xóa định dạng lựa chọn.

Đây chỉ là một vài trường hợp sử dụng ví dụ của công cụ Phân tích Nhanh trong Excel. Khám phá các tùy chọn khác nhau có sẵn trong công cụ để khám phá thêm các cách sắp xếp bảng tính của bạn trong Excel.

Công cụ Phân tích Nhanh cung cấp giải pháp nhanh chóng để phân tích dữ liệu hiệu quả trong Excel. Với giao diện trực quan và các tính năng toàn diện, bạn có thể nhanh chóng tạo biểu đồ, áp dụng định dạng và thu được thông tin chuyên sâu có giá trị từ dữ liệu của mình. Bằng cách làm theo các bước đơn giản và khám phá các tùy chọn khác nhau trong Công cụ phân tích nhanh, bạn có thể tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất.