Cách sử dụng các ứng dụng nhắn tin tại nơi làm việc của bạn một cách hiệu quả hơn

Các ứng dụng nhắn tin chắc chắn đã thay đổi cách chúng ta giao tiếp ở nơi làm việc, đặc biệt là trong quá trình chuyển đổi sang làm việc từ xa và không sử dụng email, vốn đã là công cụ giao tiếp trên thực tế từ lâu.

Mặc dù có nhiều tính năng thúc đẩy năng suất mà nhiều ứng dụng này cung cấp, chúng ta cũng có thể tranh luận rằng chúng có xu hướng làm ngược lại.

Các ứng dụng nhắn tin có đang giết chết năng suất của bạn không? Hoặc, có lẽ, đó là cách bạn sử dụng chúng? Hãy đi sâu hơn.

5 cách khác nhau Ứng dụng nhắn tin tại nơi làm việc có thể hạn chế năng suất của bạn

1. Quá tải thông tin

Như thể quá tải email không phải là một vấn đề đủ lớn, thì bây giờ bạn phải đối mặt với dòng thư liên tục trong các ứng dụng trò chuyện của mình, phần lớn các thư này đã trở thành các hộp thư đến mới. Giống như tất cả các email rác trong hộp thư đến của bạn, không phải mọi thư trong ứng dụng trò chuyện đều đáng để bạn quan tâm.

Bạn có thể đã tìm thấy chính mình trong một kênh Slack mà bạn không nên tham gia hoặc một kênh có quá nhiều người tham gia hoặc bạn có đồng nghiệp đang thảo luận về những câu chuyện phiếm mới nhất của người nổi tiếng trong một kênh dành cho các vấn đề liên quan đến công việc.

Kết quả là tình trạng quá tải thông tin, có thể gây suy nhược giống như hộp thư đến đầy ắp email, dẫn đến quyết định mệt mỏi, căng thẳng và cuối cùng là giảm năng suất.

2. Thông tin quan trọng bị mất

Một trong những tác dụng phụ của quá tải thông tin là một số thông tin quan trọng bị mất trong quá trình xáo trộn. Nếu bạn không áp dụng các quy trình phù hợp, thông tin liên quan đến công việc có thể nhanh chóng bị chôn vùi dưới hàng đống cuộc nói chuyện mát mẻ hoặc các cuộc thảo luận lạc đề.

Cuối cùng, bạn dành phần lớn thời gian trong ngày làm việc của mình để xem qua một biển tin nhắn từ kênh này hoặc ứng dụng liên lạc sang kênh khác với hy vọng tìm thấy phần thông tin quan trọng mà bạn cần. Đây có thể là một bài tập về sự vô ích và lãng phí thời gian rất lớn tại nơi làm việc.

3. Quá nhiều ứng dụng liên lạc

Bạn sử dụng công cụ giao tiếp nội bộ nào để giao tiếp với các đồng nghiệp từ xa của mình? Nhóm Microsoft? Chán nản? E-mail? WhatsApp?

Có lẽ một sự kết hợp của tất cả những điều trên?

Trong quá trình tìm kiếm ứng dụng nhắn tin tại nơi làm việc mới nhất và có nhiều tính năng nhất, có thể bạn đã cài đặt quá nhiều ứng dụng này, điều này có thể nhanh chóng biến thành cơn ác mộng về năng suất.

Nếu bạn liên tục chuyển từ ứng dụng này sang ứng dụng khác trong suốt cả ngày, bạn đang lãng phí thời gian và phân tán sự chú ý của mình, khiến bạn khó tập trung vào bất kỳ nhiệm vụ nào.

Điều đó nói lên rằng, bạn có thể muốn tìm cách tránh lạm dụng các ứng dụng giao tiếp và cộng tác ở nơi làm việc của mình.

4. Bạn “Luôn bật”

Khả năng kết nối liên tục và kỳ vọng luôn sẵn sàng để trả lời tin nhắn đã trở thành tiêu chuẩn ở nơi làm việc ngày nay. Tuy nhiên, văn hóa luôn “bật” và làm việc ngoài khuôn khổ của giờ làm việc truyền thống có thể dẫn đến một số hậu quả không mong muốn.

Thứ nhất, làm việc nhiều giờ hơn không nhất thiết đồng nghĩa với việc năng suất cao hơn. Trên thực tế, nó thường có tác dụng ngược lại. Nếu bạn thấy mình làm việc hiệu quả vào ban đêm hoặc vào cuối tuần, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức, dẫn đến chất lượng và hiệu suất công việc bị giảm sút.

Nhưng, đó không chỉ là về cuộc sống nghề nghiệp của bạn, vì cuộc sống cá nhân của bạn cũng có thể nhanh chóng bắt đầu bị ảnh hưởng. Có rất ít thời gian để thư giãn và lấy lại tinh thần khi bạn luôn “vào cuộc”, dẫn đến các vấn đề về sức khỏe thể chất và tinh thần.

5. Thông báo không bao giờ kết thúc

Trong nhiệm vụ được kết nối nhiều hơn với hy vọng tăng năng suất của mình, bạn có thể đã vô tình đăng ký một luồng thông báo không bao giờ kết thúc từ các ứng dụng trò chuyện của mình. Thoạt nhìn, những cửa sổ bật lên và ding màu đỏ nhỏ đó có vẻ vô hại, nhưng chúng có thể nhanh chóng trở thành sự phân tâm lớn, vô tình dẫn đến việc chuyển đổi ngữ cảnh và giảm năng suất.

Đôi khi, chỉ cần nhìn thấy những cửa sổ bật lên màu đỏ đó (ngay cả khi bạn không đọc tin nhắn) cũng đủ khiến bạn mất tập trung và làm gián đoạn dòng chảy của mình.

Vì vậy, bạn có thể làm gì để tránh những bẫy năng suất này?

Các chiến lược hàng đầu để đạt được giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc

1. Ôm giao tiếp không đồng bộ

Tập trung quá nhiều vào phản hồi tức thì và giao tiếp theo thời gian thực, đặc biệt là khi các thành viên trong nhóm làm việc ở các múi giờ khác nhau, cuối cùng có thể gây hại nhiều hơn lợi.

Thay vì mong đợi (hoặc tệ hơn là đòi hỏi) trả lời ngay lập tức, hãy nắm lấy giao tiếp không đồng bộ. Phong cách giao tiếp này cho phép bạn trả lời tin nhắn theo thời gian của riêng bạn, giảm sự gián đoạn và cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

2. Tích hợp các công cụ giao tiếp và cộng tác

Không phải lúc nào bạn cũng cần thêm một ứng dụng liên lạc khác vào kho vũ khí của mình khi bạn tìm thấy một ứng dụng mới. Mọi người trong nhóm của bạn cần có thời gian để làm quen với một công cụ mới, vì vậy, tốt hơn hết là bạn chỉ nên gắn bó với những gì bạn có, đặc biệt là khi nó đã cung cấp các tính năng bạn cần.

Thay vì đăng ký một ứng dụng khác, hãy dành thời gian để đánh giá các công cụ hiện có của bạn để xem liệu bạn có thể tích hợp chúng với các ứng dụng khác mà bạn đang sử dụng để hợp lý hóa quy trình làm việc của mình hay không. Bằng cách này, bạn sẽ không cần phải chuyển đổi ứng dụng thường xuyên và bạn có thể tránh được việc giảm năng suất liên quan.

3. Tạo Wiki nội bộ

Wiki nội bộ là một kho lưu trữ trung tâm cho kiến ​​thức và thông tin của nhóm của bạn. Đó là một cách tuyệt vời để giữ cho tất cả thông tin quan trọng của bạn được sắp xếp và có thể truy cập ở một nơi.

Wiki có thể giúp giảm nhu cầu liên lạc liên tục bằng cách giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi của họ. Bạn cũng có thể tận dụng wiki nội bộ của mình để tạo một cẩm nang giao tiếp với nhóm của mình nhằm ghi lại các phương pháp hay nhất và nguyên tắc trong toàn công ty.

Điều này có thể bao gồm bất cứ điều gì từ cách thức và thời điểm sử dụng các công cụ cụ thể, đến việc xác định những gì bạn cho là giao tiếp “khẩn cấp” và thời gian phản hồi lý tưởng.

4. Tùy chỉnh công cụ của bạn

Cách bạn sử dụng các công cụ giao tiếp và cộng tác có thể tác động đáng kể đến năng suất của bạn. Nếu bạn thường xuyên bị gián đoạn bởi các thông báo, hãy thử tùy chỉnh cài đặt của bạn để giảm thiểu sự phân tâm.

Ví dụ: bạn có thể tắt thông báo cho các kênh hoặc cuộc trò chuyện cụ thể, thiết lập giờ Không làm phiền hoặc thậm chí báo lại hoàn toàn thông báo trong thời gian tập trung theo lịch trình của bạn. Bằng cách tùy chỉnh các công cụ của bạn để phù hợp hơn với nhu cầu của bạn, bạn có thể kiểm soát lại năng suất của mình.

Ngoài ra, nếu đang sử dụng Slack, bạn có thể thêm tiện ích mở rộng @ Must-Read vào không gian làm việc của mình để đảm bảo rằng các tin nhắn khẩn cấp luôn được nhìn thấy. Ứng dụng Slack này cho phép bạn đánh dấu các tin nhắn cụ thể là phải đọc và các thành viên trong nhóm sẽ có tất cả các tin nhắn quan trọng của họ trong một đợt để tránh lãng phí thời gian cuộn qua lịch sử trò chuyện.

Sử dụng ứng dụng nhắn tin của bạn đúng cách để tối đa hóa năng suất

Mặc dù các ứng dụng trò chuyện có thể là một cách tuyệt vời để tăng năng suất, nhưng chúng cũng có thể gây mất tập trung đáng kể nếu không được sử dụng đúng cách. Chúng tôi có thể kết luận rằng điều đó chủ yếu phụ thuộc vào cách bạn sử dụng các công cụ này.

Bằng cách làm theo các chiến lược ở trên, bạn có thể kiểm soát lại năng suất của mình và tránh những cạm bẫy về năng suất đó.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả