Cách soạn thảo một email trong Google Documents và gửi nó tới Gmail
Nếu bạn sử dụng Google Documents cho công việc, bạn có thể biết nó có thể hữu ích như thế nào. Bạn có thể sử dụng nó để tạo và chỉnh sửa tài liệu ngay trên máy tính để bàn của mình mà không cần cài đặt bất cứ thứ gì. Vì tài liệu được lưu trên đám mây nên bạn cũng có thể truy cập chúng từ bất kỳ máy tính nào.
Ngoài ra, Google Documents cho phép mọi người cộng tác liền mạch. Cả hai đều có thể chỉnh sửa tài liệu cùng một lúc và xem người kia đang làm gì. Nhưng bạn có biết rằng bạn có thể viết email nháp ở đó và gửi trực tiếp qua Gmail không?
Mục Lục
Tạo bản nháp email trong Google Documents
Làm theo các bước sau để viết bản nháp email của bạn:
- Đăng nhập vào Google Tài liệu của bạn và bắt đầu một tài liệu mới.
- Hướng đến Chèn> Khối xây dựng> Bản nháp email.
- Ngoài ra, bạn cũng có thể gõ @e-mail ở đầu tài liệu và chọn Bản thảo Email từ menu thả xuống.
- Để thêm người nhận vào Đến phần, loại @ và tìm kiếm danh bạ của bạn theo tên.
- Bạn cũng có thể nhập địa chỉ theo cách thủ công và tương tự với CC và BCC.
- Nhập chủ đề của bạn.
- Nhập nội dung email của bạn.
- Nếu bạn muốn gạch dưới, hãy sử dụng in đậmhoặc bất kỳ kiểu chỉnh sửa nào khác, chỉ cần sử dụng các lệnh Tài liệu thông thường. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh, bảng hoặc biểu đồ, thực sự rất thú vị.
- Bạn đã hoàn tất email? Chỉ cần nhấn vào biểu trưng Gmail màu xanh lam ở phía trên bên trái của bản nháp.
- Bản nháp sẽ mở trong Gmail, trong một cửa sổ bật lên mới. Nếu không thấy, bạn cần bật cửa sổ bật lên trên trình duyệt của mình.
- Xem email của bạn trong Gmail và thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào bạn muốn. Nhân tiện, chữ ký của bạn sẽ được tự động thêm vào email.
- Khi bạn đã hài lòng, hãy nhấn Gửivà bạn đã hoàn tất.
Một điều quan trọng cần lưu ý, email sẽ được gửi từ tài khoản mà bạn đã kết nối. Vì vậy, nếu bạn sử dụng Google Documents từ một tài khoản công việc, nó sẽ được gửi từ email công việc đó. Và nếu bạn có nhiều tài khoản, bạn có thể nên kiểm tra kỹ trước khi nhấn gửi.
Lợi ích của việc viết bản nháp trong Google Documents
Nếu bạn chỉ muốn viết một email đơn giản, một thư trả lời hoặc một truy vấn chung, tốt nhất là bạn nên thực hiện việc đó thông qua chính Gmail. Bạn có thể bắt đầu một bản nháp mới, lưu nó và quay lại sau nếu cần. Tuy nhiên, khi bạn sử dụng Google Documents cho email của mình, bạn sẽ mở ra một thế giới hoàn toàn mới về các khả năng.
Đầu tiên, đó là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn muốn viết một email mà bạn định gửi nhiều lần. Thay vì mở nhiều cửa sổ và sử dụng tính năng sao chép từ cửa sổ này sang cửa sổ khác, bạn có thể viết bản nháp trong Tài liệu một lần và gửi nhiều lần bằng nút phong bì.
Lợi ích thứ hai là công cụ cộng tác. Nếu bạn viết email nhạy cảm hơn và cần được người khác chấp thuận, thì khi bạn viết trong Tài liệu, bạn có thể chia sẻ tài liệu và cho phép mọi người thêm nhận xét hoặc chỉnh sửa email trực tiếp.
Ngoài ra, bạn có thể làm việc trên Google Documents ngoại tuyến, điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được với Gmail. Và như chúng tôi đã đề cập, các tính năng như biểu đồ, bảng và thậm chí vẽ trên Google Tài liệu giúp bạn cá nhân hóa email của mình và làm rõ một số điểm có thể khó giải thích bằng văn bản.
Làm cho Google Documents phù hợp với bạn
Đối với một công cụ miễn phí, Google Documents có rất nhiều thứ để cung cấp. Chúng tôi hy vọng rằng hướng dẫn ngắn này đã giúp bạn hiểu phần mềm tốt hơn một chút và cũng khơi gợi trí tò mò của bạn để khám phá thêm.
Nếu bạn viết email thường xuyên và đặc biệt nếu bạn giao tiếp chủ yếu qua email trong công việc hàng ngày, thì Google Documents có thể hoạt động như một công cụ mạnh mẽ.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
