Cách nhập dữ liệu vào bảng tính Excel của bạn một cách gọn gàng và dễ dàng

Microsoft Excel là một chương trình bảng tính mạnh mẽ và được sử dụng rộng rãi giúp đơn giản hóa thao tác dữ liệu. Không nghi ngờ gì nữa, nó là vua bảng tính, với khả năng và tính năng tuyệt vời nhất.

Tuy nhiên, bạn có thể cần mở một tài liệu không được tạo trong Excel. Ngoài ra, để làm cho tài liệu của bạn có thể truy cập được đối với những người — những người chưa cài đặt Excel — bạn có thể cần lưu nó ở một định dạng khác.

Nhập và xuất dữ liệu trong Excel thoạt đầu có vẻ khó khăn, nhưng thực ra nó khá đơn giản. Tuy nhiên, nếu bạn là người mới bắt đầu và cần trợ giúp về vấn đề tương tự, thì không cần tìm đâu xa ngoài hướng dẫn này.

Cách nhập dữ liệu vào Excel

Cấu hình nhập trong các phiên bản trước của Microsoft Excel khá phức tạp đối với người dùng. May mắn thay, Microsoft đã thay đổi một số cài đặt và làm cho một số phần của quy trình này trở nên dễ dàng hơn đối với những người không quen thuộc với nó.

Nếu bạn mới bắt đầu với Excel, chúng tôi có tin tốt cho bạn. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng nhập dữ liệu từ các tệp, cơ sở dữ liệu hoặc trang web khác. Để khám phá những thứ bạn có thể nhập vào Microsoft Excel, hãy làm theo các bước bên dưới:

1. Mở tệp Excel mà dữ liệu sẽ được nhập vào.

2. Bây giờ, hãy nhấp vào Dữ liệu trên dải băng.

   
   

3. Chọn Lấy dữ liệu Lựa chọn. Bạn có thể dễ dàng điều hướng qua các nút khác nhau cho phép bạn nhập những thứ được gắn nhãn.

4. Nhấp chuột Từ tệp> Từ văn bản / CSV.

   
   

5. Từ trình khám phá, hãy chọn một CSV tập tin. Bây giờ, bạn sẽ có thể xem trước tệp đã chọn của mình.

   
   

6. Cuối cùng, nhấp vào Trọng tải khuy ao.

   
   

Nếu bạn muốn nhập một loại tệp khác, quá trình này hoàn toàn tương tự. Ví dụ: nếu bạn muốn nhập tất cả dữ liệu từ tệp PDF, hãy chọn Lấy dữ liệu> Từ tệp> Từ PDF.

Nhập dữ liệu từ web một cách dễ dàng

Nếu bạn cần lấy thông tin từ trang web của bên thứ ba, nhập dữ liệu từ web là một cách tuyệt vời để làm điều đó. Có thể bạn cần trích xuất dữ liệu chính thức từ Wikipedia hoặc muốn hiển thị giá cổ phiếu hiện tại trong Excel; chức năng này là một cách thuận tiện để hoàn thành các nhiệm vụ như vậy.

Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ tìm nạp một số dữ liệu chính thức từ trang Wikipedia của FIFA World Cup để hiển thị số liệu thống kê trong trang tính Excel của chúng tôi.

1. Mở trang tính Excel nơi bạn cần nhập dữ liệu từ web.

2. Nhấn vào Dữ liệu trên dải băng.

3. Nhấp chuột Từ web Lựa chọn.

4. Bây giờ, dán liên kết đến trang web trong URL hộp và nhấp vào VÂNG.

   
   

5. Một bảng điều hướng sẽ bật lên trên màn hình của bạn. Bạn phải chọn một bảng mà bạn cần nhập. Đối với mục đích của chúng tôi, chúng tôi sẽ hiển thị kết quả trên trang tính của chúng tôi. Vì vậy, hãy chọn Các kết quả bảng từ bảng Điều hướng. Nếu bạn muốn chọn nhiều tùy chọn, hãy đánh dấu vào Chọn nhiều mục hộp kiểm.

   
   

6. Cuối cùng, nhấp vào Trọng tải khuy ao.

Đó là nó. Bây giờ, trong trường hợp bạn đang thấy số liệu thống kê hoặc kết quả cũ, bạn chỉ cần nhấp vào Làm cho khỏe lại khuy ao. Ưu điểm là bạn tránh sao chép và dán dữ liệu vào Microsoft Excel theo cách thủ công. Ngoài ra, bạn có thể liên kết Excel với nguồn dữ liệu thông qua kết nối dữ liệu.

Bên cạnh đó, một ưu điểm khác là khi dữ liệu trên trang web chính thức thay đổi, bảng tính của bạn sẽ tự động phản ánh những thay đổi đó.

Liên quan: Cách tạo Biểu đồ Microsoft Excel Tự cập nhật

Ghi chú: Phương pháp này chỉ dành cho người dùng phiên bản Microsoft Office 2016 trở lên. Nếu bạn đang sử dụng các phiên bản cũ hơn, bạn nên nâng cấp lên phiên bản mới nhất để tận hưởng các tính năng bổ sung.

Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Theo thuật ngữ của giáo dân, Microsoft Access là Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS). Nếu bạn có Microsoft Access, bây giờ bạn có thể dễ dàng nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Access trực tiếp vào trang tính Excel.

1. Trong Excel, hãy tạo một sổ làm việc trống mới.

2. Trên ruy-băng, hãy nhấp vào Dữ liệu chuyển hướng.

3. Để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, hãy chọn Lấy dữ liệu> Từ cơ sở dữ liệu> Từ cơ sở dữ liệu Microsoft Access.

4. Chọn tệp cơ sở dữ liệu Access để nhập.

5. Trên màn hình của bạn, một bảng Điều hướng sẽ xuất hiện. Bạn có thể nhập toàn bộ cơ sở dữ liệu cùng một lúc hoặc một tập hợp con của các bảng dựa trên các yêu cầu phân tích dữ liệu của bạn.

6. Cuối cùng, nhấp vào Trọng tải khuy ao.

Xin lưu ý rằng phương pháp này dành cho những người muốn tránh giả mạo dữ liệu được xác định trước và nhập mọi thứ gọn gàng và ngăn nắp. Nếu bạn cần thực hiện các thay đổi đối với dữ liệu trong quá trình nhập, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Chuyển đổi dữ liệu Lựa chọn.

Liên quan: Một số tính năng nâng cao của Microsoft Excel mà bạn phải biết

Xuất dữ liệu từ Excel

Excel hỗ trợ nhập và xuất nhiều loại tệp ngoài định dạng standard.xslx. Một lưu ý tích cực là xuất dữ liệu thường đơn giản hơn nhập dữ liệu. Bạn có thể dễ dàng xuất dữ liệu Excel của mình bằng cách làm theo các bước bên dưới.

1. Mở tệp Excel của bạn và nhấp vào Tập tin chuyển hướng.

2. Nhấp vào Xuất khẩu khuy ao.

Vui lòng lưu ý rằng xuất tệp không giống như lưu tệp. Khi bạn xuất một tệp, nó sẽ tạo một tệp mới, bao gồm tất cả các thay đổi.

3. Bây giờ, hãy nhấp vào Thay đổi loại tệp Lựa chọn.

Bạn có thể sử dụng định dạng tệp sổ làm việc hoặc một loại tệp khác trong phần này. Nếu bạn là người mới bắt đầu, bảng sau đây tóm tắt các loại tệp thường gặp nhất:

• xlsx / xls: Loại này là định dạng chuẩn của Microsoft Excel.
• xlt / xltx: Đây là một mẫu Microsoft Excel và là điểm khởi đầu cho các trang tính mới trong Excel.
• xlsb: một định dạng Excel dựa trên nhị phân thay vì dựa trên XML, cho phép lưu các bảng tính khổng lồ nhanh hơn so với các định dạng khác.
• CSV: Nó là viết tắt của các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (loại này có thể được đọc bởi bất kỳ chương trình bảng tính nào).
• Txt: một nhóm các định dạng khác nhau trong đó các tab phân tách các ô trong bảng tính của bạn.

Trên hết, loại tệp được xác định bởi mục đích xuất và phần mềm được sử dụng để nhập tệp.

4. Nhấp vào Lưu thành khuy ao.

5. Cuối cùng, chọn một vị trí cho tệp và nhấp vào Tiết kiệm.

Tuy nhiên, khi bạn chọn một định dạng và nhấp vào Lưu, một hộp thoại xuất hiện cho bạn biết rằng một số tính năng của sổ làm việc có thể bị mất khi bạn lưu nó.

Điều này có thể xảy ra nếu bạn cố gắng lưu tệp của mình dưới dạng tệp khác ngoài .xlsx hoặc .xls. Trừ khi bạn muốn một tính năng nhất định trong bảng tính của mình, chỉ cần nhấp vào Tiếp tục hoặc Vângvà nó sẽ lưu tài liệu của bạn.

Trên hết, bạn không nên lo lắng về những cảnh báo như vậy, vì chúng được mong đợi khi thay đổi loại tệp trong Excel. Ngoài ra, bạn vẫn nên đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách tránh một số lỗi Excel phổ biến.

Một bước gần hơn để làm chủ Excel

Đa số mọi người sử dụng bảng tính được định dạng Excel, cực kỳ đơn giản để mở, thay đổi và lưu.

Tuy nhiên, thỉnh thoảng, bạn sẽ nhận được một loại tài liệu khác, chẳng hạn như tài liệu được truy xuất từ ​​web hoặc được tạo trong một bộ Office khác. Bạn càng biết nhiều về việc nhập và xuất các định dạng khác nhau, bạn càng dễ dàng làm việc với các loại trang tính này.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả