Cách lưu trữ các mục trong ghi chú
Bạn có thể nhận thấy rằng Notion, không giống như một số phần mềm quản lý dự án khác, không có tùy chọn lưu trữ. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn không làm được.
Trên thực tế, có nhiều cách để bạn có thể lưu trữ các tác vụ và dự án trước đó mà không cần phải chuyển sang một phần mềm khác. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa bạn qua ba tùy chọn, nhưng trước tiên, chúng tôi sẽ thảo luận tại sao việc lưu trữ lại quan trọng.
Mục Lục
Tại sao bạn có thể muốn lưu trữ các mục trong ghi chú
Một số thích sử dụng cách tiếp cận tối giản để quản lý dự án và nhiệm vụ và xóa các mục khi họ hoàn thành chúng. Những người khác thích ghi chú cho mọi dự án mà họ đã từng chạm vào.
Cả hai cách tiếp cận đều ổn. Tuy nhiên, nhiều người có thể sẽ đồng ý rằng việc làm việc trong phần mềm không có lộn xộn sẽ dễ dàng hơn.
Mặt khác, tìm kiếm các ghi chú dự án cũ chỉ để nhận ra rằng bạn đã xóa chúng không bao giờ là thú vị. Đây là nơi có ích cho việc lưu trữ.
Khi bạn lưu trữ một mục, bạn đang loại bỏ những thứ không còn hiện tại nữa, nhưng bạn vẫn có quyền truy cập vào chúng trong trường hợp bạn cần chúng sau này.
Nếu bạn đang tự hỏi tại sao ai đó có thể muốn giữ lại thông tin cũ, thì các ghi chú và dữ liệu dự án trước đó có thể cực kỳ hữu ích cho việc lập kế hoạch cho các dự án tiếp theo của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng nó để khắc phục sự cố nếu có vấn đề phát sinh hoặc chia sẻ thông tin chi tiết với những người khác có thể có thắc mắc về quy trình hoặc kết quả sau này.
Ngoài ra, lưu giữ hồ sơ công việc của bạn có thể giúp bạn trong các lĩnh vực khác như thiết lập mục tiêu, viết các nghiên cứu điển hình hoặc trình bày công việc của bạn trong một bản đánh giá hiệu suất.
1. Lưu trữ các mục của bạn trong ghi chú bằng cách xóa
Một cách bạn có thể lưu trữ các mục của mình trong Notion là xóa chúng. Mặc dù điều đó nghe có vẻ vĩnh viễn, nhưng mọi thứ bạn xóa trong ứng dụng sẽ được chuyển vào thùng rác trước khi bạn chọn loại bỏ nó đi.
Để tìm các mục trong thùng rác, hãy mở thùng rác bằng cách nhấp vào biểu tượng ở góc dưới cùng bên trái. Một bảng điều khiển sẽ bật lên nơi bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng hoặc cuộn qua danh sách để tìm những gì bạn đang tìm kiếm.
Hãy nhớ rằng phương pháp này có thể hoạt động tốt hơn đối với những người không lưu trữ nhiều.
Một trong những hạn chế chính của phương pháp này là các mục và trang sẽ khó tìm nếu bạn có nhiều mục có cùng tên. Đó cũng là nơi mọi thứ diễn ra, không chỉ là những thứ quan trọng, vì vậy bạn sẽ có rất nhiều thứ để sàng lọc nếu bạn không nhớ chính xác tên.
Hơn nữa, bạn không thể sắp xếp lại hoặc sắp xếp thùng rác của mình ngoài việc chuyển đổi giữa các tất cả các trang và trong trang hiện tại. Tuy nhiên, đây là cách nhanh nhất để lưu trữ các mục nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tức thì.
Nếu bạn lo lắng về việc vô tình xóa mọi thứ trong thùng của mình, Notion chỉ cho phép bạn xóa từng mục một. Ngoài ra, nó hỏi bạn xem bạn có chắc chắn không trước khi hoàn thành hành động.
2. Tạo Trang Lưu trữ Chung trong Ghi chú
Nếu bạn không muốn gửi các mục của mình vào thùng rác, bạn có thể tạo một trang lưu trữ chung để hoạt động như một trang tổng hợp. Điều này sẽ lưu giữ mọi thứ bạn muốn giữ lại sau này, bất kể chủ đề.
Để tạo một cái, hãy nhấp vào Trang mới ở góc dưới cùng bên trái và đặt tên cho tệp lưu trữ của bạn tương ứng. Tiếp theo, tìm mục hoặc trang bạn muốn gửi ở đó và chọn ba dấu chấm để hiển thị menu tùy chọn.
Lựa chọn Chuyển tới trong menu tùy chọn và chọn trang lưu trữ của bạn từ danh sách. Mục sẽ biến mất và bây giờ bạn sẽ tìm thấy nó trong kho lưu trữ của mình.
Vì Notion không đặt các mục này cho bạn, bạn sẽ cần phải kéo và thả chúng ở nơi bạn muốn. Để giúp tìm các mục đã lưu trữ của bạn nhanh hơn, hãy thử đặt một số tiêu đề trong trang và sắp xếp chúng cho phù hợp.
Nếu hữu ích, bạn có thể đánh mã màu cho tiêu đề của mình và các trang được liệt kê để tìm chúng nhanh hơn. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn một hoặc nhiều lần giữ phím shift, nhấp chuột phải, chọn màu và chọn màu bạn muốn từ danh sách.
Các tùy chọn rộng lớn của Notion trong việc tùy chỉnh, trong số các lý do khác, làm cho nó trở thành một trong những lựa chọn tốt nhất. Hãy nhớ rằng không có đúng hay sai khi sắp xếp trang của bạn, miễn là nó phù hợp với bạn.
3. Lưu trữ trong một trang trong ghi chú
Nếu có một trang bạn sử dụng rộng rãi, bạn có thể muốn tạo một kho lưu trữ trên trang để giúp bạn theo dõi các mục cũ. Bằng cách này, bạn có thể chỉ cần kéo và thả các mục bạn muốn lưu để sử dụng sau này và tất cả chúng sẽ liên quan đến cùng một chủ đề.
Để thực hiện việc này, hãy đặt con trỏ của bạn bên cạnh tên trang trong thanh bên và chọn biểu tượng dấu cộng để nhanh chóng thêm một trang mới vào cuối trang hiện tại của bạn.
Nếu không, bạn có thể nhấn vào dấu gạch chéo trên bàn phím để hiển thị các lệnh và thêm một trang mới. Sử dụng các lệnh sẽ đưa bạn đến ngay trang mới, vì vậy bạn có thể thêm một mẫu hoặc bắt đầu tùy chỉnh nó.
Bây giờ tất cả những gì bạn cần làm là kéo và thả các mục vào kho lưu trữ của bạn bằng cách nhấp vào chúng bằng con trỏ và kéo chúng lên trên trang lưu trữ. Bạn sẽ biết nó sẽ đi vào khi khối trang đánh dấu một màu khác.
Tương tự như Chuyển tới tùy chọn, những thứ bạn chuyển qua sẽ không theo thứ tự sau khi bạn thả chúng vào. Tuy nhiên, thật nhanh chóng để sắp xếp các mục dưới tiêu đề, nơi bạn có thể nhóm các dự án tương tự.
Các đề xuất khác để sắp xếp dữ liệu cũ của bạn có thể theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo ngày tháng. Bạn thậm chí có thể thử sắp xếp nó vào một bảng thay vì một danh sách. Tất cả phụ thuộc vào loại dữ liệu bạn đang làm việc và những gì phù hợp nhất với bạn.
Luôn có tổ chức trong ý tưởng với tính năng lưu trữ
Bây giờ bạn đã có một số tùy chọn để lưu trữ trong Notion, đã đến lúc bắt đầu dọn dẹp các trang của bạn — hoặc tìm dữ liệu quan trọng mà bạn có thể muốn lưu trữ ở nơi khác trong thùng rác. Bằng cách ẩn các dự án và nhiệm vụ hiện không có liên quan, bạn sẽ có thể tìm thấy các mục bạn đang tìm kiếm nhanh hơn đồng thời hạn chế sự phân tâm.
Notion là một nơi tuyệt vời để sắp xếp tất cả các nhiệm vụ và dự án liên quan đến công việc và cá nhân của bạn, nhờ khả năng tùy chỉnh dễ dàng và các tính năng rộng lớn. Mặc dù nó không có hệ thống lưu trữ tích hợp, nhưng tính linh hoạt của nó giúp bạn dễ dàng tạo ra công việc của riêng mình.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
