Cách làm việc hiệu quả với nhóm từ xa trên nhiều vùng thời gian
Có một nhóm toàn cầu có thể mang lại lợi ích, nhưng sẽ tốt gì cho bạn khi khai thác được nguồn nhân tài phong phú và đa dạng nếu bạn không có một kế hoạch hiệu quả để tận dụng tài năng đó?
Làm thế nào để bạn làm việc đồng bộ với một đồng nghiệp ở xa chuẩn bị đi ngủ ở Philippines và một người khác vừa bắt đầu ngày mới của họ ở Vương quốc Anh? Hãy đi sâu vào một số cách để tận dụng tối đa nhóm từ xa của bạn.
Mục Lục
Ưu và nhược điểm của việc có một nhóm từ xa toàn cầu
Có một đội ngũ toàn cầu sẽ mang đến cho bạn cơ hội thu được nhiều kiến thức và kinh nghiệm văn hóa. Bằng cách làm việc với mọi người từ khắp nơi trên thế giới, bạn có thể có được cái nhìn và cái nhìn sâu sắc hơn giúp khơi dậy sự đổi mới ở nơi làm việc của bạn. Đó không phải là tất cả; khả năng vượt qua ranh giới cũng có nghĩa là bạn có những người làm việc suốt ngày đêm mà không cần phải làm ca đêm muộn.
Tuy nhiên, một số thách thức đi kèm với việc có một nhóm làm việc từ xa trên nhiều múi giờ và điều quan trọng là bạn phải nhận thức được chúng. Điều này cho phép bạn xây dựng một chiến lược làm việc từ xa hiệu quả và tìm ra các công cụ phù hợp để tận dụng tối đa thế mạnh của nhóm bạn. Một số thách thức bao gồm:
Mặc dù các đội toàn cầu phải đối mặt với một số rào cản, chúng tôi tin rằng ưu điểm vượt trội hơn nhiều so với nhược điểm. Nếu đồng ý, bạn có thể muốn thiết lập một số quy trình và tận dụng các công cụ phù hợp để giúp vượt qua những thách thức khi làm việc với các đồng nghiệp đa múi giờ.
Cách làm việc với nhóm từ xa ở các múi giờ khác nhau
1. Sửa đổi quy trình gia nhập của bạn
Không có câu trả lời phù hợp nhất cho việc giới thiệu nhân viên mới, nhưng bạn không được chỉ tập trung vào tài năng khi bạn có một đội ngũ toàn cầu. Đầu tư thời gian để cải thiện quy trình giới thiệu của bạn để thuê những người đã quen thuộc với văn hóa làm việc từ xa hoặc những người bạn có thể tin tưởng để làm việc với sự giám sát tối thiểu.
Ngoài ra, hãy cân nhắc dành thời gian giải thích cách nhóm từ xa của bạn hoạt động và những kỳ vọng bạn có ở họ. Điều này bao gồm việc trình bày chi tiết các quy trình giao tiếp và những công cụ nào họ sẽ cần để thực hiện công việc của mình. Hãy nhớ cung cấp thông tin cụ thể về giờ làm việc để mọi người đều có mặt trên trang web ngay từ đầu.
Tự chủ trong công việc, chủ động, linh hoạt, chủ động và khả năng giao tiếp xuất sắc là những kỹ năng quan trọng cần tìm kiếm.
2. Sử dụng bộ chuyển đổi múi giờ
Bạn không cần phải lãng phí tài nguyên nhận thức của mình để ghi nhớ các múi giờ khác nhau hoặc lên Google xem giờ ở vị trí của đồng nghiệp mỗi lần bạn muốn lên lịch họp, vì có rất nhiều công cụ trực tuyến có sẵn để giúp bạn thực hiện điều đó.
Các giải pháp kỹ thuật số này giúp bạn chuyển đổi múi giờ trước khi lên lịch các cuộc gọi hội nghị, trò chuyện video hoặc các giao tiếp quan trọng khác. Bằng cách này, mọi người sẽ nhận thức được chênh lệch thời gian và tránh xung đột tiềm ẩn.
Ví dụ: nhóm của bạn có thể sử dụng Timezone.io để xem mấy giờ ở vị trí của nhau. Công cụ này hiển thị ảnh hồ sơ, tên và thời gian hiện tại của mọi người trên một trang, cho phép bạn nhanh chóng xác định họ đang ở múi giờ nào.
3. Khuyến khích giao tiếp không đồng bộ
Giao tiếp không đồng bộ đã tạo ra một cuộc cách mạng trong cách làm việc của các nhóm từ xa. Cách tiếp cận này cho phép các thành viên trong nhóm tận dụng tính linh hoạt của mô hình làm việc từ xa để làm việc trong những giờ làm việc hiệu quả nhất của họ trong ngày mà không bị áp lực phải luôn sẵn sàng hoặc trả lời tin nhắn ngay lập tức.
Cách tiếp cận này giúp loại bỏ những thách thức trong việc điều phối lịch trình trên nhiều múi giờ. Nó cũng làm giảm đáng kể sự phân tâm từ các thông báo tin nhắn trong và ngoài giờ làm việc, cho phép các thành viên trong nhóm tập trung vào nhiệm vụ của họ, năng suất hơn và đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Bạn có thể sử dụng các công cụ giao tiếp không đồng bộ như Voodle, Yac hoặc Twist để giữ liên lạc với đồng nghiệp của mình mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của họ. Những công cụ này cho phép bạn trao đổi ý tưởng, đưa ra phản hồi, giải thích các khái niệm phức tạp, cộng tác trong các dự án và cung cấp thông tin cập nhật mà không liên tục ping mọi người hoặc lên lịch các cuộc họp dài.
Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng email như Spike để lên lịch gửi email ít khẩn cấp hơn cho đồng nghiệp ở múi giờ khác ngoài giờ làm việc của họ. Hơn nữa, bạn có thể tạo một wiki nội bộ để lưu trữ tất cả thông tin liên quan của công ty, bao gồm ghi chú cuộc họp, hướng dẫn, chính sách của công ty, v.v. Điều này cho phép tất cả các thành viên trong nhóm của bạn, bất kể vị trí và thời gian của họ, có thể truy cập thông tin họ cần để hoàn thành công việc tốt nhất.
4. Đòn bẩy các công cụ quản lý dự án
Các công cụ quản lý dự án như Asana và Trello giúp các nhóm luôn có tổ chức, đúng hướng và có trách nhiệm khi làm việc trên các dự án với các đồng nghiệp từ xa ở các múi giờ khác nhau. Những công cụ này rất phù hợp cho công việc không đồng bộ vì chúng cho phép bạn tạo và giao nhiệm vụ, đặt thời hạn, theo dõi tiến độ và lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến dự án ở một nơi.
Chúng cũng đi kèm với các tính năng như bình luận để tạo điều kiện cộng tác và đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang. Bằng cách này, các thành viên trong nhóm ở các quốc gia và múi giờ khác nhau có thể dễ dàng xem những người khác đang làm gì, cung cấp phản hồi và giải quyết vấn đề khi họ đăng nhập vào tài khoản của mình mà không cần liên lạc liên tục qua email hoặc các nền tảng nhắn tin khác.
5. Sử dụng các ứng dụng lập lịch và lịch được chia sẻ
Lịch được chia sẻ và ứng dụng lập lịch giúp các nhóm từ xa điều phối lịch trình của họ, lập kế hoạch cho các sự kiện sắp tới và tránh email qua lại khi cố gắng tìm thời gian phù hợp với mọi người.
Ví dụ: Calendly cho phép các đồng nghiệp từ xa chia sẻ tình trạng sẵn sàng của họ và lên lịch các cuộc họp với nhau mà không cần phải điều phối lịch trình theo cách thủ công. Bằng cách này, mọi người có thể dễ dàng nhìn thấy khi những người khác đang trong kỳ nghỉ lễ quốc khánh, bận rộn hoặc rảnh rỗi để trò chuyện. Bạn cũng có thể sử dụng thông tin này để tìm giờ trùng lặp để lên lịch các cuộc gọi nhóm hoặc cuộc họp với tất cả các thành viên trong nhóm của bạn khi bạn cần.
Ngoài ra, Calendly cho phép tích hợp với các công cụ phổ biến khác như Slack, Microsoft Teams, Webex, v.v., giúp việc sử dụng cho các nhóm ở xa thậm chí còn dễ dàng hơn.
Vượt qua các thách thức về múi giờ để tối đa hóa năng suất của nhóm của bạn
Một số rào cản sẽ không ngăn cản bạn theo đuổi nhiều lợi ích có được khi làm việc với một nhóm từ xa ở các múi giờ khác nhau.
Với cách tiếp cận phù hợp và các công cụ ở trên, bạn có thể vượt qua những thách thức khi làm việc với một nhóm từ xa rải rác trên toàn cầu và gặt hái phần thưởng là tăng năng suất, khả năng sáng tạo và đổi mới.
Đọc tiếp
Thông tin về các Tác giả
