Cách khôi phục các tệp Office đã xóa
Vài điều khó chịu hơn là mất quyền truy cập vào tài liệu mà bạn đã làm việc hàng giờ. Cho dù tệp đã bị hỏng, bị xóa hoặc bị mất, nó có thể cảm thấy như một sự lãng phí rất lớn về thời gian và công sức.
May mắn thay, các tệp bạn đã tạo bằng Microsoft 365 có thể không bị mất như khi chúng xuất hiện lần đầu. Bạn có thể áp dụng một số kỹ thuật để đưa công việc của mình trở lại từ bờ vực và tránh bắt đầu lại từ đầu.
Mục Lục
Khôi phục tài liệu văn phòng bị mất
Dưới đây là một số mẹo về cách tránh thảm họa nếu có vẻ như bạn đã đánh mất một tài liệu quan trọng.
1. Sử dụng Phục hồi tài liệu
Microsoft 365 đi kèm với các tính năng tích hợp sẵn để giúp bạn khôi phục tài liệu của mình trong trường hợp phần mềm đóng đột ngột. Đây là phương pháp đơn giản nhất để lấy lại công việc của bạn, vì vậy hãy thử quy trình nhanh chóng và dễ dàng này để xem liệu nó có thành công hay không trước khi bạn thử bất kỳ phương pháp phức tạp nào.
Trong các phiên bản cũ hơn, Microsoft 365 sẽ thông báo cho bạn rằng nó sẽ tạm thời lưu một bản sao gần đây của tệp ngay cả khi bạn bấm vào Không lưu. Mặc dù tin nhắn đã bị xóa nhưng tính năng này vẫn khả dụng.
Ngay cả khi bạn vô tình nhấp vào Không lưu, Microsoft 365 sẽ tạm thời giữ một bản sao của tệp. Mặc dù chúng tôi đã sử dụng Microsoft Word làm ví dụ, nhưng quy trình này giống nhau đối với mọi ứng dụng có trong bộ Microsoft 365.
Bạn sẽ thấy một cửa sổ hiển thị thư mục UnsavedFiles của Microsoft. Tùy thuộc vào phiên bản Microsoft 365, tài liệu của bạn có thể được trình bày dưới dạng tệp ASD—bản sao lưu tự động được sử dụng bởi bộ Microsoft 365.
Nếu bạn không đặt tên cho tài liệu trước khi đóng Word, có thể khó xác định nó. Vì vậy, bạn sẽ phải sử dụng ngày chúng được sửa đổi lần cuối hoặc ngày thử và sai để xác định xem tài liệu của bạn có được cứu hay không.
Quá trình xác định tài liệu sẽ dễ dàng hơn nếu bạn đã đặt tên cho tài liệu và bạn đang sử dụng phiên bản Microsoft 365 mới hơn.
2. Tiết lộ tệp tạm thời
Các tài liệu bị hỏng hoặc bị xóa đôi khi để lại các phiên bản tạm thời chứa hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả, nội dung của bản gốc. Các tệp tạm thời này thường bị ẩn đối với người dùng, nhưng thật dễ dàng để phát hiện ra chúng khi bạn biết cách.
Khởi chạy File Explorer và đi tới thư mục mà bạn đã lưu tài liệu trước đó. Nhấp vào biểu tượng ba chấm từ góc trên bên phải và chọn Tùy chọn. Điều này sẽ đưa lên Tùy chọn thư mục thực đơn. Ở đó, chọn Xem tab và kiểm tra Hiển thị các tệp, thư mục hoặc ổ đĩa bị ẩn lựa chọn. Nhấp chuột Áp dụng> OK để lưu các thay đổi.
Bây giờ, tìm kiếm một tập tin có .TMP sự mở rộng. Khi bạn đã tìm thấy tệp phù hợp với mong đợi của mình về kích thước tệp và ngày sửa đổi, hãy đổi tên tệp và thay thế phần mở rộng bằng .docx cho các phiên bản Word post 2007 hoặc .doc cho các lần lặp lại trước đó. Mở nó lên và xem đó có phải là tệp bạn đang tìm kiếm không.
Nếu máy tính của bạn không hiển thị phần mở rộng tệp, hãy xem nhanh hướng dẫn của chúng tôi về cách hiển thị phần mở rộng tệp trên Windows.
3. Kiểm tra Thùng rác
Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng rất dễ bỏ qua trong cơn hoảng loạn. Trừ khi bạn đã dọn sạch nó gần đây, Thùng rác của bạn sẽ chứa tất cả các tệp đã bị xóa gần đây.
Điều đó bao gồm các tài liệu bạn đã xóa theo cách thủ công, cũng như các tệp tạm thời như các tệp được nêu chi tiết trong phần trên của bài viết này, vì vậy hãy đảm bảo rằng Tùy chọn File Explorer của bạn được đặt thành Hiển thị các tập tin, thư mục và ổ đĩa ẩn khi bạn nhận phòng.
Thùng rác có thể là cứu cánh thực sự cho những người dùng làm việc với các dịch vụ trực tuyến của Microsoft như OneDrive và Microsoft 365. Nếu bạn đang sử dụng tài khoản cá nhân, bạn có thể khôi phục các tệp đã xóa bằng cách đi tới Thùng rác và sử dụng chức năng Khôi phục. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng tài khoản doanh nghiệp, có thể bạn sẽ phải nói chuyện với quản trị viên để khôi phục các tệp.
Trên OneDrive, bạn không thể kiểm tra các tài liệu bị mất trong thư mục của nó hoặc thậm chí trong ứng dụng trên máy tính. Thay vào đó, bạn sẽ phải tìm kiếm trực tuyến. Truy cập OneDrive và đăng nhập. Bạn sẽ tìm thấy Thùng rác trong ngăn bên trái. Mở nó ra và kiểm tra xem tài liệu bạn đang tìm có ở đó không.
4. Sử dụng tiện ích của bên thứ ba
Đôi khi, các công cụ khôi phục Microsoft 365 không đủ để khôi phục lại công việc của bạn. Trong trường hợp này, bạn nên sử dụng ứng dụng của bên thứ ba để khôi phục tài liệu của mình. Nếu bạn không chắc cái nào sẽ phù hợp nhất với mình, thì chúng tôi đã tổng hợp danh sách các phần mềm khôi phục dữ liệu tốt nhất để giúp bạn.
Phòng bệnh dễ hơn chữa bệnh
Trước khi bạn rơi vào tình huống tài liệu của mình bị mất và bạn đang vò đầu bứt tóc để tìm giải pháp, hãy xem qua các cài đặt Microsoft 365 của mình và đảm bảo rằng bạn được bảo vệ ở mức tốt nhất theo khả năng của phần mềm.
Mở chương trình Microsoft 365 và điều hướng đến Tài liệu > Tùy chọn. Đầu tiên, đi đến Cứu phần và đảm bảo rằng Lưu thông tin AutoRecover mỗi ___ phút danh sách thả xuống được đặt thành một khoảng thời gian nhỏ và Giữ phiên bản tự động lưu cuối cùng nếu tôi đóng mà không lưu hộp kiểm được đánh dấu.
Tiếp theo, đi đến Trình độ cao phần và tìm Cứu phần mở đầu. Tại đây, bạn sẽ đánh dấu vào ô có nhãn Luôn tạo bản sao lưu.
Khi các tùy chọn này được bật, bạn sẽ có cơ hội tốt nhất để có bản sao lưu công việc của mình hoặc một phiên bản mà bạn có thể khôi phục nếu có sự cố xảy ra. Tất cả chỉ cần một vài cú nhấp chuột, nhưng nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.
Đừng để mất các tập tin quan trọng
Nếu bạn bị mất một tài liệu quan trọng, hãy thử các tính năng tích hợp sẵn của Microsoft 365 để khôi phục tài liệu đó. Nếu điều này không hiệu quả, đã đến lúc chuyển sang phần mềm biết nơi tìm kiếm tài liệu của bạn. Mặc dù điều này có thể tăng cơ hội của bạn nhưng không có gì đảm bảo bạn sẽ khôi phục được công việc của mình.
Vì vậy, nếu bạn đang làm việc gì đó quan trọng, bạn nên sao lưu nó trên dịch vụ lưu trữ đám mây. Có rất nhiều lựa chọn giá cả phải chăng cho bạn lựa chọn.