Cách in bảng tính Excel trên một trang duy nhất
Excel là một chương trình bảng tính cực kỳ hữu ích, nhưng không có gì tệ hơn việc tạo một bảng tính hoàn hảo và in nó ra chỉ để xem nó xuất hiện trên chín tờ giấy, bao gồm một hàng duy nhất trên tờ cuối cùng. Một bảng tính được làm thủ công đẹp mắt là gì nếu nó trông rất khủng khiếp trên giấy?
May mắn thay, bạn có thể điều chỉnh bảng tính của mình và cài đặt chương trình để đưa mọi thứ trên một trang và làm cho trang đó trông đẹp nhất có thể. Nếu bảng tính của bạn quá lớn cho một trang, bạn có thể sử dụng các cài đặt này để phân phối bảng tính trên nhiều trang một cách dễ dàng hơn.
Mục Lục
Xem trước trước khi in
Đây là một bước quan trọng — bạn có thể gặp rất nhiều vấn đề trước khi in nếu bạn chỉ biết về chúng. Nếu bạn in và sau đó kiểm tra xem nó hoạt động tốt như thế nào, bạn có thể sẽ lãng phí rất nhiều giấy khi cố gắng đưa hàng hoặc cột cuối cùng đó lên giấy.
Tùy thuộc vào phiên bản Excel của bạn, bạn có thể phải nhấp vào Tệp> Xem trước khi in, Tệp> In> Xem trước khi in, hoặc chỉ Tệp> In để xem bảng tính của bạn sẽ trông như thế nào khi nó ra khỏi máy in. Nếu nó có vẻ tốt, hãy tiếp tục và in. Nếu không, hãy thử một số chiến lược được liệt kê dưới đây.
Sử dụng Chế độ xem Bố cục Trang
Chế độ xem bố cục trang sẽ cho bạn biết tài liệu của bạn sẽ in như thế nào trong khi bạn đang làm việc trên đó. Đây không phải là một chế độ xem tuyệt vời để làm việc trên bảng tính của bạn, nhưng nó có thể giúp bạn thực hiện các điều chỉnh để đảm bảo rằng các cột và hàng của bạn tận dụng tối đa không gian mà bạn có. Để kích hoạt chế độ xem, hãy truy cập Xem> Bố cục Trang.
Bây giờ bạn sẽ thấy bảng tính của mình như khi nó được in ra. Thực hiện các điều chỉnh bằng cách sử dụng các công cụ được liệt kê bên dưới khi ở trong chế độ xem này sẽ cho bạn ý tưởng tốt hơn về việc chúng có hoạt động tốt hay không. (Chức năng tương tự này cũng có sẵn trong Word và có thể giúp bạn tạo các tài liệu trông chuyên nghiệp ở đó.)
Thay đổi hướng trang
Nếu bảng tính của bạn rộng hơn chiều cao, thì hướng nằm ngang sẽ giúp bạn vừa với nhiều bảng tính hơn trên một trang. Bảng tính cao hơn có thể sẽ được hưởng lợi từ hướng dọc. Để chọn hướng mà bảng tính của bạn sử dụng, hãy mở Bố trí trang tab, nhấp vào Sự định hướng, và chọn Chân dung hoặc là Phong cảnh.
Trên Mac, mở Thiết lập trang menu và chọn Chân dung hoặc là Phong cảnh phía dưới cái Trang chuyển hướng.
Xóa hoặc ẩn hàng hoặc cột
Trong các bảng tính lớn, thường có các hàng hoặc cột bị thừa, chứa thông tin cũ hoặc chỉ không cần in trong một tình huống cụ thể. Các hàng và cột này chiếm bất động sản có giá trị trên trang và có thể gây khó khăn hơn nhiều để làm cho bảng tính của bạn vừa vặn.
Nếu bạn có thể xóa một số dữ liệu đó, chỉ cần sử dụng đánh dấu> Chỉnh sửa> Xóa trình tự để loại bỏ chúng.
Nếu chúng chứa thông tin mà bạn nghĩ rằng có thể sẽ cần một lần nữa sau này, bạn có thể ẩn chúng bằng cách nhấp chuột phải vào tiêu đề hàng hoặc cột và chọn Giấu. Để xem lại dữ liệu, hãy đánh dấu các hàng hoặc cột ở hai bên của dữ liệu ẩn, nhấp chuột phải vào nhãn và chọn Bỏ ẩn.
Sử dụng ngắt trang
Cũng giống như trong chương trình xử lý văn bản yêu thích của mình, bạn có thể chèn các dấu ngắt trang để đảm bảo rằng bảng tính của bạn được chia thành nhiều trang ở nơi bạn muốn, thay vì nơi Excel quyết định là thuận tiện.
Chọn Bố trí trang chuyển hướng. Đi đến Dấu ngắt> Chèn dấu ngắt trang để cho Excel biết nơi để chia tài liệu của bạn. Trên máy tính Mac, sử dụng Chèn> Ngắt trang
Thay đổi vùng in
Nếu bảng tính của bạn có một lượng lớn dữ liệu và bạn chỉ cần in một số dữ liệu, bạn có thể in chỉ một phần của bảng tính mà bạn chọn.
Chọn các ô bạn muốn in và nhấp vào Tệp> In. Phía dưới Cài đặt, nhấp chuột In Trang tính Hoạt động và thay đổi nó thành Lựa chọn in. Ngoài ra, nếu bạn chỉ muốn in các ô chứa dữ liệu, hãy chọn In Trang tính Hoạt động.
Nếu bạn có xu hướng in cùng một lựa chọn thường xuyên, bạn có thể đặt một vùng in cố định chỉ bao gồm phần đó, vì vậy bạn không phải chọn nó mỗi lần. Để thực hiện việc này, hãy chọn khu vực bạn in thường xuyên, sau đó đi tới Bố trí trang và bấm vào Vùng in> Đặt vùng in. Để xóa khu vực đã đặt, hãy mở Khu vực in menu và nhấp vào Khu vực in rõ ràng.
Trên Mac, quá trình này khá tương tự. Để chỉ in một phần của bảng tính, hãy chọn các ô bạn muốn in và nhấp vào In. Thay đổi In cái gì: tùy chọn để Lựa chọnvà bản xem trước sẽ cập nhật để chỉ chứa dữ liệu bạn đã chọn.
Để sử dụng Khu vực in tùy chọn, đi đến Tệp> Vùng in> Đặt Vùng in. Bây giờ vùng chọn này sẽ trở thành vùng in tiêu chuẩn cho bảng tính của bạn. Để thoát khỏi cài đặt đó, hãy sử dụng Tệp> Vùng in> Vùng In rõ ràng.
Thay đổi Lề trang
Nếu bạn chỉ cần thêm một chút chỗ để đặt bảng tính của mình trên một trang, thì việc thêm một số khoảng trống vào lề của trang có thể giải quyết vấn đề của bạn. Chọn Bố trí trang tab và đi đến Lề> Lề tùy chỉnh và chỉnh sửa các giá trị lề.
Trên Mac, bạn có thể truy cập vào Thiết lập trang hộp thoại từ Tệp> Thiết lập Trang hoặc với Thiết lập trang nút trong In hộp thoại. Thêm một phần inch vào mỗi lề và kiểm tra lại bản xem trước khi in.
Thật dễ dàng để đi quá đà với việc thêm khoảng trống ở lề để vừa với nhiều nhất có thể trên một trang. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng văn bản chạy dọc theo mép của một tờ giấy không chỉ không đẹp mắt về mặt thẩm mỹ mà còn có thể khó đọc. Hãy thận trọng với điều này!
Gói văn bản và thay đổi kích thước các cột
Excel thường được sử dụng cho dữ liệu số, nhưng nó cũng có thể thực sự hữu ích cho văn bản. Nếu bạn có nhiều văn bản trong các ô của mình, chúng thực sự có thể kéo dài bảng tính của bạn và gây khó khăn cho việc điều chỉnh nó trên một trang hoặc thậm chí trên nhiều trang; bạn có thể kết thúc với một sơ đồ in kỳ lạ làm cho tài liệu của bạn trông như thế này:
Một số văn bản bị cắt bỏ và các ô không bị cắt sẽ chạy quá xa về phía bên phải. Để giới hạn chiều rộng của bảng tính trong phạm vi chiều rộng của một trang, bạn có thể giới hạn chiều rộng của các cột và sử dụng gói văn bản để đảm bảo rằng bạn không mất bất kỳ dữ liệu nào bạn muốn in.
bên trong Trang chủ tab, đi tới Định dạng> Định dạng ô> Căn chỉnh và chọn Bao text lựa chọn.
Trên Mac, đi tới Định dạng> Ô> Căn chỉnh và kích hoạt Bao text.
Bây giờ, khi văn bản trong một ô rộng hơn chiều rộng cột, văn bản sẽ cuộn xuống dòng tiếp theo. Từ đây, bạn có thể điều chỉnh độ rộng của các cột bằng cách kéo cạnh của tiêu đề hàng hoặc cột để thay đổi kích thước.
Bạn cũng có thể nhấp đúp vào nhãn hàng hoặc cột để tự động làm cho chúng rộng ra nếu cần, như thể hiện trong video bên dưới. Để đảm bảo rằng các cột của bạn vừa vặn trên một trang như bạn muốn, hãy sử dụng chế độ xem bố cục trang được đề cập ở trên.
Chia tỷ lệ bảng tính của bạn
Nếu chưa có gì khác hoàn thành công việc, bạn có thể chia tỷ lệ bảng tính của mình để nó vừa với một trang (hoặc một số trang nhất định).
Trong Thiết lập trang, nhấp vào nút radio bên cạnh Phù hợp với: và chọn số trang mà bạn muốn bảng tính của mình in trên đó.
Việc chọn số lượng trang “rộng” ít hơn sẽ chia tỷ lệ tài liệu theo chiều ngang và chọn số lượng trang “cao” nhỏ hơn sẽ chia tỷ lệ tài liệu theo chiều dọc. Bạn cũng có thể chọn tỷ lệ phần trăm.
Sử dụng tùy chọn chia tỷ lệ có thể giúp giới hạn kích thước tài liệu của bạn khi nó được đặt trên giấy, nhưng nó cũng có thể làm cho văn bản của bạn rất nhỏ và khó đọc. Hãy kiểm tra bản xem trước và đảm bảo rằng bạn không mở rộng quy mô đến mức không thể đọc bất kỳ dữ liệu nào của bạn. Chia tỷ lệ cũng thực sự hữu ích khi bạn đang cố gắng in các biểu đồ Excel.
Làm cho bản in của bạn dễ đọc hơn
Khi bạn đã quản lý để đưa bảng tính của mình lên một số lượng trang có thể chấp nhận được, hãy tiến thêm một bước nữa và làm cho nó dễ đọc nhất có thể. Bằng cách điều chỉnh một số cài đặt in khác, bạn có thể tối ưu hóa giao diện bản in của mình. Đây là một vài bạn nên biết về.
In đường lưới và tiêu đề hàng hoặc cột
bên trong Thiết lập trang trình đơn, nhấp vào Tờ giấy tab và chọn Gridlines phía dưới cái In tiết diện. Bạn cũng có thể chọn Tiêu đề hàng và cột để thêm các nhãn này vào bản in của bạn.
Thêm thông tin đầu trang và chân trang
Excel có thể tự động thêm thông tin hữu ích vào đầu trang và chân trang của tài liệu để giúp bạn đọc dễ dàng hơn. bên trong Thiết lập trang trình đơn, nhấp vào Đầu trang / Chân trang và sử dụng menu thả xuống để thêm thông tin như số trang, tên tệp và tên tác giả vào đầu trang hoặc chân trang. Nếu bảng tính của bạn thực sự dài, thông tin này có thể giúp sắp xếp các trang dễ dàng hơn.
Bạn cũng có thể thêm văn bản tùy chỉnh bằng cách sử dụng Tiêu đề tùy chỉnh và Chân trang tùy chỉnh nút.
Không giải quyết cho các bảng tính được in kém
Có thể khiến bạn khó chịu khi cố gắng làm cho bảng tính của mình trông đẹp khi bạn in nó — đặc biệt nếu bạn phải tải nó trên một trang.
Nhưng với một vài chỉnh sửa đối với cài đặt và định dạng của tài liệu, bạn có thể tạo ra một bản in đẹp! Đừng quên tìm hiểu các mẹo khác để thành công trong Excel trong văn phòng khi bạn làm việc đó.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả