Cách hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn với các quy tắc Asana
Asana có nhiều tính năng để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn và tăng năng suất. Một tính năng mạnh mẽ như vậy là chức năng Quy tắc Asana, cho phép bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và tiết kiệm thời gian.
Với Quy tắc Asana, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của mình bằng cách thiết lập các hành động tự động dựa trên trình kích hoạt, giảm nỗ lực thủ công và loại bỏ nhu cầu thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại. Vì vậy, đây là cách tận dụng chức năng Quy tắc trong Asana để nâng cao năng suất của bạn và tập trung vào những gì quan trọng nhất.
Mục Lục
Quy tắc Asana là gì?
Quy tắc Asana là một tính năng tự động hóa mạnh mẽ cho phép bạn đặt trình kích hoạt và hành động tương ứng để tự động hóa các tác vụ trong dự án của mình. Việc thiết lập các trình kích hoạt và hành động có điều kiện này bằng Quy tắc giúp loại bỏ công việc thủ công lặp đi lặp lại và đảm bảo rằng các hành động cụ thể được thực hiện tự động.
Bạn có thể sử dụng các quy tắc Asana để hợp lý hóa các khía cạnh khác nhau trong quy trình làm việc của mình, chẳng hạn như giao nhiệm vụ, cập nhật ngày đến hạn, gửi thông báo, thêm cộng tác viên, v.v. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc để tự động thêm thành viên nhóm vào dự án Asana của mình khi trạng thái của nhiệm vụ được cập nhật. Bạn cũng có thể thiết lập quy tắc để thông báo cho thành viên trong nhóm khi nhiệm vụ sắp đến hạn hoặc quá hạn. Tự động hóa các hành động thường ngày này giúp tiết kiệm thời gian, giảm lỗi do con người và duy trì tính nhất quán trong các dự án của bạn.
Cách tạo quy tắc Asana
- Mở dự án nơi bạn muốn tạo quy tắc và nhấp vào nút tùy chỉnh ở phía trên bên phải màn hình của bạn.
- Bên dưới Luật lệ phần, bấm vào + Thêm quy tắc.
Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện trên màn hình của bạn, cung cấp cho bạn một loạt các quy tắc được thiết lập sẵn để giúp bạn thực hiện quy trình tự động hóa. Các quy tắc đặt trước này được tách thành hai loại:
- Dựa trên hoạt động của bạn trong Asana
- Dựa trên các công cụ tích hợp Asana
Cách tạo quy tắc Asana tùy chỉnh
Tạo quy tắc tùy chỉnh trong Asana cho phép bạn đặt các trình kích hoạt và hành động có điều kiện theo các yêu cầu cụ thể của mình. Hơn nữa, bạn có thể chọn áp dụng các quy tắc này ngay cả đối với các nhiệm vụ phụ. Để tạo quy tắc tùy chỉnh của riêng bạn từ đầu:
- Bấm vào Tạo nên quy tắc tùy chỉnh (tùy chọn đầu tiên trong cửa sổ bật lên)
- Bấm vào + Thêm kích hoạt để đặt điều kiện bắt đầu hành động và chọn trình kích hoạt từ danh sách.
- Bấm vào + Thêm hành động để đặt hoạt động sẽ xảy ra khi đáp ứng điều kiện và chọn một hành động từ danh sách.
Cách chỉnh sửa hoặc xóa quy tắc Asana
Tính linh hoạt của Asana cho phép bạn thay đổi các dự án của mình khi đang di chuyển. Bạn có thể dễ dàng sử dụng Asana để theo dõi tiến độ và đạt được mục tiêu của mình trong khi thực hiện các cập nhật và thay đổi cần thiết cho dự án.
Chỉnh sửa hoặc xóa một quy tắc cũng đơn giản như việc tạo một quy tắc. Bạn có thể làm điều đó với các bước sau:
- bấm vào tùy chỉnh ở trên cùng bên phải màn hình của bạn và chọn bất kỳ quy tắc nào từ danh sách.
- Nhấp vào trình kích hoạt hoặc các nút hành động và thay đổi tiêu chí để chỉnh sửa quy tắc.
- Để xóa hoàn toàn quy tắc, hãy nhấp vào Xóa quy tắc ở dưới cùng bên trái của cửa sổ bật lên.
Cách đặt quy tắc dựa trên phần trong Asana
Asana cung cấp các chế độ xem khác nhau mà bạn có thể quản lý và điều khiển các hoạt động dự án của mình. Mỗi chế độ xem cung cấp thông tin theo một phong cách khác nhau nhưng có tổ chức. Bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau bất cứ lúc nào mà dữ liệu của bạn không bị ảnh hưởng.
Asana cũng cho phép bạn tạo các quy tắc cho các phần riêng lẻ để giúp bạn tự động hóa cụ thể. Để làm điều này, bạn có thể làm theo các bước dưới đây:
- Chuyển sang Bảng xem.
- Nhấp vào biểu tượng dấu chấm lửng (ba dấu chấm) ở góc trên cùng bên phải của phần bạn muốn.
- Lựa chọn Thêm quy tắc vào phần.
Quy tắc theo cách của bạn để có năng suất tốt hơn
Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và thiết lập các quy tắc tùy chỉnh cho phép bạn tập trung vào các khía cạnh chiến lược và quan trọng hơn trong công việc của mình. Với các quy tắc Asana, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của mình, giảm bớt nỗ lực thủ công và đảm bảo tính nhất quán trong các dự án của bạn.