Cách duy trì một lịch trình sao lưu hiệu quả (và tại sao bạn nên làm)

Bất kỳ ai cũng có nguy cơ bị mất các tệp và thư mục quan trọng không thể khôi phục nếu họ không sao lưu dữ liệu của mình. Đối với các cá nhân, việc mất ảnh, tệp video và tài liệu có thể dẫn đến thất vọng, bất tiện và thậm chí phá sản.

Tuy nhiên, có thể tránh được nguy cơ mất dữ liệu bằng cách phát triển và duy trì một chiến lược lập lịch trình kỹ lưỡng. Mục đích chính của lập lịch sao lưu là thiết lập khung thời gian để sao lưu dữ liệu, cơ sở dữ liệu hoặc toàn bộ hệ thống.

Vậy tại sao bạn cần sao lưu dữ liệu? Và làm thế nào bạn có thể duy trì một cách hiệu quả lịch trình sao lưu của mình?

Tại sao bạn cần sao lưu dữ liệu của mình

Xem xét các mối đe dọa đối với dữ liệu nhạy cảm, từ lỗi phần cứng đối với máy tính bị đánh cắp cho đến phần mềm tống tiền. Mất dữ liệu có thể làm gián đoạn năng suất và làm tê liệt doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do hàng đầu để duy trì sao lưu dữ liệu.

Ngăn chặn mất dữ liệu

Lý do rõ ràng nhất cho việc sao lưu dữ liệu là để lưu các tệp quan trọng trong trường hợp mất dữ liệu. Lỗi ổ cứng và treo hệ thống không phải là hiếm.

Đối với cá nhân, sao lưu đặc biệt quan trọng để khôi phục dữ liệu từ Hệ điều hành (HĐH) bị hỏng. Một số hệ điều hành bị lỗi do phân bổ không gian bộ nhớ không đúng cách, lỗi phần mềm hoặc nhiều lỗi ứng dụng tích tụ theo thời gian. Có các bản sao lưu cho phép bạn khôi phục các tệp cụ thể hoặc toàn bộ hệ thống một cách nhanh chóng.

Tiếp tục kinh doanh

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ dựa vào máy tính để điều hành các hoạt động quan trọng như nhân sự, tài chính và tiếp thị. Nếu những chủ sở hữu như vậy không sao lưu các tệp có chứa thông tin quan trọng, họ có nguy cơ gây tổn hại cho doanh nghiệp của mình, có thể đến mức phải đóng cửa.

Việc mất dữ liệu có thể xảy ra do lỗi của con người, hành vi trộm cắp vật lý, và thậm chí là lỗi phần cứng do các cuộc tấn công ransomware. Bản sao lưu cho phép bạn phục hồi năng suất nhanh chóng trong trường hợp mất dữ liệu.

Lợi thế cạnh tranh

Vi phạm dữ liệu ảnh hưởng đến mối quan hệ của các bên liên quan và làm giảm sự tin tưởng vào chính doanh nghiệp. Khách hàng, nhân viên, cổ đông và nhà đầu tư tin tưởng các công ty nắm giữ nhiều dữ liệu về họ. Có các bản sao lưu dữ liệu đáng tin cậy và an toàn khiến mọi người muốn làm việc với bạn.

Có một kế hoạch dự phòng chắc chắn có nghĩa là cánh cửa của bạn vẫn rộng mở đối với các bên liên quan, những người đã từng là một phần của các doanh nghiệp cạnh tranh không thể sống sót sau một sự kiện gián đoạn như vi phạm dữ liệu.

Kiểm toán, Thuế và Lưu trữ

Các doanh nhân có nghĩa vụ báo cáo và tái tạo dữ liệu quy định cho các mục đích thuế. Bằng cách sao lưu thông tin tài chính và quy định, bạn sẽ có thể hiển thị sổ sách của mình cho kiểm toán viên và cơ quan thuế ngay cả khi mất dữ liệu.

Một trong những lý do chính để sao lưu dữ liệu là để có một kho lưu trữ an toàn cho thông tin quan trọng của bạn. Tùy thuộc vào nghề nghiệp của bạn, bạn có thể được yêu cầu lưu giữ hồ sơ trong nhiều năm. Ví dụ, lưu giữ hồ sơ chính xác có thể khiến bạn trở nên rất nổi tiếng trong số các cá nhân trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, pháp lý và tài chính.

Sao lưu dữ liệu ngăn không cho thực hiện lại các tác vụ sau khi mất dữ liệu. Cho dù tạo lại bảng tính hay thiết lập lại hệ thống, bạn sẽ có nhiều việc phải làm lại sau khi dữ liệu bị mất.

Mặc dù bạn có thể sửa chữa một ổ cứng đã chết để khôi phục dữ liệu, nhưng không có gì đảm bảo rằng quá trình này sẽ thành công. Hãy nhớ rằng bạn sẽ phải làm lại mọi thứ trong trường hợp thua lỗ lớn và rất ít người có thể sống sót sau điều đó.

Lời khuyên về việc duy trì hoạt động ủng hộ

Mất hàng giờ làm việc do lỗi hệ thống hoặc thảm họa khác là điều bạn có thể tránh bằng cách thiết lập và duy trì các bản sao lưu. Dưới đây là danh sách những điều bạn có thể làm để giữ cho dữ liệu của mình được duy trì tốt.

Mã hóa mọi thứ

Bạn không muốn dữ liệu nhạy cảm như hồ sơ nhân viên và thông tin khách hàng bị rò rỉ nếu nhà cung cấp mạng hoặc đám mây của bạn bị tấn công.

Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây an toàn nhất cung cấp một số hình thức mã hóa để đảm bảo dữ liệu rời khỏi máy tính của bạn được mã hóa. Bằng cách đó, ngay cả khi những kẻ tấn công có quyền truy cập vào dữ liệu của bạn, chúng không thể giải mã nó mà không có khóa của bạn.

Lên lịch sao lưu thường xuyên

Hãy nhớ rằng bạn có nguy cơ mất bất kỳ dữ liệu nào đã nhập hoặc thay đổi kể từ lần sao lưu cuối cùng. Bằng cách thực hiện sao lưu thường xuyên và thường xuyên, bạn có thể tránh mất một lượng lớn dữ liệu trong trường hợp xảy ra thảm họa. Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ việc sao lưu dữ liệu của mình, hãy cân nhắc việc tự động hóa quá trình sao lưu, đặc biệt nếu bạn sử dụng dịch vụ đám mây.

Làm mới phương tiện của bạn

Mọi bản sao lưu đều yêu cầu một số loại phương tiện sao lưu. Ví dụ: sao lưu đĩa sử dụng đĩa, sao lưu băng sử dụng băng và sao lưu đám mây sử dụng đĩa để lưu vào bộ nhớ đệm. Tuy nhiên, phương tiện lưu trữ không tồn tại mãi mãi, vì vậy điều quan trọng là phải có các quy tắc xác định tuổi thọ của băng và đĩa sao lưu của bạn.

Rút các bản sao lưu vật lý

Điều này rất quan trọng để chiến đấu với ransomware (mặc dù không dễ dàng). Nếu bạn sao lưu thông tin của mình bằng thiết bị bên ngoài, bạn cần rút phích cắm của nó sau mỗi lần sao lưu. Đó là bởi vì, nếu tội phạm mạng lây nhiễm vào hệ thống chính của bạn và ổ đĩa ngoài vẫn được cắm vào, chúng cũng có thể mã hóa điều đó, khiến nó hoàn toàn không hiệu quả. Ít nhất bằng cách lưu trữ dữ liệu của bạn ở nơi khác, bạn đang đảm bảo rằng một bản sao khác không bị lây nhiễm ransomware tiềm ẩn.

Tổ chức và gắn nhãn nhất quán

Nếu bạn sao lưu dữ liệu bằng nhiều thiết bị, bạn sẽ muốn biết kho lưu trữ là từ phần cứng nào. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải tổ chức các bản sao lưu của bạn theo cách mà bạn có thể tìm thấy chúng dễ dàng bất cứ lúc nào bạn cần. Nếu bạn đang làm việc với một nhóm và sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí như Dropbox và Google Drive, tốt nhất bạn nên có một tiêu chuẩn nhất quán để tổ chức và đặt tên trên toàn bộ hệ thống.

Kiểm tra sao lưu

Sao lưu có thể không thành công. Lỗi cấu hình có thể khiến dữ liệu quan trọng không được sao lưu hoặc thậm chí khôi phục. Mỗi phút mà dữ liệu của bạn không thể truy cập được có thể khiến bạn mất tiền, đó là lý do chính đáng để lên lịch kiểm tra sao lưu thường xuyên.

Bài tập khắc phục thảm họa định kỳ dành cho các cá nhân là thực hiện một bản sao lưu và tải lại nó vào máy tính để đảm bảo nó hoạt động. Nếu bạn sử dụng dịch vụ của bên thứ ba để lưu trữ dữ liệu của mình, hãy đảm bảo hợp đồng yêu cầu dịch vụ kiểm tra khả năng đọc của các bản sao lưu dữ liệu.

Khi nào là thời điểm tốt nhất để thực hiện sao lưu thường xuyên?

Sao lưu dữ liệu không phải là việc bạn làm mỗi năm một lần và quên đi. Để có kết quả tốt nhất, hãy tạo các bản sao lưu một cách nhất quán và thường xuyên để giảm thiểu lượng dữ liệu bị mất giữa các lần sao lưu. Thời gian sao lưu các bản sao càng lâu thì nguy cơ mất dữ liệu khi khôi phục từ chúng càng cao.

Khung thời gian sao lưu phụ thuộc vào thiết bị bạn đang sao lưu, cho dù đó là thiết bị cá nhân hay công ty và thời gian trong ngày để thực hiện sao lưu.

Nếu bạn sử dụng máy tính thường xuyên (tức là dành hơn 10 giờ mỗi tuần trên PC), bạn nên sao lưu dữ liệu của mình hàng tuần. Người dùng PC không thường xuyên (những người dành năm giờ hoặc ít hơn) tương tự nên thực hiện lại dữ liệu ít nhất một lần một tuần. Tuy nhiên, nếu bạn sở hữu một cửa hàng thương mại điện tử, thực hiện sao lưu hàng ngày sẽ là lý tưởng.

Đối với các tổ chức, thời gian lý tưởng để thực thi dữ liệu là trong giờ ngoài giờ vì đó thường là thời gian ít người sử dụng dữ liệu nhất. Nếu bạn cần một cửa sổ sao lưu lớn hơn, khoảng 7 giờ tối là thời điểm tuyệt vời để bắt đầu.

Các khung thời gian lý tưởng khác để sao lưu dữ liệu bao gồm khi không có bản sao lưu nào khác đang chạy và thời điểm sử dụng ít bộ nhớ và ổ đĩa nhất.

Làm thế nào để bạn tuân theo một lịch trình tiêu tốn thời gian?

Khi bạn đã quyết định về thời gian, bạn có thể chọn cách tốt nhất để thực hiện sao lưu dữ liệu. Ví dụ, tự động hóa có thể là một lựa chọn lý tưởng khi xử lý các bản sao lưu lớn và thường xuyên.

Tốt nhất cũng nên xem xét dữ liệu nào cần sao lưu và dữ liệu nào không. Sao lưu tất cả các tệp mọi lúc có thể không phải là một ý kiến ​​hay. Điều này không có nghĩa là bạn không nên sao lưu mọi thứ, nhưng bạn nên ưu tiên sao lưu các tệp quan trọng và các thư mục thường xuyên bị thay đổi.

Các tệp nhạy cảm như hợp đồng kinh doanh, dữ liệu tài chính và thông tin nhận dạng cá nhân nên được ưu tiên và sao lưu cho phù hợp. Để tiết kiệm thời gian và không gian máy chủ, bạn có thể bỏ qua dữ liệu ít quan trọng hơn (như ảnh chụp màn hình đã được tải lên web).

Nếu bạn đang làm việc với một nhóm lớn, chiến lược sao lưu của bạn cũng nên bao gồm người phụ trách thực hiện sao lưu. Bạn cũng cần nêu tên những người chịu trách nhiệm giám sát sự thành công của các bản sao lưu.

Sao lưu dữ liệu của bạn để ngăn mất dữ liệu

Sao lưu tất cả dữ liệu của bạn là một trong những cách tốt nhất để ngăn mất dữ liệu. Bản sao lưu có thể bảo vệ bạn khỏi việc vô tình hoặc cố ý xóa dữ liệu, hỏng ổ cứng và các cuộc tấn công ransomware.

Bản sao lưu cung cấp bảo mật cho dữ liệu cá nhân và tổ chức nhạy cảm, đồng thời mang lại sự an tâm cho bạn và khách hàng của bạn. Theo nguyên tắc chung, hãy sao lưu bất cứ thứ gì bạn cho là quan trọng thường xuyên và càng sớm càng tốt.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả