Cách dừng đa nhiệm trong Gmail

Ngày nay, email rất cần thiết cho một cuộc sống hiệu quả. Chúng cho phép bạn giao tiếp, đăng ký dịch vụ, bảo mật tài khoản và hơn thế nữa. Điều này cũng có nghĩa là hộp thư đến của bạn có thể dễ dàng trở nên quá tải, đây là một vấn đề khi bạn sử dụng email cho công việc.

Gmail đặc biệt phong phú về tính năng và gây phiền nhiễu, nhưng có nhiều cách để quản lý tài khoản của bạn và chính bạn để bạn không phải thực hiện lại đa nhiệm nữa. Có thể tập trung vào một công việc tại một thời điểm là một vấn đề của tổ chức và kỷ luật. Hãy cùng khám phá ý nghĩa chính xác của điều này.

1. Sắp xếp email của bạn

Trước hết, bạn có thể nhấp vào ngôi sao hoặc nhãn mác biểu tượng bên cạnh bất kỳ email nào để đánh dấu nó là Có gắn dấu sao hoặc Quan trọng. Thao tác này sẽ gửi nó đến thư mục tương ứng trên bảng điều khiển bên cạnh của bạn, đồng thời tăng khả năng Gmail tự động gắn cờ các email quan trọng trong tương lai.

Bạn có thể tiến xa hơn nữa bằng cách tạo các nhãn mã màu trong Gmail và sắp xếp các email theo thứ tự hợp lý thay vì phải trải qua một bức tường hỗn hợp các email, một số được quan tâm, số khác là thư rác.

Vì vậy, khi một loạt email mới đến, hãy lướt qua chúng và đánh dấu chúng cho phù hợp. Sau đó, ví dụ: bạn có thể tập trung vào các email trong Quan trọng thư mục đầu tiên và để lại những thư bạn có nhãn “Cá nhân” cho sau này.

2. Sử dụng Tính năng Báo lại trên các Email Có thể Chờ

Một công cụ khác có thể giúp bạn ưu tiên những email nào cần tập trung được gọi là Giấc ngủ ngắn.

Chọn hoặc di chuột qua một email và bạn sẽ thấy một biểu tượng giống như một chiếc đồng hồ. Nhấp vào nó và bạn có thể chọn độ dài của nó Giấc ngủ ngắn.

Dù lựa chọn của bạn là gì, email sẽ biến mất khỏi hộp thư đến của bạn và quay lại vào thời gian đã hẹn. Tuy nhiên, bạn có thể truy cập nó trước đó, chỉ cần mở Đã báo lại thư mục.

3. Thay đổi loại hộp thư đến của bạn

Có nhiều cách để tùy chỉnh trang tổng quan Gmail của bạn để nó ngăn bạn thực hiện đa nhiệm. Của bạn Cài đặt nhanh đưa ra một phương pháp rất dễ dàng và tiện dụng.

Nhấn vào Hộp số ở đầu trang để mở Cài đặt thực đơn. Tìm Loại hộp thư đến và xem xét các tùy chọn của bạn:

• Mặc định
• Quan trọng đầu tiên
• Chưa đọc trước
• Được gắn dấu sao đầu tiên
• Hộp thư ưu tiên
• Nhiều hộp thư đến

Mỗi loại cấu trúc hộp thư đến của bạn khác nhau. Bạn cũng sẽ tìm thấy tính năng này trong Cài đặt nhanh> Xem tất cả cài đặt> Hộp thư đến.

Để tinh chỉnh thêm bố cục Gmail của bạn, hãy kết hợp bố cục hiệu quả nhất với các bộ lọc sắp xếp hộp thư đến Gmail của bạn. Với việc lập kế hoạch cẩn thận, bạn có thể đảm bảo sự chú ý của mình luôn dành cho những email quan trọng nhất đối với bạn.

4. Thay đổi mật độ hộp thư đến của bạn

Làm cho hộp thư đến của bạn dễ nhìn nhất có thể và việc phát hiện các email quan trọng sẽ đơn giản hơn. Bạn cũng sẽ tránh bị mệt quá nhanh khi làm việc trên Gmail.

Một tính năng khác trong Cài đặt nhanh có thể giúp bạn đạt được điều này. Dưới Tỉ trọngcó ba tùy chọn cho mức độ gần nhau của các email của bạn:

• Mặc định
• Thoải mái
• gọn nhẹ

Xem cái nào cho phép bạn duyệt qua hộp thư đến của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng.

5. Thay đổi kích thước trang tối đa của tài khoản Gmail của bạn

Gmail cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn đối với bố cục của hộp thư đến, bao gồm số lượng email mà nó sẽ liệt kê trên mỗi trang. Để tìm tính năng này, hãy truy cập Cài đặt nhanh> Xem tất cả cài đặt> Chung.

Trong tab này là của bạn Kích thước trang tối đa , nơi bạn có thể chọn số lượng cuộc hội thoại để hiển thị trên mỗi trang. Các tùy chọn đặt trước của bạn nằm trong khoảng từ 10 đến 100, vì vậy bạn thực sự có thể dàn trải các email của mình hoặc nhóm chúng lại với nhau.

Quyết định bố cục nào sẽ giúp bạn tập trung nhiều nhất vào các nhiệm vụ, trong khi bạn sử dụng tốt các công cụ lọc của mình.

6. Tách ngăn đọc của bạn

Bạn có thể ngừng đa nhiệm và cố gắng tập trung vào từng email một bằng một tính năng Gmail khác. Phía trên email của bạn là Chuyển đổi chế độ ngăn chia biểu tượng.

Nếu bạn nhấp vào nó trong khi trang tổng quan của bạn ở dạng tiêu chuẩn, Chia dọc sẽ kích hoạt, có nghĩa là email của bạn có một bảng điều khiển bên cạnh chúng để hiển thị nội dung của mỗi cuộc trò chuyện bạn chọn. Điều này cho phép bạn xem nội dung trong email của mình mà không cần phải mở hoàn toàn. Sau đó, bạn có thể truy cập hộp thư đến của mình nhanh hơn.

Nếu bạn nhấp vào mũi tên bên cạnh Chuyển đổi chế độ ngăn chia biểu tượng, bạn sẽ tìm thấy Chia ngang tùy chọn, quá.

Tất cả những điều này cũng có sẵn trong Cài đặt nhanh> Xem tất cả cài đặt> Hộp thư đến.

Nhưng bạn có thể làm được nhiều việc hơn thế bằng cách tùy chỉnh cài đặt Gmail của mình, chẳng hạn như thiết lập trình trả lời kỳ nghỉ định kỳ. Khám phá những gì khác có thể mang lại lợi ích cho công việc đơn lẻ của bạn.

7. Bắt đầu đọc email mới từ phía dưới

Khi nói đến những thói quen cá nhân có thể khiến bạn tránh xa tính năng đa nhiệm, một phương pháp chắc chắn là đọc email của bạn với mục đích hoặc thứ tự hợp lý.

Ví dụ: trong danh sách email tiêu chuẩn, những email mới nhất sẽ ở trên cùng, vì vậy bạn nên bắt đầu từ cuối bất kỳ cuộc trò chuyện chưa đọc nào, giải quyết cuộc hội thoại cũ nhất trước.

Họ có thể có thời hạn hoặc thông tin quan trọng có liên quan đến các email sau này. Nếu chỉ để an toàn và giữ bản thân tập trung, hãy làm việc theo cách của bạn để gửi email của bạn.

8. Xóa các email dễ nhất trước tiên

Với bảng phân tách của Gmail, bạn có thể nhanh chóng xác định các email mà bạn không quan tâm hoặc có thể được xử lý nhanh chóng. Xem qua hộp thư đến của bạn và giải quyết những công việc dễ dàng nhất trước tiên, giúp chúng thoát khỏi công việc. Sau đó, bạn có thể ưu tiên các email phức tạp hơn.

Đó là một chiến lược đơn giản, nhưng là một chiến lược xóa hộp thư đến của bạn nhanh chóng và có tính xây dựng mà không làm bạn choáng ngợp.

Tài khoản Gmail của bạn được tích hợp sẵn hai tính năng hữu ích để thiết lập tác vụ và ghi chú.

Hãy bắt đầu với Google Tasks, được đánh dấu bằng kiểm tra biểu tượng trên thanh bên của bạn. Nhấp vào nó và sau đó Thêm một nhiệm vụ, nếu bạn chưa có. Bạn có thể đặt cho mỗi nhiệm vụ một tiêu đề, mô tả, ngày tháng và nhiệm vụ phụ. Chỉnh trang chúng càng nhiều càng tốt để giữ cho bản thân luôn ngăn nắp.

Phải ở trên Nhiệm vụ là của Google Keep bóng đèn biểu tượng này sẽ mở ra một bảng liệt kê bất kỳ mục nhập Keep hiện có nào trong Có một lưu ý cái nút. Ví dụ: sử dụng nó để để lại ghi chú cho chính bạn về email của một khách hàng cụ thể hoặc để dành vài phút trong các phiên Google Meet.

Cả hai công cụ này đều có thể nhắc nhở bạn về những công việc quan trọng mà bạn cần phải hoàn thành, đồng thời đưa ra những cách để bạn đạt hiệu quả cao hơn với từng nhiệm vụ mà bạn tập trung.

10. Sử dụng các tiện ích mở rộng của trình duyệt

Nếu bạn yêu thích sự hỗ trợ của các công cụ tiện dụng, hãy xem xét các tiện ích bổ sung của trình duyệt giúp tăng hiệu quả của bạn bằng cách cấu trúc quy trình làm việc của bạn hoặc chia nhỏ thành các phần mà bạn có thể giải quyết dễ dàng hơn.

Tìm hiểu cách Todoist có thể cải thiện năng suất của bạn, chẳng hạn như thông qua sức mạnh tuyệt đối của quản lý tác vụ thông minh. Bạn có thể đồng bộ hóa nó với tài khoản Gmail của mình và sắp xếp hợp lý từng công việc quan trọng.

Sau đó, bạn có Sort Gmail Inbox, một tiện ích mở rộng thêm các bộ lọc vào các tùy chọn Gmail chuẩn của bạn. Bạn có thể sắp xếp email của mình theo địa chỉ liên hệ, công ty, tệp đính kèm, v.v.

Nếu bạn sử dụng Google Trang tính với email của mình, hãy xem xét Công cụ đánh dấu hàng, công cụ này thực hiện chính xác những gì tên gợi ý: nó đánh dấu các hàng trên bảng tính để bạn có thể đọc chúng nhanh hơn.

Ngay cả những thứ như Monotab cũng có thể là vô giá đối với những người làm việc trực tuyến. Đó là một tiện ích mở rộng giúp lưu các liên kết trong một tab duy nhất để bạn không bị mở và làm chậm trình duyệt của mình.

Cuối cùng, bạn cần các công cụ tổ chức, cũng như kỷ luật, để ngăn sự tập trung của bạn phân tán thành nhiều hướng và làm rối loạn năng suất của bạn.

Các mẹo và công cụ ở trên có thể sắp xếp các email của bạn và bất kỳ công việc nào khác mà bạn thực hiện trên Gmail theo thứ tự hợp lý và thậm chí dễ chịu. Bạn sẽ có thể cống hiến hết mình cho những công việc mà bạn muốn và ngừng đi chệch hướng.

Như đã đề cập, khả năng tự kiểm soát của bạn đóng một vai trò quan trọng trong việc ngăn bạn thực hiện đa nhiệm, nhưng việc có nhiều hỗ trợ kỹ thuật số cũng sẽ đi một chặng đường dài. Vì vậy, hãy xem Google có thể cung cấp những gì khác trên các nền tảng của mình, từ tài khoản Gmail cho đến trình duyệt Chrome của bạn.