Cách đồng bộ hóa dữ liệu trên các tài liệu Microsoft Excel

Bạn có thể thiết lập Excel để tự động nhập dữ liệu từ tệp này sang tệp khác, đây là một tính năng tuyệt vời để tạo bảng tính tóm tắt. Đây là cách làm!

Microsoft Excel cung cấp hai cách để liên kết dữ liệu: một là giữa các bảng tính trong cùng một tệp, cách khác là giữa các bảng tính trong các tệp riêng biệt. Tại đây, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách liên kết hai tệp bảng tính Microsoft Excel và dữ liệu được nhập tự động từ tệp này sang tệp khác.

Với phương pháp này, bạn không cần phải liên kết các tài liệu Excel với nhau. Hơn nữa, khi dữ liệu mới được nhập vào tệp nguồn, tệp Excel đích sẽ được cập nhật ngay lập tức để phản ánh sự thay đổi.

Cách đồng bộ hóa dữ liệu giữa các tệp Microsoft Excel

Ở đây chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm cho dữ liệu được nhập vào một tệp Excel (“Dữ liệu nguồn” trong ví dụ của chúng tôi), nó sẽ tự động được nhập vào một tệp khác (“Tệp đích”). Đây chỉ là một trong nhiều cách để tiết kiệm thời gian khi sử dụng Microsoft Excel.

Đây là tệp nguồn trong ví dụ của chúng tôi trông như thế nào.

Để đồng bộ dữ liệu giữa các tệp Excel, hãy làm như sau:

1. Mở cả tài liệu Microsoft Excel.
2. Trong tệp đích, hãy nhấp vào ô mà bạn muốn dữ liệu được nhập tự động vào đó và nhấn Tương đương với trên bàn phím của bạn.
3. Chuyển sang tệp Excel nguồn và nhấp vào ô mà bạn muốn xuất dữ liệu từ đó.
4. Chuyển trở lại tệp đích. Bạn sẽ thấy một công thức trong ô mà bạn đang làm việc.

5. Loại bỏ các ký hiệu đô la khỏi phương trình. Chúng là một phần của phần tham chiếu ô của phương trình.

6. Đánh đi vào.

7. Bây giờ bạn có thể sao chép ô này và dán nó vào bất kỳ ô nào trong tệp đích mà bạn muốn sao chép trong tệp nguồn. Với thiết lập theo cách này, ô tương ứng trong tệp nguồn sẽ được liên kết với ô trong tệp đích. Ví dụ: nếu bạn sao chép và dán công thức này vào ô A5 của tệp đích, nó sẽ được liên kết với ô A5 trong tệp nguồn.

8. Bạn cũng có thể kéo ô từ góc dưới cùng bên phải để điền vào cột. Tất cả các ô được định dạng theo cách này sẽ phản ánh các ô tương ứng trong tệp nguồn.

Bất kỳ lúc nào dữ liệu được thêm vào tệp nguồn, nó sẽ tự động được điền vào các ô tương ứng của tệp đích, miễn là các ô đó chứa công thức mà chúng tôi đã sử dụng ở trên.

Công thức chung để tự động nhập dữ liệu trong Excel

Sức mạnh của bảng tính của Microsoft là nó cho phép bạn khai thác tối đa công việc của mình với một số tính năng nâng cao của Excel. Tất cả những gì bạn cần biết là một vài công thức tiện dụng. Đây là công thức để nhập dữ liệu vào tệp Excel nói chung. Bạn có thể nhập thủ công nếu bạn không mở tệp nguồn.

='File_path[File_name]Sheet_name'!Cell_reference

Bạn sẽ cần thay thế “File_path” bằng đường dẫn tệp thực của tệp nguồn, “File_name” bằng tên của tệp nguồn bao gồm phần mở rộng, “Sheet_name” bằng tên của trang tính Excel và “Cell_reference” bằng ô trong tệp nguồn mà từ đó dữ liệu sẽ được nhập. Đừng quên giữ lại dấu ngoặc kép và dấu chấm than.

Bạn có thể sử dụng nó trực tiếp nếu bạn biết đường dẫn tệp, tên tệp, tên trang tính và ô mà từ đó dữ liệu sẽ được nhập.

Đây là công thức được sử dụng trong ví dụ của chúng tôi:

='D:Excel doc data sync[Source data.xlsx]Sheet1'!A3

Làm việc thông minh hơn và tăng năng suất của bạn trong Excel

Phương pháp đơn giản để tự động nhập dữ liệu trong Microsoft Excel bằng cách đồng bộ hóa các tệp sẽ giúp bạn tiết kiệm khối lượng công việc và tăng năng suất của bạn. Nó làm cho việc tạo bảng tính tóm tắt trở nên dễ dàng và bạn có thể có tất cả dữ liệu liên quan trên các trang tính Excel riêng biệt mà không gặp thêm phiền phức khi phải thiết lập chúng theo cách thủ công.

Đọc tiếp