Cách dành ít thời gian hơn để giao tiếp bằng cách sử dụng ClickUp

Chìa khóa để hợp tác thành công là giao tiếp. Không chỉ đảm bảo rằng bạn giao tiếp đủ mà còn đảm bảo rằng bạn không lạm dụng nó.

Bạn có thể đã ở đó. Bạn cảm thấy như bạn đã trả lời một câu hỏi nhiều lần hoặc có nhiều hơn một cuộc trò chuyện đang diễn ra về cùng một dự án. Ở phía bên kia, bạn có thể cảm thấy mất tập trung khi nhận các tin nhắn giống nhau lặp đi lặp lại.

Nếu bạn muốn tìm hiểu cách tránh giao tiếp quá mức, hãy đọc tiếp. Tại đây, bạn sẽ học cách dành ít thời gian hơn để giao tiếp — và nhiều thời gian hơn để làm việc — với ClickUp.

Làm thế nào để giảm lượng email bằng cách sử dụng các tác vụ ClickUp

Để ủy quyền hoặc chia sẻ bài tập, bạn không cần phải tạo ra một email hoàn hảo. Bạn cũng không cần phải xem qua một chuỗi các câu trả lời với những người được CC’ed trong và ngoài. Tất cả những gì bạn cần là phần mềm quản lý dự án xuất sắc.

Có rất nhiều lợi ích tiết kiệm thời gian khi sử dụng phần mềm quản lý dự án. Một trong những đặc quyền hàng đầu của việc sử dụng ClickUp là nó sẽ giúp giảm số lượng email bạn gửi và nhận liên quan đến nhiệm vụ hoặc bài tập.

Đó là bởi vì bạn đang cung cấp cho đồng nghiệp của mình một cái nhìn tổng quan chi tiết về thông tin cần thiết ngay từ đầu. Không chỉ họ, mà bất kỳ ai có quyền truy cập vào nhiệm vụ.

Đó có thể là toàn bộ bộ phận của bạn, toàn bộ công ty của bạn hoặc thậm chí là một nhóm nhỏ giải quyết các dự án cùng nhau. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là tất cả mọi người sẽ nhận được thông báo.

Bạn có thể nhanh chóng đưa đồng nghiệp cần thiết vào vòng lặp bằng cách thêm họ làm người theo dõi bằng cách sử dụng biểu tượng con mắt trong thẻ tác vụ. Không giống như CC’ing một người nào đó trong email, với tư cách là một người theo dõi, họ sẽ tự động nhận được tất cả các bản cập nhật về sau. Ngoài ra, họ sẽ thấy thông tin cũ hơn ngay cả khi bạn thêm chúng vào bài tập sau này.

Lợi ích chính của việc sử dụng các tác vụ trong ClickUp là khi bất kỳ ai lần đầu tiên đặt mắt vào tác vụ, họ có thể thấy ngay thông tin cơ bản. Bạn cũng ít có khả năng bỏ lỡ việc tự thêm chi tiết vì mỗi tác vụ bạn tạo về cơ bản đều bắt đầu với một mẫu được tạo thành từ các cột trong danh sách của bạn.

Cách giảm thiểu email hơn nữa bằng cách sử dụng mô tả tác vụ ClickUp

Ngoài việc bao gồm tên nhiệm vụ, ngày hoàn thành, mức độ ưu tiên và các mục khác mà bạn thường bao gồm, ClickUp cung cấp một số không gian để cộng tác. Đáng chú ý nhất để thay thế các email yêu cầu dự án là trường mô tả được tìm thấy trong thẻ nhiệm vụ.

Trường mô tả đúng như âm thanh của nó, nhưng nó cung cấp nhiều thứ hơn là một nơi để gắn văn bản. Tại đây, bạn có thể thêm các chi tiết cụ thể của dự án độc đáo mà nếu không sẽ phù hợp với các cột và chỉnh sửa chúng bằng cách sử dụng các lệnh.

Khi sử dụng không gian này, thông tin quan trọng cũng sẽ không bị chôn vùi trong hộp thư đến của đồng nghiệp hoặc một chuỗi siêu dài vì nó vẫn được giữ nguyên — ngay cả khi bạn chỉnh sửa hoặc thêm vào nó. Hơn nữa, trường này cung cấp lịch sử phiên bản cho phép bạn quay lại các phiên bản mô tả trước đó nếu bạn cần.

Cách dành ít thời gian hơn trong các cuộc họp bằng cách sử dụng ClickUp

ClickUp cung cấp nhiều dạng xem hữu ích để giúp bạn tổ chức các dự án của mình và cộng tác với những người khác. Một trong những quan điểm đó là Trò chuyện.

Bằng cách thêm chế độ xem Trò chuyện vào danh sách của bạn, bạn và đồng nghiệp của bạn có thể trao đổi thông tin chi tiết về dự án trong thời gian thực. Thêm vào đó, mọi người sẽ biết nơi để tham khảo chuỗi sau nếu họ cần cập nhật.

Trong cuộc trò chuyện của ClickUp, bạn có thể đề cập đến những người khác để gửi thông báo cho họ hoặc mọi người sử dụng @watchers. Nếu bạn đề cập đến một nhiệm vụ, bạn có thể tạo một liên kết trực tiếp đến nó. Bạn cũng có thể tìm hiểu sâu hơn bằng cách sử dụng lệnh, ghi màn hình hoặc thêm tệp.

Một tính năng tiện dụng trong chế độ xem Trò chuyện là chỉ định người khác nhận xét. Nếu ai đó có câu hỏi hoặc nhận xét mà đồng nghiệp có thể trả lời, bạn có thể thông báo cho họ biết — hoặc gán câu hỏi hoặc nhận xét đó cho chính bạn như một lời nhắc nhở sau này.

Giống như Slack, bạn có thể trả lời trong một chuỗi nếu bạn muốn giữ mọi thứ ngăn nắp và có tổ chức. Với nhiều tính năng này, bạn có thể sử dụng chế độ xem Trò chuyện để thay thế các cuộc họp theo dự án cụ thể hoặc các cuộc họp chờ hàng ngày. Một lợi ích khác của việc có ứng dụng messenger này ngay trong không gian dự án của bạn là nó sẽ giúp giảm thiểu những cuộc trò chuyện không liên quan.

Cách hợp lý hóa giao tiếp trong ClickUp

Có nhiều cách bạn có thể giao tiếp với đồng nghiệp của mình. Bạn có thể làm như vậy qua messenger, tin nhắn, email, một cuộc gọi nhanh hoặc một chuyến thăm ngắn. Sau đó, khi bạn cần cập nhật lại, bạn có thể nhớ lại ứng dụng nào bạn đã từng nói chuyện hoặc bạn đã viết nó ở đâu.

Phần nhận xét của ClickUp giúp loại bỏ nhu cầu lướt qua nhiều ứng dụng và phương tiện vì mọi thứ đều ở ngay trong một phần mềm. Nếu bạn có câu hỏi về một nhiệm vụ cụ thể, bạn có thể hỏi nó ngay trong thẻ tương ứng.

Giống như chế độ xem Trò chuyện, bạn có thể đề cập đến người khác, đề cập nhiệm vụ, chỉ định mọi người nhận xét và sử dụng lệnh, ghi màn hình hoặc thêm tệp để giúp giải thích. Ngoài ra, bạn có thể tạo tài liệu mới trong phần nhận xét mà bạn và đồng nghiệp của bạn có thể cộng tác.

Cách cộng tác nhanh chóng trong tài liệu ClickUp

Cộng tác trong tài liệu ClickUp hoạt động giống như Google Tài liệu. Bạn có thể giữ chúng ở chế độ riêng tư hoặc mời đồng nghiệp của bạn đóng góp cho trang.

Tại đây, bạn có thể làm việc trong trang bằng cách sử dụng các lệnh để thêm văn bản và phần tử. Bạn cũng có thể nhận xét qua lại với đồng nghiệp của mình nếu bạn không muốn thay đổi tất cả cùng một lúc.

Khi làm việc, bạn có thể thấy con trỏ của đồng nghiệp và các chỉnh sửa trong thời gian thực. Nếu bạn muốn chắc chắn rằng họ nhìn thấy điều gì đó, bạn có thể kêu gọi sự chú ý đến những dòng cụ thể trong không gian để đặt câu hỏi hoặc truyền đạt ý tưởng.

Ngoài ra, khi bạn và đồng nghiệp của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể xuất nó dưới dạng PDF nếu bạn muốn chia sẻ nó ra bên ngoài ClickUp.

Tốn ít thời gian hơn để quay lại và bỏ qua với ClickUp

Nhờ có nhiều công cụ giao tiếp, ClickUp sẽ giúp bạn giảm bớt sự hợp tác và ủy quyền của dự án. Bạn cũng sẽ thấy mình dành ít thời gian hơn để lật giữa các ứng dụng và tìm hiểu các cuộc trò chuyện để tìm thông tin bạn cần.

Cho dù bạn đang tìm kiếm một cách nhanh chóng để giao tiếp với toàn bộ nhóm của mình về các dự án hay những người cụ thể về nhiệm vụ, thì đó là nơi dành cho bạn. Nếu giao tiếp quá mức làm giảm tiến độ của bạn, tại sao không thử?