Cách chia sẻ và bảo vệ Google Trang tính của bạn

Google Trang tính cung cấp nhiều tùy chọn để chia sẻ bảng tính, đồng thời bảo vệ dữ liệu của bạn. Đây là cách bạn có thể làm điều này.

Google Trang tính là một công cụ mạnh mẽ để cộng tác với đồng nghiệp của bạn. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn cần ẩn thông tin nhạy cảm trong tệp Google Trang tính trong khi vẫn cấp quyền truy cập cho người dùng khác?

May mắn thay, Google Trang tính có các tính năng chia sẻ và bảo mật mạnh mẽ, cho phép bạn chia sẻ các trang tính cụ thể trong tệp của mình mà không ảnh hưởng đến quyền riêng tư của thông tin khác.

Đây là cách bạn có thể làm điều đó.

Cách chia sẻ tệp Google Trang tính của bạn

Nếu bạn định làm việc với nhiều người dùng, trước tiên bạn nên biết những điều cơ bản về chia sẻ tệp Google Trang tính của mình. Để chia sẻ nó một cách an toàn, trước tiên bạn phải lưu tệp. Khi bạn đã hoàn tất, hãy làm theo các bước bên dưới.

1. Bấm vào Biểu tượng chia sẻ ở góc trên bên phải của màn hình.

2. MỘT Chia sẻ với mọi người và nhóm cửa sổ sẽ xuất hiện. Từ đó, trong Thêm người và nhóm , nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ tệp.

3. Khi bạn đã nhập địa chỉ email của họ, thả xuống menu sẽ xuất hiện ngay bên cạnh trường email. Lựa chọn Biên tập viên để những người mà bạn đã chia sẻ tệp có thể chỉnh sửa nó.

4. Để tăng cường bảo mật, hãy nhấp vào Biểu tượng cài đặt ở góc trên bên phải của cửa sổ Chia sẻ.

5. Ở dưới Chia sẻ với mọi người cài đặt, hãy chắc chắn để bỏ chọn Người chỉnh sửa có thể thay đổi quyền và chia sẻ, và Người xem và người bình luận có thể thấy tùy chọn tải xuống, in và sao chép.

6. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên quay lại để quay lại cửa sổ Chia sẻ với mọi người và nhóm.

7. Trong trường địa chỉ email, hãy nhấp vào Thông báo cho mọi người hộp kiểm để đảm bảo họ nhận được thông báo trong hộp thư đến của họ về tệp. Bạn cũng có thể thêm ghi chú hoặc hướng dẫn cho chúng trong Nhắn cánh đồng.

8. Khi bạn đã hài lòng với tất cả các cài đặt, hãy nhấp vào Gửi.

Điều này sẽ cho phép người dùng xem và chỉnh sửa tệp Google Trang tính. Tuy nhiên, bạn vẫn chưa nên làm điều này nếu vẫn chưa chuẩn bị xong tệp của mình.

Liên quan: Cách bảo vệ bằng mật khẩu và khóa Google Trang tính của bạn

Chỉ định người chỉnh sửa cho từng trang tính

Khi bạn đã chuẩn bị các trang tính riêng lẻ cho những người dùng khác nhau, bây giờ bạn có thể khóa chúng cho một người dùng được chỉ định. Bằng cách đó, bạn không phải lo lắng về việc người dùng nhập dữ liệu cho người khác. Có các bước để chỉ định người chỉnh sửa duy nhất cho mỗi trang tính.

1. Click chuột phải trên tab bạn muốn chia sẻ với một người cụ thể.

2. Bấm vào Bảo vệ trang tính.

   
   

3. Một cửa sổ bên được gọi là Trang tính và dải ô được bảo vệ sẽ mở.

4. Bạn có thể thêm ghi chú của mình về trang tính trong tùy chọn Nhập mô tả cánh đồng.

5. Phía dưới cái Tờ giấy , đảm bảo rằng trang tính được chọn đúng trong menu thả xuống.

6. Từ đó, nhấp vào Đặt quyền.

   
   

7. Các Quyền chỉnh sửa phạm vi sẽ xuất hiện. Ở phần trên cùng của cửa sổ, nhấp vào Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này nút radio. Tại trình đơn thả xuống theo tùy chọn đó, chọn Tập quán.

8. Nếu trước đó bạn đã chia sẻ tệp với những người dùng khác, bạn có thể bỏ chọn những người dùng mà bạn không muốn chia sẻ trang tính. Nếu không, bạn có thể thêm người chỉnh sửa mới trong trường email gần cuối cửa sổ.

9. Sau khi bạn hoàn tất việc thêm tất cả các trình chỉnh sửa bạn cần, hãy nhấp vào Làm xong.

   
   

10. Khi Google đã lưu các tùy chọn chia sẻ của bạn và bạn đã chỉ định một trình chỉnh sửa mới, “Ai đó cần quyền truy cập vào tệp“ cửa sổ sẽ xuất hiện.

11. Chọn Chia sẻ với X người: Chỉnh sửa nút radio, sau đó nhấp vào Chia sẻ.

    
    

Sau khi hoàn tất quá trình này, bây giờ bạn đã chia sẻ trang tính cụ thể với người khác.

Ẩn Trang tính để Bảo mật

Bây giờ bạn đã chia sẻ một số trang tính với những người cụ thể, bạn có thể muốn ẩn các trang tính khác với những người khác. Những trang tính này có thể chứa công thức, ghi chú hoặc những thứ khác mà bạn không muốn họ nhìn thấy. May mắn thay, bạn có thể dễ dàng làm điều đó với các hướng dẫn dưới đây.

1. Click chuột phải tab bạn muốn ẩn.

2. Lựa chọn Bảo vệ trang tính.

3. bên trong Bảo vệ trang tính và phạm vi cửa sổ bên, đảm bảo rằng trang tính thích hợp được chọn.

4. Bấm vào Đặt quyền.

5. bên trong Quyền chỉnh sửa phạm vi cửa sổ, nhấp vào Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này nút radio. Sau đó, trong menu thả xuống, hãy chọn Chỉ có bạn.

6. Bấm vào Làm xong.

   
   

7. Khi bạn quay lại tệp Google Trang tính của mình, hãy nhấp lại chuột phải vào tab bạn muốn ẩn.

8. Lần này, nhấp vào Ẩn trang tính.

9. Trang tính bạn muốn ẩn sẽ biến mất khỏi chế độ xem.

   
   

10. Nếu bạn muốn xem lại trang tính, hãy nhấp vào biểu tượng menu hamburger (ngay bên cạnh biểu tượng dấu cộng trên thanh tab trang tính). Bạn sẽ thấy tất cả các trang bị ẩn chuyển sang màu xám.

11. Nhấp chuột trên trang tính ẩn mà bạn muốn xem.

12. Trang tính bị ẩn sẽ xuất hiện lại ở vị trí cũ trong thanh tab trang tính. Tuy nhiên, những người dùng khác cũng có thể nhìn thấy nó.

13. Để ẩn nó một lần nữa, hãy lặp lại các bước ở trên.

    
    

Sau khi hoàn tất, giờ đây bạn có thể ẩn các trang tính mà bạn không muốn chia sẻ mà không cần tạo tệp Google Trang tính khác.

Liên quan: Các công thức Google Trang tính cực kỳ hữu ích

Loại bỏ Bảo vệ Trang tính

Đôi khi, bạn có thể muốn xóa lớp bảo vệ của trang tính để tất cả những người dùng khác có thể nhìn thấy trang tính đó. Nếu đúng như vậy, đây là các bước bạn cần làm theo:

1. bên trong thanh menu, bấm vào Dữ liệu > Bảo vệ trang tính và phạm vi.

2. bên trong Trang tính và dải ô được bảo vệ cửa sổ bên, bạn sẽ thấy danh sách các mục được bảo vệ mà bạn có.

3. Nhấp chuột trên tên của trang tính mà bạn muốn mở khóa.

   
   

4. Sau khi nhấp vào thuộc tính trang tính được bảo vệ, hãy chọn Biểu tượng thùng rác bên cạnh Trường mô tả.

   
   

5. Một cửa sổ sẽ hỏi, Bạn có chắc chắn muốn xóa phạm vi được bảo vệ này không? Lựa chọn Tẩy.

6. Google Trang tính sẽ đưa bạn trở lại cửa sổ bảng tính chính và trang tính được bảo vệ trước đây hiện có thể truy cập được cho tất cả người dùng được chia sẻ.

   
   

Chỉ chia sẻ những gì cần thiết

Các tính năng bảo vệ trang tính này đảm bảo bạn có thể giữ được tính toàn vẹn của dữ liệu của mình. Bằng cách đó, bạn chắc chắn rằng chỉ người dùng được chỉ định mới có thể truy cập các trang tính bạn cần.

Đây cũng là một giải pháp tốt để thu dọn các tệp của bạn. Đó là bởi vì bạn không cần phải tạo các tệp riêng biệt để chia sẻ với những người dùng khác nhau và bạn có thể dễ dàng liên kết kết quả từ mỗi trang tính với trang tính chính mà bạn có thể ẩn với những người dùng khác.

Bạn có thể bảo vệ dữ liệu của mình bằng các tính năng này từ Google Trang tính mà không phải trả một xu nào.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả