Cách chia sẻ trong Notion: Hướng dẫn đầy đủ

​Có rất nhiều khả năng khi làm việc một mình trong Notion. Thêm các tùy chọn chia sẻ mạnh mẽ của nó vào hỗn hợp và điều đó sẽ tăng lên đáng kể. Từ ghép nối danh sách việc cần làm đến xây dựng trang web không cần mã, bạn có thể có một nhiệm vụ mà bạn có thể giải quyết bằng các tính năng chia sẻ trong Notion.

Vì vậy, làm thế nào nó hoạt động? Hãy tiếp tục đọc để có hướng dẫn đầy đủ về cách chia sẻ trong Notion, cùng với danh sách các ví dụ về cách sử dụng từng loại.

Cách chia sẻ các trang khái niệm của bạn một cách riêng tư

Bạn không cần công khai các trang Notion của mình để chia sẻ với những người được chọn. Ví dụ: bạn sẽ không muốn có nhiều mắt hơn mức cần thiết trên trình theo dõi ngân sách Notion của mình. Vì vậy, để giữ cho nó độc quyền giữa bạn và một người khác, bạn có thể chia sẻ nó một cách riêng tư bằng cách làm theo các bước sau:

1. Đi đến Chia sẻ ở góc trên bên phải màn hình của bạn.
2. Nhấp vào trường có nội dung Thêm email hoặc người—một hộp nội dung và danh sách khách hiện tại sẽ xuất hiện nếu bạn có.
3. Nếu người bạn đang thêm đã là khách trong không gian làm việc Notion của bạn, thì tên của họ sẽ xuất hiện trong danh sách. Nhấp vào hồ sơ của họ để thêm chúng. Nếu họ không phải là khách, hãy nhập email của họ vào trường để thêm họ.
4. Chọn mức độ quyền mà bạn muốn cấp cho họ bằng cách sử dụng trình đơn thả xuống ở bên phải—theo mặc định, phần mềm sẽ đặt mức đó thành Toàn quyền truy cập, cho phép khách của bạn chỉnh sửa và chia sẻ. Tuy nhiên, có các tùy chọn bình luận và chỉ đọc.
5. Thêm một tin nhắn vào hộp nội dung bên dưới, hoặc để nguyên như vậy.
6. Nhấp chuột Mời để chia sẻ trang.

Từ đó, người bạn mời sẽ nhận được email có liên kết mà họ có thể sử dụng để truy cập trang.

Với Gói miễn phí, bạn có thể lưu trữ tối đa mười khách trong không gian làm việc của mình—nghĩa là tổng thể, không chỉ trên mỗi trang. Nhưng khách sẽ chỉ nhìn thấy những trang mà bạn chia sẻ với họ.

Điều quan trọng cần nhớ là khi bạn chia sẻ trang với bất kỳ ai, họ cũng sẽ có quyền truy cập vào bất kỳ trang con nào bên trong, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra kỹ những gì có trên đó trước khi bạn thực hiện.

Cách chia sẻ công khai các trang khái niệm của bạn

Để hiển thị công khai trang Notion của bạn, hãy đi tới Chia sẻ menu ở góc trên bên phải và bật Chia sẻ lên web. Làm như vậy sẽ tạo ra một liên kết duy nhất tới trang của bạn mà bạn có thể sử dụng để cấp cho người khác quyền truy cập—điều này giống như việc tạo một trang web không có mã trong Notion.

Điều đó cũng có nghĩa là bất kỳ ai có quyền truy cập vào liên kết sẽ có quyền truy cập vào trang của bạn, vì vậy hãy đảm bảo bạn đã đặt quyền trước khi thực hiện. một khi bạn biến Chia sẻ lên web bật, một danh sách cài đặt sẽ xuất hiện. Nếu không, bạn có thể nhấp vào Hiển thị tùy chọn liên kết ở dưới cùng bên trái của bảng chia sẻ.

Trong các tùy chọn liên kết, bạn có thể chọn có cho phép người khác chỉnh sửa, nhận xét hoặc sao chép trang của mình hay không. Nếu bạn có Gói Plus, bạn cũng có thể đặt thời hạn sử dụng liên kết và bật lập chỉ mục công cụ tìm kiếm.

Giống như chia sẻ trang của bạn một cách riêng tư, bạn nên kiểm tra kỹ nội dung trên đó trước khi chia sẻ, vì người xem của bạn sẽ có quyền truy cập vào bất kỳ trang con nào.

Cách tạo Teamspace trong Notion

Tính năng không gian nhóm của Notion cho phép các nhóm cộng tác làm việc trong một không gian duy nhất.

1. Nhấp chuột Tạo không gian nhóm trong thanh bên và một menu sẽ bật lên.
2. Thêm tên và mô tả vào các trường tương ứng và nhấp vào Tạo không gian nhóm.
3. Giờ đây, bạn sẽ có tùy chọn thêm thành viên không gian nhóm. Bạn có thể thêm họ theo tên nếu bạn đã đặt họ làm khách trong không gian làm việc của mình. Nếu không, hãy nhập email của họ. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Bỏ qua bước này bây giờ.
4. Chỉ định cho họ một vai trò bằng cách sử dụng trình đơn thả xuống ở bên phải. Theo mặc định, Notion đặt nó thành thành viên không gian nhómchỉ cấp cho họ quyền truy cập vào các trang. chủ sở hữu không gian nhóm cấp cho họ toàn quyền truy cập vào các trang và cài đặt.
5. Bấm vào Mời.

Tiếp theo, Notion sẽ đưa bạn đến Teamspace của bạn. Bất kỳ trang nào bạn thêm vào sẽ tự động hiển thị với các thành viên khác trong không gian đó.

Cũng cần lưu ý rằng bất kỳ ai có quyền truy cập vào không gian làm việc của bạn, chẳng hạn như khách hiện tại của bạn, sẽ có quyền truy cập vào không gian nhóm của bạn. Để hạn chế quyền truy cập và tạo không gian nhóm riêng tư, bạn cần có tài khoản doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp.

Nơi tìm các trang khái niệm mà những người khác đã chia sẻ với bạn

Tìm các trang bạn đã gửi cho người khác cũng đơn giản như tìm kiếm bên dưới chia sẻ trong thanh bên của bạn. Ở đó, Notion tách nó ra khỏi phần còn lại như một lời nhắc nhở rằng bất kỳ điều gì bạn làm trên các trang này sẽ hiển thị với những người có quyền truy cập.

Tìm một trang mà một người bạn đã chia sẻ với bạn không đơn giản như vậy, đặc biệt nếu bạn không biết tìm ở đâu. Để xác định vị trí của chúng:

1. Nhấp vào tên không gian làm việc của bạn ở góc trên cùng bên trái.
2. Không gian làm việc của những người khác mà bạn có quyền truy cập sẽ mở ra trong một menu. Chọn tài khoản bạn muốn xem.
3. Bạn sẽ tìm thấy tất cả các trang mà bạn của bạn đã chia sẻ với bạn trong thanh bên.

Bạn của bạn có thể đã chia sẻ những trang này với những người khác, điều đó có nghĩa là thông tin bạn thêm vào có thể không dành riêng cho hai người. Bạn có thể xem ai có quyền truy cập bằng cách xem ảnh hồ sơ ở góc trên cùng bên phải.

Bạn nên sử dụng phương pháp chia sẻ khái niệm nào?

• Nếu bạn đang muốn chia sẻ các trang riêng lẻ với một nhóm được chọn, chẳng hạn như bảng dự án Notion hoặc bất kỳ thứ gì bạn muốn giữ độc quyền, thì chia sẻ riêng tư là cách tốt nhất.
• Nếu bạn đang tìm cách tạo một Wiki trong Notion và muốn chia sẻ nó với những người khác, chia sẻ công khai có thể là lựa chọn tốt nhất của bạn—ngoài ra, nếu bạn cho phép người khác chỉnh sửa, họ có thể đóng góp. Nhưng bạn cũng có thể xuất bản các tài liệu chỉ xem trong trường hợp sơ yếu lý lịch, trang web và trang quảng cáo trực tuyến.
• Nếu bạn đang muốn cộng tác trên nhiều dự án, sử dụng không gian nhóm sẽ là phương pháp dễ dàng nhất cho đồng nghiệp của bạn. Bằng cách đó, mọi người trong thanh bên đều có thể truy cập mọi thứ và không ai cần yêu cầu quyền truy cập. Chỉ cần lưu ý rằng để có nhiều hơn mười người, bạn sẽ cần nâng cấp ra khỏi Gói miễn phí.

Nhận chia sẻ với Notion

Với nhiều tùy chọn chia sẻ và quyền, Notion giúp việc cộng tác với bạn bè và đồng nghiệp trở nên dễ dàng. Ngoài ra, nếu bạn có thông tin muốn chia sẻ với nhiều đối tượng hơn, bạn có thể sử dụng Notion để tạo trang web không có mã hoặc thậm chí là trang web nhiều trang.