Cách chia sẻ lịch trong Outlook

Microsoft Outlook là một trong những nền tảng email tốt nhất hiện có. Nó có rất nhiều tính năng mạnh mẽ cho phép bạn kiểm soát cuộc sống gửi email của mình. Một trong số đó là chia sẻ lịch. Làm theo hướng dẫn này để nắm vững cách chia sẻ lịch trong cả ba nền tảng Outlook.

Tại sao bạn nên chia sẻ lịch của mình trong Outlook

Nếu bạn đã quen làm việc trong môi trường văn phòng hoặc là thành viên của một nhóm lớn, bạn biết rằng sự hợp tác là chìa khóa để đạt được thành công. Tạo và tuân theo lịch trình cho phép nhóm của bạn luôn đi đúng hướng và biết người kia đang làm gì vào một ngày và giờ cụ thể.

Rất may, bạn có thể thực hiện việc này nhanh chóng bằng cách sử dụng tính năng chia sẻ lịch của Outlook. Nó cho phép bạn theo dõi lịch trình của nhóm để giữ cho các nhiệm vụ được tổ chức. Khi chia sẻ lịch của mình, bạn có thể chọn mức độ truy cập mà bạn muốn cấp cho các cá nhân cụ thể. Ví dụ: bạn có thể cho phép sếp chỉnh sửa lịch của mình nhưng chỉ cho phép đồng nghiệp của bạn xem lịch đó.

Chia sẻ lịch của bạn cho phép bạn thông báo cho người khác về lịch biểu của mình bằng một vài cú nhấp chuột, đặc biệt nếu bạn đã thiết lập danh sách phân phối trong Outlook. Xây dựng môi trường làm việc trong Outlook giúp việc lập lịch họp và theo dõi nhóm của bạn dễ quản lý hơn nhiều. Đó cũng là một cách tuyệt vời để sắp xếp lịch trình xã hội của bạn với bạn bè.

Chia sẻ lịch trong Outlook đơn giản hơn nhiều so với một số lựa chọn thay thế Outlook.

Cách chia sẻ lịch trên Outlook dành cho máy tính để bàn

Microsoft đã phát hành nhiều phiên bản Office trên Windows trong những năm qua. Điều này có nghĩa là mọi phiên bản của Outlook đều có một vài điểm khác biệt so với phiên bản khác. Mặc dù cách thức hoạt động của nó khá giống nhau trên tất cả các phiên bản, nhưng có một số khác biệt về hình ảnh. Chúng tôi đang sử dụng Outlook 2019 cho ví dụ này.

Dưới đây là các bước bạn cần làm theo để chia sẻ lịch của mình trong phiên bản Outlook trên máy tính:

1. Mở Outlook cho máy tính để bàn và đăng nhập vào tài khoản của bạn.
2. Ở phía dưới cùng bên trái của màn hình, nhấp vào Lịch biểu tượng. Thao tác này sẽ đưa bạn đến phần lịch của Outlook.

3. Thực hiện các thay đổi cần thiết cho lịch của bạn.
4. Bấm vào Nhà trong thanh trên cùng và đi vào Đăng lại tiết diện. Tại đây, bạn có thể chọn phương pháp bạn muốn chia sẻ lịch của mình. Đối với ví dụ này, chúng tôi sẽ sử dụng E-mail quyền mua. Bấm vào Lịch e-mailvà điều này sẽ mở ra một cửa sổ mới.

5. Bấm vào Phạm vi ngày và chọn ngày bạn muốn chia sẻ với người nhận.

6. Bây giờ, hãy nhấp vào chi tiết chuyển hướng. Điều này sẽ cho phép bạn chỉ định số lượng bạn muốn chia sẻ với người nhận của mình. Bạn có thể chọn từ các tùy chọn như Chỉ có sẵn, Có giới hạn và Chi tiết đầy đủ.
7. Bấm vào ĐƯỢC RỒI sau khi bạn đã chọn các tùy chọn cần thiết. Thao tác này sẽ lưu lịch của bạn vào tệp .ics.
8. Tệp lịch sẽ được đính kèm vào email trong Soạn email màn hình. Tại đây, hãy thoải mái nhập một tin nhắn như bạn thường làm.
9. bên trong Đến.. hộp văn bản, nhập email của người nhận.
10. Bấm vào Gửi để gửi email.

Lịch được chia sẻ được chia sẻ ở định dạng ICS hoặc HTML, có nghĩa là người nhận của bạn sẽ không thể chỉnh sửa lịch dễ dàng.

Ghi chú: để chia sẻ lịch trong Outlook Office 2021, bạn nên nhấp chuột phải vào lịch bạn muốn chia sẻ và nhấp để truy cập menu chia sẻ.

Chia sẻ Lịch trên Outlook Desktop dành cho macOS

Bạn cần sử dụng một số bước hơi khác để chia sẻ lịch Outlook trên macOS:

1. Chọn biểu tượng Lịch ở ngăn dưới cùng bên trái
2. Chọn lịch để chia sẻ
3. Nhấp chuột Sắp xếp tab> Quyền lịch.
4. Trong menu bật lên, hãy nhấp vào Thêm người dùng.
5. Tìm kiếm người đó trong thanh tìm kiếm và nhấp vào Cộng.
6. Chọn quyền cho người dùng trong Thuộc tính lịch hộp.

Cách chia sẻ lịch trên Outlook Web App

Bạn có thể sử dụng phiên bản web của Outlook trên mọi thứ bằng trình duyệt web hiện đại. Các bước này sẽ hoạt động trên Windows, Linux, macOS, máy tính bảng và thiết bị di động. Tuy nhiên, một số khác biệt tồn tại khi so sánh web với phiên bản Outlook trên máy tính.

Để chia sẻ lịch của bạn trên phiên bản web Outlook, hãy truy cập outlook.live.com và đăng nhập vào tài khoản của bạn. Thao tác này sẽ mở ra màn hình chính. Sau đó, đây là các bước bạn cần làm theo:

1. Bấm vào Lịch biểu tượng ở bên trái màn hình. Thao tác này sẽ mở trang web Outlook ở chế độ lịch.
2. Thực hiện các thay đổi cần thiết cho lịch của bạn.
3. Trên màn hình lịch chính của bạn, hãy nhấp vào Đăng lại về phía góc trên bên phải của màn hình. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ nhỏ hơn ở giữa màn hình.
4. Nếu bạn đã lưu người nhận làm địa chỉ liên hệ, thì hãy nhập tên của họ. Nếu không, hãy nhập email của họ vào hộp văn bản.

5. Nhấp vào hộp đầu tiên bên cạnh email của người nhận để chọn quyền của họ. Người dùng chỉ có thể xem nội dung của lịch hoặc họ cũng có thể chỉnh sửa chúng.
6. Bấm vào Đăng lại.

Tên người nhận sẽ chuyển xuống danh sách những người bạn đã chia sẻ lịch. Bạn cũng có thể thêm nhiều người vào danh sách này. Khi cấp quyền cho họ, bạn có thể chỉ định các mức quyền khác nhau cho những người khác nhau. Vì vậy, một người chỉ có thể xem lịch trong khi người kia có thể chỉnh sửa nó. Điều này làm cho nó trở thành một tính năng tuyệt vời để cộng tác.

Bạn cũng có thể xóa mọi người khỏi danh sách. Để làm điều này:

1. Đi đến Chia sẻ và quyền menu bằng cách nhấp vào Đăng lại bên trong Lịch của Outlook.
2. Tìm liên hệ bạn muốn xóa khỏi lịch của mình và nhấp vào Rác biểu tượng ở bên phải tên của họ.

Cách chia sẻ lịch trên Outlook Mobile App

Outlook dành cho điện thoại di động không cho phép bạn có nhiều quyền kiểm soát trong việc chia sẻ lịch của mình như trên máy tính để bàn hoặc phiên bản web. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể chia sẻ các sự kiện cụ thể với các liên hệ của mình. Dưới đây là các bước để làm như vậy:

1. Trên màn hình chính của ứng dụng Outlook, hãy nhấp vào Lịch ở góc dưới cùng bên phải của màn hình.
2. Trên màn hình lịch, nhấp vào màu xanh lam cộng (+) biểu tượng. Thao tác này sẽ đưa bạn đến một màn hình mới cho phép bạn tạo sự kiện.

3. Nhập Tiêu đề của sự kiện đầu tiên.
4. Nhập email của người nhận vào Những người hộp văn bản.
5. Đặt Ngày, Thời gian, và các thông số khác.
6. Bấm vào Đánh dấu ở trên cùng bên phải để lưu các thay đổi.

Cách hủy xuất bản lịch trong Outlook

bên trong Lịch xem trên ứng dụng khách Outlook của bạn:

1. Chọn Cài đặt và sau đó nhấp vào Xem tất cả cài đặt Outlook.
2. Đi đến Lịch và nhấp vào Lịch dùng chung.
3. Dưới Xuất bản lịchbấm vào Hủy xuất bản. Thao tác này sẽ xóa quyền truy cập của người nhận mà bạn đã chia sẻ lịch.

Tìm hiểu thêm về Outlook

Bây giờ bạn đã biết cách chia sẻ lịch trên mọi phiên bản Outlook, nhưng đây là một bộ email mạnh mẽ và vẫn còn nhiều điều cần tìm hiểu trước khi bạn coi mình là người dùng chuyên nghiệp. Hãy tiếp tục luyện tập và bạn sẽ cộng tác qua email tốt hơn bao giờ hết.