Các sử dụng tốt nhất cho Hộp tìm kiếm Microsoft 365
Hộp tìm kiếm của Microsoft mạnh hơn bạn nghĩ. Bạn có thể sử dụng nó để nhanh chóng tìm thông tin, tệp và mẹo theo ngữ cảnh cụ thể trong ứng dụng Microsoft 365 mà bạn đang làm việc.
Có một số tính năng hộp tìm kiếm được chia sẻ giữa các ứng dụng Microsoft 365. Các tính năng khác độc đáo hơn đối với các ứng dụng riêng lẻ. Việc hiểu các tính năng hàng đầu chỉ có thể tăng tốc quy trình làm việc của bạn, như chúng ta sẽ thảo luận hôm nay.
Mục Lục
Hộp Tìm kiếm Microsoft là gì?
Nhờ có Internet, lượng thông tin trong tầm tay của bạn là vô hạn. Tất cả những gì bạn cần làm là tìm những gì bạn muốn. Chính nguyên tắc này đã làm cho hộp tìm kiếm của Microsoft trở nên rất hữu ích.
Hộp tìm kiếm đưa bạn đến thông tin, tệp, ảnh hoặc người mà bạn muốn nhanh hơn và ít chuyển đổi giữa các ứng dụng và thư mục hơn.
Hộp tìm kiếm có sẵn trên các ứng dụng Microsoft 365. Bạn tìm thấy hộp phía trên ruy-băngvới từ Tìm kiếm mời bạn tham gia. Một số người dùng có thể chỉ thấy kính lúp mở rộng vào hộp khi được nhấp vào, tùy thuộc vào cài đặt của bạn. Tùy thuộc vào phiên bản Microsoft 365 của bạn, hộp tìm kiếm có thể được gọi là Nói với tôi và có một bóng đèn thay cho kính lúp.
Nhấp vào hộp tìm kiếm và các tìm kiếm và đề xuất gần đây sẽ xuất hiện trong menu thả xuống. Nhập một chữ cái và các gợi ý sẽ lặp lại tương ứng.
Cách tốt nhất để sử dụng hộp tìm kiếm là nhập một từ hoặc cụm từ. Ví dụ, Pivot Table trong Excel hoặc View trong Word. Điều này sẽ điền nhiều kết quả có liên quan hơn.
Nếu bạn không thấy những gì bạn đang tìm kiếm, hãy nhấp vào Kết quả tìm kiếm khác. Bạn có thể thấy những gì bạn muốn ở đó.
Tại sao Sử dụng Hộp Tìm kiếm của Microsoft?
Bỏ qua khả năng này? Chỉ với một vài thao tác, bạn có thể nhấp qua thư mục liên quan và mở tệp bạn muốn. Tương tự, một vài lần nhấn có thể mở thông tin bạn cần từ công cụ tìm kiếm dựa trên trình duyệt.
Có lẽ đó là sự thật.
Nhưng lần cuối cùng bạn cân nhắc xem bạn mất bao lâu để có được một tệp hoặc một phần thông tin? Bao nhiêu giây hoặc bao nhiêu nhấp chuột? Việc tìm kiếm tệp hoặc thông tin mất bao nhiêu thời gian để làm việc tập trung trong một môi trường làm việc vốn đã mất tập trung?
Có lẽ mất nhiều thời gian hơn bạn nghĩ ban đầu, đặc biệt là khi bạn có thể sử dụng một giải pháp thay thế rất dễ tiếp cận: nhảy vào hộp tìm kiếm, nhấn vào một hoặc hai từ và tìm những gì bạn cần.
Công cụ tìm kiếm trên Microsoft 365 là một phần của xu hướng rộng lớn hơn hướng tới việc máy tính sử dụng tốt hơn những gì họ biết về bạn. Khả năng tìm kiếm trong Microsoft 365 và Google Workspace, hiện đã mạnh đến mức nhiều thư mục để lưu trữ tệp có thể trông lỗi thời.
Tính năng hộp tìm kiếm của Microsoft
Hộp tìm kiếm có một số tính năng cốt lõi hoạt động nhất quán trên các ứng dụng Microsoft 365.
- Vị trí. Bạn sẽ tìm thấy hộp tìm kiếm ở đầu ứng dụng, phía trên ruy-băng, mặc dù nó có thể được thu nhỏ dưới dạng kính lúp, tùy thuộc vào cài đặt của bạn. Phím tắt trên bàn phím Windows là Alt + Q.
- Từ hoặc cụm từ. Bạn có thể nhập một từ hoặc một cụm từ vào hộp tìm kiếm và nhận được một loạt các kết quả theo ngữ cảnh cụ thể. Ví dụ: khi ở trong Outlook, hộp sẽ hiển thị email trước tài liệu Word.
- Kỉ niệm. Hộp tìm kiếm sẽ tìm hiểu hành vi của bạn và hiển thị thông tin cho bạn một cách thông minh hơn. Các tìm kiếm gần đây nhất của bạn được lưu, vì vậy bạn có thể truy cập lại chúng một cách nhanh chóng.
-
Lời khuyên. Nếu bạn cần tra cứu cách thực hiện một tác vụ cụ thể trong một ứng dụng, chỉ cần nhập một từ được liên kết với nhiệm vụ đó vào hộp. Bạn sẽ tìm thấy tài liệu Trợ giúp hoặc video để hỗ trợ bạn.
- Tìm kiếm trên web. Nếu bạn muốn nghiên cứu thêm về một chủ đề, hãy nhập chủ đề đó vào hộp tìm kiếm và thông tin cơ bản sẽ xuất hiện trong ứng dụng, cùng với kết quả tìm kiếm Bing sẽ mở ra trong trình duyệt khi nhấp vào.
- Định nghĩa. Cần nhanh chóng lấy định nghĩa của một từ? Chỉ cần gõ nó và bạn sẽ nhận được câu trả lời.
- Truy cập tệp. Nhập tên tệp và thiết bị của bạn sẽ tìm thấy tệp đó. Bạn có thể chèn tệp vào bất cứ nơi nào bạn hiện đang làm việc hoặc chọn thông tin từ tệp mà bạn sao chép vào.
- Sự chia sẻ. Thể loại Chia sẻ vào hộp tìm kiếm và bạn sẽ có thể chia sẻ liên kết đến tệp hiện tại của mình với các cộng tác viên.
- Các hành động được đề xuất. Các phím tắt dành riêng cho ngữ cảnh này giúp bạn thực hiện các hành động được đề xuất nhanh hơn. Chúng sẽ xuất hiện khi bạn nhấp vào hộp tìm kiếm.
- Nhanh chóng truy cập cài đặt. Chỉ cần nhập một ký tự vào hộp tìm kiếm và bạn có thể nhanh chóng truy cập một cài đặt hoặc công cụ mà bạn có thể mất quá nhiều giây để tìm kiếm. Ví dụ: bạn muốn truy cập cài đặt đoạn văn trong Word, nhưng không nhớ chính xác vị trí của chúng? Đặt P và Cài đặt đoạn văn sẽ bật lên.
Tính năng hộp tìm kiếm của Microsoft theo ứng dụng
Hộp tìm kiếm có một số tính năng độc đáo trong mỗi ứng dụng Microsoft 365. Dưới đây là một số ví dụ để giúp bạn bắt đầu.
Quan điểm
- BCC. Bạn muốn nhanh chóng thêm BCC vào email? Nếu bạn chưa bật chức năng này để luôn bật, hãy nhập BCC vào hộp tìm kiếm. Một dòng cho BCC sẽ được thêm vào email.
- Các bước nhanh chóng. Bạn đã thiết lập Các bước nhanh để quản lý Hộp thư đến của mình tốt hơn chưa? Nhập chữ Q vào hộp tìm kiếm và tùy chọn Bước nhanh sẽ xuất hiện.
- Chèn một cuộc thăm dò ý kiến. Cần nhanh chóng thăm dò ý kiến một nhóm đồng nghiệp? Mở email mới, nhập Bỏ phiếu vào hộp tìm kiếm, sử dụng nút biểu quyết và chọn kiểu thăm dò ưa thích của bạn.
Từ
- Sử dụng lại nội dung. Khả năng sử dụng lại nội dung từ một tệp cụ thể thực sự nổi bật trong Word. Trong khi làm việc trong một tài liệu, bạn có thể muốn chèn một chút văn bản từ một tài liệu khác. Sử dụng hộp tìm kiếm để tìm tệp và mở tệp đó trong ngăn tìm kiếm. Nhấp vào ba dấu chấm ở bên phải của tệp, trước khi nhấn Sử dụng lại nội dung. Sau đó, sao chép và dán văn bản bạn cần vào tài liệu hiện tại của mình.
- Lượt xem. Bạn có thể nhanh chóng thay đổi chế độ xem. Nhập “Xem” vào hộp tìm kiếm và bạn sẽ thấy các tùy chọn cho Chế độ hiển thị theo ô, Toàn bộ trang, Xem đường lưới, Xem đường lưới bảngvà Xem dàn bài.
Excel
- Panes đóng băng. Nhập F vào hộp tìm kiếm> Panes đóng băng. Bạn sẽ giữ cho các hàng và cột hiện được chọn hiển thị trong khi phần còn lại của trang tính cuộn.
- Nói. Gõ Nói và bạn nhận được các tùy chọn để Nói các ô theo hàng hoặc cột.
PowerPoint
- Huấn luyện viên diễn giả. Nhập “Coach” và bạn sẽ thấy một hành động để tham gia một phiên với Speaker Coach, điều này có thể cải thiện kỹ năng thuyết trình của bạn.
- Trượt Master. Nhập S vào hộp tìm kiếm> Slide Master và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chỉnh sửa các trang chiếu chính, một tính năng nổi tiếng là khó tìm đối với những người dùng PowerPoint không thường xuyên.
Sử dụng Hộp tìm kiếm của Microsoft để làm việc nhanh hơn
Tiết kiệm thời gian cho bản thân và dừng việc tìm kiếm ruy-băng để có cài đặt phù hợp hoặc tìm kiếm trong các thư mục cho các tệp cụ thể. Thay vào đó, hãy ở trong ứng dụng Microsoft 365 mà bạn đang làm việc và nhập một vài từ vào hộp tìm kiếm của Microsoft để có kết quả theo ngữ cảnh cụ thể. Bạn sẽ tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm nhanh hơn nhiều.
Đọc tiếp
Thông tin về các Tác giả
