Cách khóa Zoho Writer khi cộng tác và nhiều thủ thuật thú vị khác

Nếu bạn thường xuyên làm việc trên các trình xử lý văn bản như Google Docs hoặc Zoho Writer, thì bạn phải biết rằng việc tạo ra một tài liệu hoàn hảo thường đòi hỏi phải viết lại rất nhiều từ đầu. Có thể là việc bổ sung các câu mới hoặc sửa chữa các sai sót trước đó. Tình hình tương đối dễ dàng nếu bạn đang làm việc một mình trên một tài liệu.

Tuy nhiên, nếu bạn đang cộng tác với các thành viên trong nhóm của mình, điều quan trọng là bạn phải biết cách hợp lý hóa trải nghiệm. Sau cùng, bạn sẽ không muốn đồng nghiệp của mình làm việc và làm lại trên cùng một khối liên tục.

Rất may, Zoho Docs (nhà văn) đi kèm với một tùy chọn tiện lợi cho phép bạn khóa một phần nhất định của tài liệu trong khi cộng tác với những người khác. Do đó, trong bài đăng hôm nay, chúng ta sẽ khám phá cách khóa Zoho Writer trong quá trình cộng tác và các tính năng nâng cao khác.

Cách khóa nội dung đã chọn để cộng tác

Bước 1: Khi bạn đã hoàn thành phần tài liệu của mình, hãy nhấp vào nút Xem lại ở trên cùng.

Bước 2: Tiếp theo, chọn đoạn văn bản mà bạn muốn khóa. Nhấp vào biểu tượng Khóa nhỏ ở trên cùng và chọn Khóa nội dung đã chọn, thế là xong.

Giờ đây, bất cứ khi nào ai đó trong nhóm được chia sẻ của bạn nhấp vào khối văn bản đó, họ sẽ thấy biểu tượng Khóa nhỏ và thông báo “Nội dung đã bị khóa bởi …” để chỉnh sửa.

Ghi chú: Các tính năng cộng tác chỉ có sẵn cho chủ sở hữu tài liệu. Để thiết lập đồng sở hữu, hãy nhấp vào Chia sẻ và cấp quyền Đồng sở hữu cho người dùng.

Cách cho phép chỉnh sửa cho một người cụ thể

Tuy nhiên, chúng ta đều biết rằng làm việc trên cùng một tài liệu với những người khác không nhất thiết phải là một công việc trắng đen. Đôi khi bạn muốn một khối văn bản chỉ được chỉnh sửa bởi một thành viên nhất định trong nhóm của bạn. Trong những tình huống như thế này, chắc chắn bạn sẽ không muốn soạn thảo một email khác nêu chi tiết ai sẽ chỉnh sửa phần nào và phần thích.

Đó là khi các tính năng Nâng cao của Zoho Writer được sử dụng. Để kích hoạt nó, hãy chuyển đến chế độ Xem lại và nhấp vào biểu tượng Khóa. Tiếp theo chọn vào Tùy chọn nâng cao.

Bây giờ, hãy thêm địa chỉ email của người mà bạn muốn cấp quyền độc quyền và nhấn nút Khóa. Đó là tất cả!

Mẹo hay: Khóa Nội dung không được chọn hoạt động giống như một công cụ Đảo ngược lựa chọn. Bạn chọn một phần văn bản mà bạn không muốn chỉnh sửa, sau đó chọn tùy chọn thứ hai. Phần còn lại sẽ do Zoho Writer lo.

Làm thế nào để che văn bản

Một lần nữa, nếu bạn là chủ sở hữu của một tài liệu và bạn muốn biên tập lại hoặc che dấu một khối văn bản nhất định, Zoho Writer cho phép bạn làm điều đó. Nó có ích khi bạn phải thêm dữ liệu nhạy cảm và không muốn mọi người trong nhóm của bạn đọc nó.

Tuy nhiên, Mask không hoạt động giống như hầu hết các công cụ, có nghĩa là bạn không thể chọn một đoạn văn bản và sau đó tạo mặt nạ cho nó. Thay vào đó, bạn phải nhấp vào biểu tượng và sau đó nhập dữ liệu.

Bước 1: Công cụ cho nhiệm vụ này là Mặt nạ, được biểu thị bằng biểu tượng con mắt nhỏ ở trên cùng. Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm văn bản và nhấp vào nó. Điều đó sẽ thêm một hộp văn bản được biểu thị bằng các đường chấm.

Bước 2: Bây giờ, hãy thêm văn bản, và đó là về nó.

Trong khi bạn có thể thấy văn bản có màu xám, các cộng tác viên khác sẽ thấy các dòng được biểu thị bằng dấu hoa thị. Đúng, giống như những bộ phim FBI cũ.

Cách tạm dừng cộng tác trên Zoho Writer

Rất may, quá trình tạm dừng hợp tác là một cuộc đi dạo trong công viên. Chỉ cần chuyển sang chế độ Xem lại và nhấp vào nút chuyển đổi Tạm dừng cộng tác ở trên cùng.

Khi hoàn tất, bạn sẽ thấy cảnh báo ở trên cùng rằng không cộng tác viên nào của bạn có thể chỉnh sửa tài liệu. Mặt khác, các cộng tác viên sẽ thấy rằng tài liệu đã được kiểm tra bởi một trong các thành viên trong nhóm của bạn.

Vì vậy, lần tới khi bạn thấy tài liệu được kiểm tra, bạn sẽ biết phải làm gì, thay vì nhấp vào các nút và công cụ khác nhau.

Thưởng cho Zoho Writer Mẹo và Thủ thuật

1. Cách Xem Lịch sử Tài liệu

Khi bạn thường xuyên cộng tác trên một tài liệu, điều cần thiết là bạn phải biết ai đã thực hiện các thay đổi và khi nào. May mắn cho chúng tôi, Zoho Writer đi kèm với một tính năng Lịch sử xem tiện lợi. Với nó, bạn không chỉ có thể xem ai đã thực hiện các thay đổi mà còn có thể xem các bổ sung mới nhất cho một phiên bản. Ngoài ra, bạn cũng có thể so sánh các phiên bản khác nhau, nếu có nhu cầu.

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Xem Lịch sử ở trên cùng (biểu thị bằng bộ đếm thời gian cát). Một lần nữa, bạn sẽ tìm thấy nó trong chế độ Xem lại.

Bước 2: Bây giờ, điều này sẽ hiển thị các phiên bản khác nhau trên bảng điều khiển bên phải. Nhấp vào nút So sánh các phiên bản ở trên cùng, để so sánh các phiên bản.

Để xem các bổ sung mới nhất, hãy nhấp vào nút See What’s Changed và chọn thời gian. Tất cả các bổ sung văn bản mới cùng với các dấu ngắt dòng sẽ được đánh dấu.

2. Theo dõi các thay đổi

Mặc dù Writer có một số khả năng theo dõi nghiêm túc, nhưng đôi khi, nó trở nên quá cồng kềnh để xem qua từng cái trong số chúng. Nếu bạn là người cần xem xét các thay đổi theo cách siêu khẩn cấp, thì tùy chọn tốt nhất là bật tính năng Theo dõi Thay đổi.

Như bạn có thể đã đoán, nó làm nổi bật tất cả những thay đổi gần đây. Và việc chấp nhận hay từ chối những thay đổi này là tùy thuộc vào chủ sở hữu.

Để bật Theo dõi thay đổi, hãy chuyển đổi nút ở trên cùng. Các thành viên trong nhóm sẽ thấy nút màu xanh lá cây sáng lên ở trên cùng.

Bạn sẽ thấy tên và thời gian thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Ngay cả ngắt dòng nhỏ nhất cũng được theo dõi trong chế độ này. Là chủ sở hữu, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào các điểm nổi bật và chấp nhận / từ chối các thay đổi.

Sau khi thực hiện xong, văn bản sẽ chiếm màu văn bản mặc định.

3. Sử dụng thông báo email tích hợp

Muốn thông báo một số thay đổi mới liên quan đến tài liệu được chia sẻ của bạn? Không cần phải viết một email riêng biệt. Thay vào đó, Zoho Writer cho phép bạn thông báo cho họ qua tùy chọn email từ bên trong công cụ.

Nhấp vào biểu tượng Chữ cái nhỏ ở trên cùng. Tên của các cộng tác viên sẽ được thêm tự động. Tất cả những gì bạn cần làm là thêm chủ đề và nội dung và nhấn nút Gửi.

Cộng tác một cách thông minh

Đã qua rồi cái thời bạn phải phụ thuộc vào chuyển tiếp email để cộng tác trên một tài liệu. Các dịch vụ xử lý văn bản như Google Docs và Zoho Writer giải tỏa sự thất vọng thông qua các tính năng cộng tác thông minh của họ. Chúng giúp bạn theo dõi các thay đổi và cho phép bạn sắp xếp công việc của mình và tiết kiệm thời gian trong quá trình này.

Tiếp theo: Nói về quản lý thời gian, nếu bạn tình cờ sở hữu một chiếc điện thoại Android với Android Pie, hãy xem qua bài viết dưới đây để trở thành một con quái vật về năng suất.