3 điều bạn có thể làm với Excel mà ChatGPT không thể làm được

AI hiện có thể được sử dụng cho nhiều mục đích hơn bao giờ hết. Mặc dù trước đây không thể thực hiện được, nhưng giờ đây, các tác vụ như tạo tác phẩm nghệ thuật chất lượng cao và soạn ứng dụng web đều có thể thực hiện được. Nhiều công việc trước đây không thể thực hiện được bằng máy tính đột nhiên có nguy cơ bị tự động hóa.

Với những tiến bộ ngày càng tăng với tốc độ đáng báo động, thật dễ dàng để lo lắng rằng công việc của bạn có nguy cơ bị tự động hóa. Bất chấp những khả năng đáng ngạc nhiên mà các chương trình AI như ChatGPT đã thể hiện, vẫn có những nơi con người có thể vượt trội hơn chúng. Dưới đây là ba điều bạn có thể thực hiện bằng cách sử dụng Excel mà ChatGPT vẫn chưa thể thực hiện được.

1. Sử dụng Excel để lưu trữ báo cáo dài hạn và nhập dữ liệu

Có hy vọng trong một vài nhiệm vụ phổ biến cho những người lo lắng rằng AI có thể sẽ thay thế công việc của họ. Đạt được năng lực bổ sung trong VBA của Excel và thế giới rộng lớn của các công cụ phân tích tự động có thể giúp bạn thăng tiến trong thị trường việc làm.

ChatGPT có thể tạo và phân tích nhiều loại dữ liệu và thông tin báo cáo chung. Tuy nhiên, một điều mà nó vẫn chưa thành thạo là lưu trữ thông tin đó trong nhiều phiên. Điều đó có nghĩa là để tận dụng tối đa tập dữ liệu không ngừng phát triển vẫn cần có con người định dạng và làm sạch dữ liệu.

Bất chấp những suy luận chính xác không thể nghi ngờ, AI có thể tạo ra một tập hợp dữ liệu nhất định, việc nhập lại thông tin đó với mỗi phiên vẫn cực kỳ tốn thời gian và có vấn đề. Điều này có nghĩa là vẫn có nơi để tạo các báo cáo được làm sạch ở định dạng cao, thực hiện bảo trì cần thiết và lưu trữ dữ liệu để sử dụng lâu dài.

Điều đó cũng có nghĩa là bất chấp những nỗ lực tốt nhất của ChatGPT, trừ khi họ xây dựng giao diện khách hàng được thiết kế riêng cho mục đích sử dụng nhiều phiên, con người sẽ luôn được yêu cầu tải lên lại dữ liệu liên quan.

Ngoài việc lưu trữ và nhập dữ liệu đơn giản, luôn có sẵn một thị trường mở để phân tích tự động định kỳ vượt quá khả năng hiện tại của ChatGPT. Mặc dù việc sử dụng ChatGPT để phân tích xu hướng bán hàng là hữu ích, nhưng việc nhận được cảnh báo thông báo cho bạn về sự thay đổi lớn của thị trường sẽ khó khăn hơn nhiều.

Nhiều công ty cung cấp các dịch vụ chuyên biệt cho phép bạn kết nối dữ liệu bán hàng do Excel tạo ra thông qua API để theo dõi dữ liệu trong thời gian thực. Làm như vậy giúp tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu thủ công vào các chatbot AI như ChatGPT. Nó cũng loại bỏ hoàn toàn nhu cầu phân tích rườm rà như vậy, trong khi vẫn duy trì các công việc cần thiết của con người.

Mặc dù việc xây dựng một báo cáo đơn lẻ có thể hữu ích nhưng các xu hướng hữu ích sẽ dễ thấy hơn trong thời gian dài. Xây dựng bảng điều khiển để trực quan hóa xu hướng dữ liệu và cảnh báo ngay lập tức khi có sự cố xảy ra vẫn là một kỹ năng có giá trị cao.

2. Tạo báo cáo có thể tùy chỉnh trong Excel

Mặc dù việc tạo một báo cáo đơn lẻ bằng ChatGPT rất đơn giản, nhưng một tập hợp dữ liệu được cố định kịp thời không phải lúc nào cũng có lợi. Một trong những khả năng mạnh mẽ nhất mà Excel cung cấp cho chúng tôi là khả năng tạo báo cáo mà người đọc có thể tùy chỉnh ngay lập tức.

Thay vì dành thời gian để tạo một báo cáo chi phí riêng cho từng bộ phận trong công ty của bạn, bạn có thể sử dụng Excel để tạo một báo cáo toàn công ty tùy chỉnh duy nhất. Việc thêm danh sách thả xuống để lọc dữ liệu theo giá trị trong một cột rất nhanh chóng và dễ thực hiện.

Nó có thể làm cho một báo cáo chi phí cơ bản có thể được sử dụng nhiều lần trong toàn bộ tổ chức. Làm như vậy giúp bạn không phải lập các báo cáo sử dụng một lần chỉ tập trung vào một khoảng thời gian trong một bộ phận. Điều này cho phép người dùng lọc thông tin dựa trên công việc họ hiện đang làm.

Việc thêm vào một số điều khiển có thể tạo ra trải nghiệm phức tạp và nhiều sắc thái hơn cho người đọc báo cáo của bạn. Cân nhắc tùy chỉnh khung thời gian, thêm giới hạn để loại bỏ giá trị ngoại lệ hoặc tính toán dữ liệu tùy chỉnh trong báo cáo của bạn.

Bảng điều khiển dựa trên dữ liệu hầu như luôn là một bổ sung có giá trị cho các hệ thống báo cáo lưu trữ lượng lớn thông tin. Nếu bạn có khả năng tạo một trang tổng quan có thể dễ dàng xử lý khối lượng dữ liệu lớn, thì bạn có khả năng luôn được tuyển dụng hiệu quả. Dành thời gian để tìm hiểu cách sử dụng một số chức năng bí truyền hơn của Excel để đảm bảo người đọc của bạn có thể điều chỉnh các báo cáo của bạn theo nhu cầu của bộ phận của họ.

Làm cho báo cáo của bạn hữu ích hơn bằng cách thêm một số tính năng Excel đơn giản. Đảm bảo báo cáo của bạn có thể lấy các khung thời gian thay đổi, tự động nêu bật các vấn đề tiềm ẩn và làm sạch dữ liệu để lưu trữ lâu dài và linh hoạt.

3. Biểu mẫu dễ sử dụng trong Excel

Biểu mẫu là một tùy chọn Excel tuyệt vời khác dành cho những người đang tìm kiếm giá trị mà ChatGPT không thể cung cấp. Nhập thông tin theo cách thủ công có thể tốn thời gian và bực bội. Cung cấp cho người dùng cuối tùy chọn nhập dữ liệu một cách độc lập khi dữ liệu phát sinh giúp giải phóng thời gian và năng lượng dành cho việc phân tích kết quả.

Các chương trình AI có thể cho bạn biết cách điền tất cả các mục vào một biểu mẫu, nhưng làm cho nó thân thiện với người dùng lại là một câu chuyện khác. Tạo một bảng tính dễ sử dụng để phân tích dữ liệu được cung cấp là một quy trình hợp lý hơn nhiều so với việc người dùng cuối cung cấp dữ liệu cho bạn, chỉ để sau đó bạn đưa dữ liệu đó cho một công cụ AI để phân tích.

Ghép nối một chút VBA cơ bản với danh sách điều khiển mở rộng của Excel cho phép tạo các biểu mẫu phức tạp đáng ngạc nhiên. Liên kết các bảng tính khác nhau với các biểu mẫu là một kỹ năng đơn giản nhưng có giá trị cần thành thạo. ChatGPT có thể có khả năng diễn giải dữ liệu nhưng việc cung cấp cho người dùng của bạn một cách an toàn để nhập dữ liệu vẫn nằm ngoài khả năng của nó.

Đối với những người muốn kết hợp các biểu mẫu và lưu trữ dữ liệu dài hạn, việc xem xét các cách khác nhau để xuất dữ liệu từ Excel là điều cần thiết. Học cách lấy dữ liệu từ biểu mẫu nhập vào cơ sở dữ liệu SQL có thể giúp bảo vệ công việc của bạn và giữ cho công việc của bạn luôn cần thiết.

ChatGPT vẫn chưa tự động khiến bạn mất việc

Excel có nhiều tác vụ vẫn nằm ngoài phạm vi của ChatGPT và nhóm hàng nhái do máy học điều khiển. Với những tiến bộ mới đang gia tăng với tốc độ đáng báo động, thật dễ dàng để lo lắng rằng tự động hóa có thể nhắm đến công việc của bạn tiếp theo.

Tuy nhiên, đối với tất cả những tiến bộ mà AI đã đạt được, nhiều vị trí vẫn yêu cầu con người. Các hạn chế như dung lượng lưu trữ ngắn hạn và nhu cầu chạy lại dữ liệu để tạo nhiều báo cáo vẫn còn thiếu các công cụ như ChatGPT.

Tìm hiểu cách tạo các báo cáo và biểu mẫu có thể tùy chỉnh cho phép nhập dữ liệu trong Excel có thể giúp duy trì công việc của bạn. Đối với những người lo ngại rằng vị trí của họ có thể phải đối mặt với tự động hóa, vẫn còn rất nhiều kỹ năng Excel nằm ngoài khả năng của AI trong tương lai gần.