10 Sai Lầm Khiến Email Doanh Nghiệp Trông Không Chuyên Nghiệp

Không bao giờ gửi email được xây dựng kém. Các cấu trúc khủng khiếp không chỉ làm lộn xộn thông điệp mà còn tạo cho người nhận ấn tượng tiêu cực về đạo đức làm việc và tính chuyên nghiệp của bạn. Kỹ năng giao tiếp tốt là rất quan trọng trong bất kỳ ngành công nghiệp nào.

Để tránh những sai lầm, hãy đọc lại bản nháp của bạn. Sửa các lỗi và thực tiễn không tốt thường bị bỏ qua khiến email trở nên thiếu chuyên nghiệp.

1. Dòng chủ đề spam

Các nhà tiếp thị nghĩ rằng các dòng chủ đề bán hàng làm tăng tỷ lệ mở email; thật không may, họ mang lại kết quả ngược lại. Người nhận có xu hướng bỏ qua các email quảng cáo quá mức. Trừ khi họ đã biết bạn, họ không có nghĩa vụ phải kiểm tra tin nhắn của bạn.

Thay vì bán hàng-y, hãy hấp dẫn. Soạn các dòng chủ đề thu hút sự chú ý bao gồm các từ mô tả, kích thích tư duy. Khơi gợi trí tò mò của độc giả. Bạn có thể sử dụng các câu hỏi mở và quảng cáo chiêu hàng—chỉ cần đảm bảo chúng liên quan đến thông điệp của bạn. Nếu không, người nhận có thể chặn bạn vì lạm dụng các chủ đề dụ nhấp chuột.

2. Truyện cười và nhận xét dí dỏm

Hãy suy nghĩ kỹ trước khi chèn những câu chuyện cười vào email công việc của bạn. Mặc dù chia sẻ tiếng cười có thể giúp bạn xây dựng mối quan hệ trong một số trường hợp, nhưng nó thường gây hại nhiều hơn lợi. Truyện cười rất khó gửi qua email. Ngay cả những cách chơi chữ vui vẻ cũng có thể bị coi là mỉa mai hoặc xúc phạm nếu người đọc hiểu lầm bạn.

Theo nguyên tắc chung, bỏ qua những trò đùa. Thay vào đó, hãy khám phá những cách khác để xoa dịu tâm trạng, chẳng hạn như chia sẻ câu chuyện cá nhân hoặc thảo luận về mối quan tâm chung. Dễ gần và thân thiện không đòi hỏi phải hài hước.

3. Biểu tượng cảm xúc và dấu chấm câu thừa

Ngày nay, nhiều nhà cung cấp hộp thư chứa biểu tượng cảm xúc. Các nền tảng như Outlook và Gmail thậm chí còn cho phép bạn chèn biểu tượng cảm xúc vào dòng chủ đề.

Mặc dù thú vị và sáng tạo, nhưng chúng không thuộc về email công việc. Mọi người cảm nhận biểu tượng cảm xúc khác nhau. Chẳng hạn, trong khi bạn có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc mặt cười để bày tỏ niềm vui, những người khác có thể coi đó là sự mỉa mai. Biểu tượng mặt cười không phải lúc nào cũng truyền tải thông điệp dự định của bạn.

Ngoài ra, các nhà tiếp thị mờ ám cũng thích các biểu tượng cảm xúc. Nếu bạn thường xuyên sử dụng chúng, người nhận có thể liên kết bạn với các cuộc tấn công lừa đảo, bản tin bán hàng và quảng cáo khuyến mãi quá mức.

4. Lỗi đánh máy và lỗi ngữ pháp

Typos không thay đổi ý định. Ngay cả khi bạn viết sai chính tả từng từ trong email, người đọc vẫn sẽ hiểu nó thông qua các manh mối ngữ cảnh. Các lỗi ngữ pháp nâng cao có thể gây nhầm lẫn nhưng văn bản sẽ không khó hiểu.

Điều này có nghĩa là bạn có thể bỏ qua lỗi chính tả? Chắc chắn không phải! Mặc dù lỗi chính tả và ngữ pháp không làm hỏng thông điệp của bạn, nhưng chúng có vẻ cẩu thả. Cho dù bạn đang quảng cáo chiêu hàng với một khách hàng tiềm năng hay cập nhật thông tin cho đồng nghiệp, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc lấy lòng tin của họ bằng cách viết thiếu chuyên nghiệp.

Cách tiếp cận tốt nhất là xem xét kỹ lưỡng các bản nháp trước khi gửi chúng. Chạy văn bản của bạn thông qua một trình kiểm tra chính tả đáng tin cậy, loại bỏ những từ thừa không cần thiết, điều chỉnh âm điệu cho phù hợp và hoán đổi các từ phức tạp thành những từ đơn giản hơn. Lặp lại các bước này nhiều lần nếu cần.

5. Đoạn văn dài

Hãy cẩn thận khi sao chép-dán bản nháp email từ Google Tài liệu hoặc Microsoft Word. Bộ xử lý văn bản có các cài đặt mặc định khác nhau. Bạn không thể mong đợi email của mình trông giống như khi bạn nhập chúng. Chúng sẽ điều chỉnh theo kiểu phông chữ, cỡ chữ và khoảng cách của chương trình hiện tại.

Cách tốt nhất là sao chép-dán mà không cần định dạng bằng cách nhấn Ctrl/Cmd + Shift + V thay vì chỉ Ctrl/Cmd + V. Thao tác này sẽ xóa các thay đổi định dạng trước đó. Và để tránh khối văn bản dài dòng, hãy giữ cho mỗi đoạn văn có từ hai đến ba câu.

6. Thông tin quá mức

Giải thích rộng rãi là có lợi, nhưng bạn phải tính thời gian chính xác. Đừng chỉ đặt ra những sự thật ngẫu nhiên. Người đọc có thể sẽ nhấp chuột khỏi email của bạn nếu bạn làm họ quá tải thông tin ngay từ đầu.

Chỉ chia sẻ những gì độc giả cần. Khi giải thích các chủ đề phức tạp, hãy đính kèm các tài liệu nghiên cứu có liên quan, lên lịch tư vấn ảo và đáp ứng tất cả các truy vấn theo cách của bạn.

7. Tuyên bố kết thúc chung

Tuyên bố kết thúc chung chung là xa vời. Chúng khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp, cộng với việc chúng làm suy yếu phần kết luận trong email của bạn. Bạn sẽ có ít cơ hội đóng cửa thành công hơn. Khi kết thúc email, hãy sử dụng cách thay thế ngắn gọn, trực tiếp hơn thay cho “Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn”.

Chúng đã bị lạm dụng quá mức rồi. Người đọc đã nhìn thấy chúng hàng trăm lần trước đây—chúng sẽ không để lại tác động tích cực. Thay vì sử dụng các dòng chung chung, hãy sử dụng CTA mạnh mẽ. Cho độc giả của bạn biết các tùy chọn của họ và hướng dẫn họ hành động trên email của bạn.

8. Tệp đính kèm không cần thiết

Tệp đính kèm email giúp dễ dàng chia sẻ thông tin. Thay vì khiến người đọc quá tải với những thông điệp dài dòng, không được yêu cầu, hãy hướng họ đến các nguồn có liên quan. Làm như vậy tiết kiệm thời gian cho tất cả các bên liên quan.

Như đã nói, bạn cũng nên hạn chế gửi tệp hàng loạt. Người dùng thường nghi ngờ về việc mở tệp đính kèm vì chúng có thể phát tán phần mềm độc hại. Gửi email nhiều tệp thậm chí còn làm tăng mối lo ngại về bảo mật.

Nếu bạn phải gửi đồng thời nhiều tài liệu, hãy sử dụng công cụ chia sẻ tệp như Dropbox. Tải các tệp lên nền tảng ưa thích của bạn, đặt các giới hạn quyền riêng tư cần thiết, sau đó gửi liên kết truy cập qua email.

9. Định dạng “Sáng tạo”

Tránh chơi với phông chữ táo bạo. Bạn có thể gạch chân, in nghiêng hoặc in đậm văn bản để nhấn mạnh nhưng sử dụng kiểu, màu và kích cỡ phông chữ mặc định.

Kiểu chữ “Sáng tạo” mang lại lợi ích không đáng kể trong môi trường chuyên nghiệp. Họ đánh lạc hướng người đọc khỏi email của bạn. Thay vì hiểu ý định của thông điệp, tâm trí của họ sẽ tập trung vào các màu sắc và phong cách khác nhau mà bạn đã sử dụng.

Ngoài ra, các định dạng lạ khiến bạn trông sơ sài. Các nhà cung cấp dịch vụ gửi thư thậm chí còn gửi thẳng các email có thiết kế và màu sắc kỳ quặc vào thư mục thư rác.

Chỉ sử dụng các mẫu quảng cáo nếu chúng phù hợp với thương hiệu của bạn. Chẳng hạn, ví dụ dưới đây cho thấy cách một nền tảng gặp gỡ ảo có tên là Gather chia sẻ các tính năng của nó mà không ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp.

10. Động cơ không rõ ràng

Cuộc trò chuyện nhỏ có thể giúp giảm nhẹ các cuộc họp khó xử, nhưng nó hiếm khi phù hợp với email công việc. Đừng vòng vo nữa. Hầu hết mọi người sẽ nhấp chuột bỏ đi nếu họ thấy thông điệp của bạn tẻ nhạt và khó hiểu.

Để hiểu rõ quan điểm của bạn, hãy sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích. Phần giới thiệu phải ngắn gọn và thu hút sự chú ý, trong khi phần thân bài phải đề cập đến chủ đề đang bàn. Những lời giải thích mơ hồ cuối cùng sẽ dẫn đến các email tiếp theo lãng phí thời gian.

Nếu bạn không thể nén chủ đề vào một tin nhắn, thay vào đó hãy tổ chức một cuộc họp. Các ứng dụng cài đặt cuộc hẹn loại bỏ các email gửi đi gửi lại khi lên kế hoạch cho các cuộc gọi. Chỉ cần gửi email cho bên kia một liên kết lời mời và chờ phản hồi của họ.

Giữ email công việc của bạn chuyên nghiệp và đáng kính

Với số lượng email bạn gửi và nhận thường xuyên, mong rằng một số lỗi có thể bỏ qua. Các lỗi đánh máy thường xuyên là dễ hiểu. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc sử dụng các mẫu dưới trung bình một cách nhất quán sẽ phản ánh không tốt về bạn. Người nhận thậm chí có thể cảm thấy họ không xứng đáng với những email được cân nhắc kỹ lưỡng. Đừng bao giờ bỏ qua giai đoạn hiệu đính.

Để soạn email tốt hơn nữa, hãy nghiên cứu những email tồi mà bạn nhận được. Tìm điểm tương đồng giữa các quảng cáo chiêu hàng, bản tin và nỗ lực lừa đảo khác nhau trong thư mục thư rác của bạn. Mắc lỗi ngữ pháp là một chuyện, nhưng sử dụng địa chỉ IP trong danh sách đen, lạm dụng ngôn ngữ bán hàng và gửi liên kết ngẫu nhiên hàng loạt lại là chuyện khác.