6 điều cần làm để tối đa hóa công cụ năng suất của bạn

Mặc dù các ứng dụng năng suất được thiết kế để cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn, nhưng đôi khi có vẻ như chúng làm ngược lại. Đó là bởi vì bạn cần có các công cụ năng suất đặc biệt theo ý của bạn. Nhưng việc sử dụng chúng theo cách giúp bạn làm việc hiệu quả hơn là một việc khác.

Tất cả phụ thuộc vào cách bạn sử dụng chúng. Bài viết này trình bày các mẹo giúp bạn tối đa hóa các công cụ năng suất của mình.

Bước đầu tiên để sử dụng các công cụ năng suất của bạn hiệu quả hơn là nhận ra rằng chúng không thể làm nhiều việc độc lập. Mặc dù hầu hết mọi ứng dụng năng suất trên thị trường đều thề sẽ “làm cho” cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn, nhưng sự thật là chúng chỉ có thể làm được nhiều như vậy. Một số có thể tự hào về các tính năng và khả năng độc đáo với tiềm năng giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, nhưng cuối cùng chúng cũng chỉ là công cụ hỗ trợ.

Để tối đa hóa lợi ích của các công cụ năng suất, bạn cần phải rõ ràng về mục tiêu và mục tiêu của mình, đồng thời có các kỹ năng và hệ thống để hỗ trợ chúng. Điều này tương tự như việc một nhiếp ảnh gia có chiếc máy ảnh tốt nhất và có nhiều tính năng nhất nhưng vẫn không thể chụp được những bức ảnh đẹp. Biết được điều này và giảm bớt kỳ vọng về những gì mà các công cụ năng suất có thể giúp bạn đạt được là một điểm khởi đầu tuyệt vời.

Bạn cần các hệ thống và quy trình hỗ trợ các công cụ năng suất của mình để sử dụng chúng một cách hiệu quả. Đây là những trụ cột năng suất giúp gắn kết mọi thứ lại với nhau và cho phép bạn khai thác tối đa ứng dụng của mình. Nếu không có chúng, bạn sẽ liên tục đuổi theo ứng dụng năng suất mới nhất hứa hẹn trên thế giới nhưng không bao giờ thực sự đi đến đâu.

Ví dụ: việc viết ra tất cả các nhiệm vụ của bạn trong một ứng dụng danh sách việc cần làm là vô nghĩa nếu bạn không có hệ thống để giải quyết chúng. Một lý do cho điều này là mỗi nhiệm vụ có mức độ khẩn cấp và quan trọng khác nhau, và bạn chỉ có một lượng thời gian và năng lượng hạn chế mỗi ngày. Vì vậy, trong trường hợp này, bạn sẽ cần một hệ thống ưu tiên, như Ma trận Eisenhower, để giúp bạn tìm ra nhiệm vụ nào cần làm trước và đảm bảo rằng bạn đang đạt được tiến bộ cho những việc quan trọng nhất.

Trong các trường hợp khác, bạn có thể cần một hệ thống giúp bạn duy trì sự tập trung và hạn chế sự phân tâm hoặc chuyển đổi ngữ cảnh. Công việc theo lô là một hệ thống năng suất phù hợp có thể giúp thực hiện việc này. Nó liên quan đến việc nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau và thực hiện chúng lần lượt để giảm thiểu sự phân tâm và tối đa hóa sự tập trung của bạn.

Nhìn chung, mục tiêu là tìm hoặc thiết lập các hệ thống hỗ trợ các công cụ năng suất của bạn và giúp bạn đạt được kết quả mong muốn.

Với nhiều loại công cụ năng suất có sẵn trong tầm tay của bạn, có thể là một thách thức để chọn một công cụ phù hợp cho công việc hoặc hấp dẫn sử dụng nhiều tùy chọn đồng thời cho cùng một nhiệm vụ. Nhưng thường xuyên hơn không, việc sử dụng các công cụ năng suất khác nhau cho cùng một việc có thể dẫn đến nhầm lẫn và thực sự khiến bạn kém năng suất hơn. Vì vậy, điều quan trọng là bạn phải cẩn thận lựa chọn công cụ năng suất phù hợp, một công cụ sẽ phù hợp nhất với bạn dựa trên nhu cầu, mục tiêu và hoàn cảnh của bạn.

Để làm điều này, hãy bắt đầu bằng cách đánh giá nhu cầu của bạn và nhiệm vụ cụ thể mà bạn đang cố gắng hoàn thành. Từ đó, hãy nghiên cứu, so sánh các tùy chọn khác nhau và dùng thử (nếu có thể) để xem cái nào phù hợp nhất với bạn. Bạn có thể cần phải thử nghiệm với một số công cụ trước khi tìm thấy sự phù hợp hoàn hảo, nhưng cuối cùng thì nó sẽ đáng giá.

Khi bạn đã tìm thấy công cụ phù hợp, hãy tránh bị cám dỗ liên tục tìm kiếm ứng dụng mới nhất với các tính năng mới sáng bóng. Rất có thể, bạn sẽ không cần thêm nhiều công cụ năng suất hơn cho cùng một nhiệm vụ vì công cụ bạn đã đáp ứng tất cả nhu cầu của bạn. Vì vậy, bạn có thể gắn bó với các công cụ hiện tại của mình và tập trung vào việc sử dụng chúng hiệu quả hơn.

Bây giờ, bạn cần tìm hiểu chi tiết về bộ công cụ năng suất hiện tại của mình. Đây là điều cần thiết nếu bạn muốn tận dụng tối đa chúng và đạt được kết quả mong muốn. Hơn nữa, vì mục đích cuối cùng của chúng là tiết kiệm thời gian, nên việc biết mọi ngóc ngách của các công cụ của bạn sẽ giúp bạn sử dụng chúng hiệu quả hơn và hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

Ví dụ: nếu bạn là người dùng Slack, việc tìm hiểu các tính năng tiên tiến nhất của nó sẽ giúp giảm bớt quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và giúp giao tiếp với nhóm của bạn hiệu quả hơn. Hơn nữa, bạn cũng có thể tăng sức mạnh cho không gian làm việc Slack của mình bằng cách thêm một số tích hợp.

Người dùng Gmail cũng vậy. Học các phím tắt hữu ích nhất của nó sẽ giúp bạn lướt qua hộp thư đến nhanh hơn, giúp bạn tiết kiệm thời gian cho các tác vụ cần thiết khác. Nói chung, dành thời gian để học cách sử dụng các công cụ của bạn hiệu quả hơn sẽ được đền đáp về lâu dài bằng cách thúc đẩy năng suất của bạn.

Chúng tôi đã thiết lập rằng, trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ không cần nhiều ứng dụng cho cùng một tác vụ. Tuy nhiên, ở một nơi làm việc thông thường, bạn sẽ cần các giải pháp khác nhau để giao tiếp, quản lý tác vụ, lưu trữ đám mây và hơn thế nữa. Điều này có nghĩa là bạn sẽ lãng phí thời gian quý báu để chuyển đổi liên tục giữa các ứng dụng và có nguy cơ mất thông tin quan trọng.

Để tránh điều này, bạn cần tích hợp các công cụ năng suất của mình để làm cho chúng hoạt động liền mạch với nhau. May mắn thay, hầu hết các công cụ năng suất phổ biến đều cung cấp khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng, vì vậy bạn có thể dễ dàng kết nối những ứng dụng bạn sử dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc của mình. Bạn cũng có thể sử dụng tích hợp Zapier để tự động hóa quy trình quản lý tác vụ của mình.

Ngoài ra, khi tìm kiếm các công cụ phù hợp với nhu cầu của mình, bạn có thể chọn một bộ không gian làm việc bao gồm mọi thứ bạn cần ở một nơi. Ví dụ: Notion là một không gian làm việc tất cả trong một kết hợp một số tính năng, bao gồm quản lý tác vụ, ghi chú và cộng tác tài liệu trên cùng một nền tảng.

6. Tùy chỉnh thông báo của bạn

Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng, bạn cần quản lý cẩn thận các thông báo của mình để tránh bị phân tán và tập trung vào công việc. Theo mặc định, hầu hết các ứng dụng được thiết lập để gửi thông báo cho mọi thứ, điều này có thể nhanh chóng trở nên quá tải và khiến bạn khó tập trung.

Trước tiên, hãy xác định những thông báo nào là cần thiết cho bạn và tần suất bạn muốn nhận chúng. Sau đó, bạn có thể vào cài đặt của ứng dụng và tinh chỉnh tùy chọn thông báo để phù hợp với nhu cầu của mình. Đôi khi, khi làm một công việc tẻ nhạt đòi hỏi sự tập trung sâu sắc, bạn có thể tắt tất cả các thông báo để luôn tập trung.

Các công cụ năng suất có thể giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, nhưng chỉ khi bạn sử dụng chúng đúng cách. Với rất nhiều tùy chọn có sẵn trên thị trường, thật dễ dàng bị cuốn vào hội chứng ứng dụng mới sáng bóng và đánh mất nhu cầu và mục tiêu của mình.

Điều quan trọng là phải có chiến lược về bộ công cụ năng suất của bạn và chỉ sử dụng những công cụ phù hợp với nhu cầu cụ thể của bạn. Những mẹo mà chúng tôi đã chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn thực hiện điều đó và nâng năng suất của bạn lên một tầm cao mới.