Cách sử dụng Ghi chú cố định với Outlook để có email tốt hơn

Kiểm tra email là một phần trong thói quen làm việc hàng ngày của hầu hết các chuyên gia. Vì vậy, bạn nên tìm cách để đẩy nhanh quá trình này và làm cho nó bớt căng thẳng hơn một chút.

Một cách bạn có thể làm cho cuộc sống của mình dễ dàng hơn là sử dụng Microsoft Sticky Notes trên tài khoản email Outlook của bạn. Chúng ta hãy tìm hiểu làm thế nào.

Bắt đầu với việc sử dụng Microsoft Sticky Notes trên Outlook

Theo khảo sát năm 2018 của Adobe, người Mỹ dành khoảng 3,1 giờ mỗi ngày cho email. Vì vậy, đây là cách bạn có thể sử dụng các ghi chú gắn sẵn trong Outlook để tăng tốc độ thư từ qua email của mình.

Như tên cho thấy, đây là một ứng dụng ghi chú mà bạn có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Nhưng trước khi bạn có thể bắt đầu ghi chú vào nó, trước tiên bạn cần phải thiết lập nó.

Điều quan trọng cần biết là tính năng này chỉ hoạt động với Windows 10 và 11. Để bắt đầu:

1. Tải xuống ứng dụng Sticky Notes từ Microsoft store.
2. Đăng nhập vào ứng dụng Sticky Notes bằng tài khoản Microsoft của bạn.
3. Đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn.
4. Chọn tùy chọn Ghi chú được cung cấp trong menu ở phía bên trái.
5. Bấm vào Ghi chú mới để tạo một.
6. Bấm đúp vào ghi chú hiện có để chỉnh sửa nó.
7. Bấm vào ba dotes để xóa hoặc thay đổi màu của một ghi chú cụ thể.

Tất cả các ghi chú mà bạn tạo ở đây sẽ được đồng bộ hóa với ứng dụng Sticky Notes mà bạn đã tải xuống từ Microsoft Store. Hơn nữa, để truy cập các ghi chú này trên thiết bị di động của bạn (cho dù là Android hay iPhone), bạn sẽ cần tải xuống Microsoft OneNote. Khi bạn đã thiết lập ứng dụng, các ghi chú cũng sẽ tự động đồng bộ hóa ở đó.

Bằng cách đó, bạn có thể truy cập chúng bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào bạn muốn.

Khi bạn đã thiết lập nó, bạn có thể bắt đầu sử dụng nó cho các mục đích khác nhau. Một số cách sáng tạo để sử dụng nó được liệt kê dưới đây.

Tải xuống: Sticky Notes dành cho Windows (Miễn phí)

Tải xuống: Microsoft OneNote dành cho Android | iOS (Miễn phí)

Ghi chú để tiết kiệm thời gian

Điều đầu tiên và đơn giản nhất bạn có thể làm với ứng dụng này là ghi chú vào nó cho các cuộc họp, email, những thứ cần thiết để đưa vào email, v.v.

Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên nhận được phản hồi dài trong email và thường xuyên quay đi quay lại để kiểm tra xem bạn đã giải quyết mọi thứ chưa trước khi gửi dự án của mình, Sticky Notes có thể giúp bạn tiết kiệm thêm thời gian và công sức. Thêm những nhận xét đó dưới dạng gạch đầu dòng trong Ghi chú cố định của bạn có thể là một cách tuyệt vời để tránh rắc rối này.

Hơn nữa, bạn cũng có thể sử dụng những ghi chú này để theo dõi những phản hồi nhận được nhằm cải thiện công việc của mình. Ví dụ: bạn có thể không xem qua toàn bộ chuỗi email cho từng dự án đã gửi ở cuối để xem xét.

Do đó, hãy tóm tắt phản hồi bạn nhận được về việc hoàn thành mỗi bài tập trong một vài dòng và thêm chúng vào ghi chú dán của bạn. Vào cuối tháng, bạn sẽ có toàn bộ danh sách những việc bạn cần làm hoặc đã cải thiện.

Hơn nữa, bạn cũng có thể ghi chú cho các email bạn gửi hàng tuần với các thông tin khác như tên và địa chỉ email của người nhận và mục đích của email. Chỉ cần gạch bỏ danh sách khi bạn hoàn tất việc gửi chúng. Nó có thể giúp bạn kiểm soát đáng kể hộp thư đến của mình.

Thêm lời nhắc

Sử dụng Sticky Notes để thêm lời nhắc về những việc nhỏ bạn cần làm hôm nay và không muốn thêm vào lịch của mình.

Bạn cũng có thể đặt lời nhắc về các email bạn phải gửi hôm nay, các tin nhắn theo dõi, phỏng vấn hoặc các cuộc họp mà bạn cần tham gia.

Trả lời email nhanh hơn

Nhiều người dành hàng phút, nếu không phải hàng giờ để nghĩ cách trả lời email. Nó thường chiếm một phần lớn thời gian của chúng ta.

Sticky Notes là nơi hoàn hảo để thêm một dòng nhanh mà bạn có thể sử dụng để trả lời các loại email khác nhau. Tất cả những gì bạn cần làm là sao chép và dán văn bản từ đây.

Điều này đặc biệt đúng nếu bạn thường xuyên nhận được các truy vấn tương tự dưới các hình thức khác nhau. Bạn chỉ có thể tạo một mẫu để sử dụng cho chúng và thay đổi các chi tiết theo yêu cầu.

Tạo mẫu cho các mục đích khác nhau

Bên cạnh việc trả lời các truy vấn, chúng ta cần viết email cho nhiều trường hợp khác. Chúng tôi trải qua quá trình tư duy giống nhau mỗi lần để đảm bảo kết quả cuối cùng là chuyên nghiệp.

Do đó, hãy tạo các mẫu email được tạo sẵn cho những sự kiện như vậy để bạn không lãng phí đủ thời gian chỉ để nghĩ xem nên viết gì. Thay vào đó, hãy sao chép và dán nó từ Sticky Notes của bạn. Dưới đây là một số trường hợp bạn nên tạo trước một email:

• Xin lỗi qua email.
• Cảm ơn sếp hoặc đồng nghiệp của bạn.
• Chấp nhận một dự án mới.
• Xin nghỉ ốm.
• Yêu cầu gia hạn thời hạn.
• Theo dõi email.
• Yêu cầu cập nhật về dự án từ đồng nghiệp.

Giữ một danh sách kiểm tra email

Nếu bạn tham gia bán hàng, tìm kiếm một công việc mới hoặc làm việc với tư cách là một nhà thầu và cần phải gửi email thường xuyên, bạn có thể thử nghiệm và tìm ra email nào của bạn mang lại kết quả tốt và email nào không phù hợp. Cuối cùng, hãy phân tích các chi tiết bạn đã đề cập trong đó.

Dựa vào đó, hãy tạo một danh sách kiểm tra trong Ghi chú cố định của bạn để biết những gì cần đưa vào email của bạn và những gì cần tránh. Bạn có thể kiểm tra chéo từng email mới mà bạn soạn bằng danh sách kiểm tra này trước khi gửi để đảm bảo kết quả tốt hơn. Ví dụ:

1. Dòng tiêu đề của tôi có đề cập trực tiếp đến người nhận không?
2. Tôi đã chào người nhận chưa?
3. Có một cái móc tốt trong thời gian đầu?
4. Ý định của tôi với email này có rõ ràng không?
5. Tôi đã đọc lại nó chưa?
6. Tôi đã đính kèm các tài liệu hoặc liên kết cần thiết chưa?
7. Nó có bao gồm một lời kêu gọi hành động hay không?
8. Việc đăng xuất có đủ tốt không?

Giữ một danh sách các dòng chủ đề đã sẵn sàng để sử dụng

Tương tự như các mẫu email, bạn cũng có thể giữ một danh sách các dòng tiêu đề mạnh mẽ để giúp công việc của bạn dễ dàng hơn và tăng tốc quá trình. Để đảm bảo, bạn có thể tìm thấy một trong những khoảnh khắc chính xác, bạn có thể phân loại chúng bằng chữ in đậm và sử dụng chúng theo ý muốn.

Ví dụ,

• Cảm ơn [Full name]
• Sự nhầm lẫn trong Email cuối cùng của tôi
• Vui lòng chấp nhận dự án mới

Ghi chú cố định trong Outlook để làm cho cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn

Email có thể mất thời gian, nhưng chúng là thứ mà chúng ta không thể bỏ qua. Do đó, sử dụng một công cụ như Sticky Notes có thể giúp bạn gửi và phản hồi chúng nhanh hơn trước.

Ngoài ra, việc đồng bộ hóa tất cả các ghi chú của bạn với OneNote trên thiết bị di động và ứng dụng Sticky Notes trên Windows là một bổ sung tuyệt vời khác.

Nếu bạn vẫn chưa quen với các tính năng của Microsoft OneNote, hãy cân nhắc đọc thêm về chúng.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả