7 lời khuyên cho một cuộc họp đi bộ hiệu quả

Bạn có cảm thấy mệt mỏi với những cuộc họp liên miên trong vai trò từ xa của mình không? Nếu bạn cảm thấy bị bó buộc vào bàn làm việc, nhìn chằm chằm vào một lưới các khuôn mặt cả ngày, thì đây là một lựa chọn khác dành cho bạn: cuộc họp đi bộ.

Chính xác như âm thanh của nó, một cuộc họp đi bộ cho phép bạn kết nối với đồng nghiệp hoặc khách hàng của mình để thảo luận về một chương trình nghị sự — giống như bạn làm trong cuộc họp trực tiếp hoặc cuộc họp video. Sự khác biệt duy nhất là bạn sẽ di chuyển và hít thở không khí trong lành cùng một lúc!

Những Lợi Ích Sức Khỏe Của Một Cuộc Họp Đi Bộ Là Gì?

Vậy, mục đích của một cuộc họp đi bộ là gì? Tất nhiên là có lợi cho sức khỏe. Người ta thường biết rằng việc ngồi vào bàn làm việc cả ngày có hại cho cả tinh thần và thể chất, nhưng thật đáng buồn là những công việc ít vận động đã tăng 83% kể từ năm 1950.

Thật không may, vô số nghiên cứu đã phát hiện ra rằng ngồi có thể làm tăng nguy cơ mắc các bệnh nghiêm trọng, bao gồm trầm cảm, bệnh tim mạch và ung thư.

James Levine, Giáo sư Y khoa tại Phòng khám Mayo, nói: “Ngồi nguy hiểm hơn hút thuốc, giết nhiều người hơn HIV, và nguy hiểm hơn nhảy dù. Chúng ta đang ngồi cho đến chết.”

Đây là một số lý do khá thuyết phục để đứng lên và di chuyển. Nhưng làm thế nào một cuộc họp đi bộ có thể giúp ích?

• Vòng tuần hoàn: Lưu lượng máu của bạn sẽ tăng lên, thúc đẩy tuần hoàn lành mạnh ở những khu vực bị ứ đọng nhiều hơn trên cơ thể.
• Sức khỏe tinh thần: Mức tiêu thụ oxy và vitamin D bạn sẽ nhận được khi đi dạo bên ngoài được biết là có tác dụng cải thiện tâm trạng và chất lượng giấc ngủ, đồng thời giảm các triệu chứng lo âu và trầm cảm.
• Bài tập tim mạch: Bất kỳ nhịp độ tập thể dục nào cũng sẽ giúp tim bạn bơm máu và giảm huyết áp theo thời gian.
• Giải phóng những thứ nước ép sáng tạo đó: Lưu lượng máu đến não tăng lên có thể cải thiện khả năng sáng tạo từ 81-100%.
• Tập trung tốt hơn: Chuyển động đều đặn trong ngày sẽ giúp bạn thoát khỏi tình trạng bận rộn trên bàn làm việc và lấy lại năng lượng cũng như sự tập trung của bạn.

7 lời khuyên cho các cuộc họp đi bộ

Trước khi làm việc từ xa, các cuộc họp đi bộ chỉ đơn giản như uống một tách cà phê với một đồng nghiệp tại nơi làm việc, đi bộ quanh khu nhà, hoặc thậm chí xung quanh Nhà Trắng, một nơi được gọi là “Cánh Tây”.

Nhưng các cuộc họp đi bộ ảo chỉ mang lại những lợi ích giống như cuộc họp trực tiếp — bạn chỉ cần tổ chức. Những mẹo này sẽ đảm bảo cuộc họp đi bộ ảo của bạn hiệu quả như bất kỳ cuộc họp bàn nào.

1. Ở lại nơi kết nối bền chặt

Bạn lo lắng cường độ tín hiệu có thể giảm khi bạn ra ngoài? Có thể đáng để thực hiện một cuộc chạy thực hành để lường trước bất kỳ vấn đề nào trong cuộc họp của bạn.

Và hãy chuẩn bị sẵn một kế hoạch dự phòng, chẳng hạn như lùi vào trong để làm việc từ một quán cà phê trong khi mượn Wi-Fi của họ. Ngoài ra, hãy thực hiện các vòng ngắn xung quanh khu nhà của bạn, để bạn không bao giờ phải xa nhà nếu kết nối không thành công.

2. Mang tai nghe tốt nhất cho các cuộc họp đi bộ

Giao thông ồn ào, tiếng chó sủa và công việc xây dựng là tất cả các vấn đề âm thanh thường gặp trong các cuộc họp từ xa từ vị trí bàn làm việc. Nhưng những gián đoạn này còn được phóng đại hơn nữa khi bạn đi ra ngoài.

Giải pháp? Đeo tai nghe khử tiếng ồn có tích hợp micrô. Đây là một số tùy chọn bạn có thể muốn xem xét:

• Sony WH-1000XM4
• Tai nghe chống ồn Bose 700
• Apple AirPods Pro

3. Chọn cuộc họp đi bộ phù hợp

Nếu bạn thường xuyên tham gia các cuộc gọi điện video với một nhóm lớn, nơi bạn chủ yếu lắng nghe và tắt tiếng, đây là cơ hội hoàn hảo cho một cuộc họp đi bộ. Nhưng không phải tất cả các cuộc họp đều được tổ chức để đi bộ! Khi bạn muốn chia sẻ màn hình của mình hoặc trình bày một bài thuyết trình quan trọng, thì việc ở lại bàn làm việc sẽ tốt hơn.

4. Sử dụng các cuộc họp đi bộ để gắn kết nhóm

Làm quen với nhóm từ xa của bạn có thể khó khăn, đặc biệt nếu bạn là người mới tham gia nhóm. Đối với các tổ chức đầu tư vào văn hóa công ty của họ, các cuộc họp đi bộ có thể phá vỡ các rào cản và thư giãn cho nhóm của bạn.

Nó đơn giản như lên lịch thời gian cho cuộc họp đi bộ, mang một đôi giày thể thao (và thậm chí có thể là con chó của bạn!) Và chia sẻ cuộc trò chuyện với đồng nghiệp của bạn. Thảo luận về nơi bạn từng sống, nơi bạn đã chọn để đi dạo và những gì bạn thấy trên đường đi.

5. Chọn cuộc gọi thoại thay vì cuộc gọi video

Video thường không phải là định dạng tốt nhất cho một cuộc họp đi bộ trừ khi đó là một cuộc trò chuyện thân mật. Tại sao? Đầu tiên, nó có thể gây mất tập trung cho những người tham gia cuộc họp ngồi trên bàn làm việc. Thứ hai, đây là một rủi ro an toàn nếu bạn đang đi bộ với iPhone của mình trong chương trình.

Chọn chức năng cuộc gọi âm thanh thay thế nếu bạn đã đăng ký tham gia cuộc gọi Zoom, Google Meet hoặc FaceTime. Thông báo cho nhóm của bạn hoặc cấp trên để họ biết bạn đang đi bộ và sẽ không yêu cầu bạn bật máy ảnh.

6. Đặt chương trình họp

Không ai muốn mất cảnh giác, vì vậy việc nhận hoặc đặt lịch họp trước thời hạn sẽ cho phép bạn chuẩn bị cho cuộc gọi. Điều này có thể có nghĩa là tìm hiểu các chi tiết quan trọng như số liệu thống kê về tiến độ hoặc bản cập nhật dự án để chia sẻ với nhóm của bạn. Bạn cũng sẽ sử dụng chương trình họp để quyết định xem đi bộ có phải là một lựa chọn cho cuộc gặp gỡ này hay không.

7. Tải xuống ứng dụng Cuộc họp đi bộ

Khi các cuộc họp đi bộ trở nên phổ biến hơn, các ứng dụng đang phát triển để giúp nhân viên cộng tác hiệu quả khi di chuyển. Một tùy chọn tuyệt vời để tải xuống là Beenote kết nối với Lịch Google để giúp bạn luôn ngăn nắp.

Ứng dụng này cung cấp các lợi ích sau cho những người tham gia cuộc họp đi bộ:

• Ghi lại cuộc họp của bạn: Sử dụng Beenote để ghi lại cuộc họp của bạn và xem lại tài liệu sau khi bạn quay lại bàn làm việc.
• Ảnh và tệp đính kèm: Nhanh chóng đính kèm ảnh chụp màn hình, hình ảnh hoặc tài liệu vào ghi chú cuộc họp.
• Các cuộc họp tự phát: Ghi lại một cuộc họp không có kế hoạch từ bất kỳ vị trí nào nếu bạn mất cảnh giác.
• Quản lý công việc: Tạo nhóm hoặc nhiệm vụ cá nhân trong ứng dụng.

Hãy dùng thử Beenote để dùng thử 14 ngày — chi phí đăng ký hàng tháng từ $ 10,40, nhưng bạn sẽ nhận được hai tháng miễn phí nếu bạn thanh toán hàng năm.

Đặt chỗ cho cuộc họp đi bộ ảo của bạn

Bạn cảm thấy mệt mỏi vì cảm thấy uể oải và không có động lực vì phải tham gia quá nhiều cuộc họp bàn? Đã đến lúc kết hợp mọi thứ và ra ngoài trời. Nó cũng tốt cho sức khỏe của bạn. Khi bạn lên lịch cho các cuộc họp tiếp theo ở Calendly, thật dễ dàng như việc chọn cuộc gọi nào trong số các cuộc gọi của bạn để trở thành một cuộc đi dạo và nói chuyện!

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả