10 cách tốt nhất để chia sẻ tệp của bạn một cách an toàn

Công nghệ chia sẻ tệp giúp bạn dễ dàng chia sẻ dữ liệu với bất kỳ ai, bất kể họ ở đâu. Trong khi điều này là một sự giải thoát cho các nhóm làm việc, nó tạo cơ hội cho những kẻ tấn công mạng tấn công.

Nếu bạn không bảo vệ các tệp được chia sẻ của mình khỏi bị truy cập trái phép, chúng tôi rất tiếc phải nói rằng tội phạm mạng sẽ sẵn lòng đánh cắp hoặc để lộ chúng. Bạn không muốn điều đó xảy ra phải không?

Vì vậy, ở đây, chúng tôi sẽ liệt kê các phương pháp chia sẻ tệp tốt nhất để bảo mật dữ liệu của bạn.

1. Sử dụng Phần mềm Chia sẻ Tệp Tích hợp

Áp dụng giải pháp hoặc phần mềm chia sẻ tệp tích hợp là một trong những cách tốt nhất để bảo mật tệp của bạn khỏi những kẻ tấn công mạng. Các giải pháp chia sẻ tệp được thiết lập để người dùng chỉ có thể chia sẻ tệp trong phần mềm chứ không phải bên ngoài.

Việc sử dụng hệ thống chia sẻ tệp tích hợp ngăn chặn việc gửi tệp đến nhầm người nhận vì mọi người dùng là thành viên của nhóm đều có một tài khoản người dùng chuyên dụng.

Nhược điểm duy nhất là hầu hết trong số này là phần mềm trả phí. Những cái miễn phí cung cấp bộ nhớ và mức sử dụng giới hạn cho những người dùng quan tâm, bao gồm Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive, iCloud Drive, v.v.

2. Tránh chia sẻ tệp qua email

Ngoài việc làm mất các tệp tin sẽ không đến được hộp thư đến của người nhận, việc lừa đảo qua email ngày càng lan rộng.

Một nơi mà tin tặc tìm kiếm thông tin nhạy cảm của người dùng là trong email của nạn nhân. Với hầu hết mọi người có mật khẩu email yếu, việc hack email hàng ngày gần như không dễ dàng đối với tội phạm mạng. Ngoài ra, chúng tấn công những nạn nhân thiếu hiểu biết của chúng thông qua lừa đảo qua email, sử dụng các liên kết bị nhiễm dưới dạng tệp. Người dùng rơi vào bẫy của họ khi họ nhấp vào các liên kết hoặc tải xuống các tệp.

Để ngăn tổ chức của bạn dễ bị lừa đảo này, hãy khuyến khích nhân viên của bạn không gửi hoặc nhận tệp qua email. Thay vào đó, họ nên triển khai việc sử dụng phần mềm chia sẻ tệp mà chỉ các thành viên trong nhóm nội bộ mới có quyền truy cập.

3. Sử dụng Kết nối An toàn để Chia sẻ Tệp

Một kết nối mạng ban đầu có thể liên quan đến hai hoặc nhiều bên, nhưng những kẻ xâm nhập có thể xâm nhập vào mạng. Vì vậy, điều quan trọng là phải xem xét điều đó và bảo mật mạng của bạn bằng mã hóa.

Kết nối an toàn mã hóa một hoặc nhiều giao thức bảo mật, khiến mọi người khó truy cập. Khi một mạng không được mã hóa, nó sẽ bị lộ cho bất kỳ ai biết cách dễ dàng chiếm đoạt và đe dọa.

Khi không có rào cản mạnh mẽ nào đang mã hóa mạng, tội phạm mạng có thể xâm nhập vào mạng đó và lấy thông tin nhạy cảm của bạn như thông tin đăng nhập, hồ sơ tài chính, mật khẩu và các thông tin cá nhân khác.

4. Áp dụng các dịch vụ đám mây bảo mật

Các dịch vụ đám mây an toàn cung cấp thêm một lớp bảo mật dữ liệu. Chúng có tính linh hoạt, khả năng truy cập và dung lượng tốt hơn so với các phương pháp lưu trữ và tính toán thông thường. Ngoài ra, điện toán đám mây đang nhanh chóng thay thế điện toán truyền thống như một nền tảng cho nhiều doanh nghiệp ngày nay.

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ đám mây tích cực duy trì tính toàn vẹn của máy chủ của họ bằng cách tuân thủ các quy tắc bảo mật tiêu chuẩn. Các nhà cung cấp bên thứ ba này chịu trách nhiệm quản lý cơ sở hạ tầng dịch vụ đám mây cũng như bảo mật và trách nhiệm giải trình của tài sản dữ liệu.

5. Thực hiện định dạng tệp lưu trữ

Định dạng tệp lưu trữ là về việc xếp chồng một hoặc nhiều tệp và siêu dữ liệu. Bạn có thể kết hợp nhiều tệp dữ liệu thành một tệp lưu trữ duy nhất để dễ dàng truy cập và lưu trữ. Nó cũng cho phép bạn nén tệp để chiếm ít dung lượng lưu trữ hơn.

Lưu trữ dữ liệu của bạn ở định dạng lưu trữ bảo vệ dữ liệu đó khỏi bị rò rỉ hoặc bị lộ. Với nhiều tệp nằm trong một tệp lưu trữ, kẻ lừa đảo sẽ khó xác định một tệp cụ thể một cách nhanh chóng.

6. Tạo mật khẩu mạnh

Mật khẩu yếu là phương tiện số một mà tội phạm mạng sử dụng để truy cập tài khoản hoặc mạng của nạn nhân. Họ làm điều này bằng cách đoán mật khẩu hoặc bẻ khóa mật khẩu thông qua một cuộc tấn công bạo lực.

Tạo mật khẩu mạnh phải là một phần của văn hóa an ninh mạng của bạn. Bạn cần giáo dục các thành viên trong nhóm của mình về tầm quan trọng và tính hữu ích của việc sử dụng một mật khẩu mạnh và an toàn. Thay vì sử dụng số, ngày sinh hoặc sự kiện, họ nên chọn cụm mật khẩu.

Việc ghi nhớ hàng tấn mật khẩu có thể gây mệt mỏi và dẫn đến tình trạng mệt mỏi về mật khẩu. Giúp nhóm của bạn dễ dàng hơn bằng cách áp dụng công cụ quản lý mật khẩu hiệu quả để xử lý các nhu cầu về mật khẩu của họ.

7. Hạn chế sử dụng USB

Để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm và các tệp công việc nói chung, hãy cấm sử dụng USB trong mạng của bạn. Và đó là bởi vì thật dễ dàng để truyền thông tin, tệp và dữ liệu bằng cách vuốt bằng USB hoặc ổ đĩa flash.

Một lý do khác mà bạn nên cấm USB trong tổ chức của mình là để ngăn việc truyền vi-rút hoặc các tệp bị hỏng vào mạng của bạn. Bạn không biết những thiết bị đó đã ở đâu và chúng đã ký hợp đồng với những gì. Việc sử dụng USB bị nhiễm vi rút có thể làm hỏng dữ liệu của bạn hoàn toàn và không có cơ hội khôi phục dữ liệu.

8. Chọn hệ thống chia sẻ tệp dễ sử dụng

Mặc dù sử dụng công nghệ hoặc phần mềm mới nhất để chia sẻ tệp trong tổ chức của bạn có vẻ là một ý tưởng hay, nhưng đừng đánh đổi điều đó vì sự đơn giản. Hệ thống chia sẻ tệp phức tạp sẽ không có ích gì nếu bạn và nhóm của bạn không thể sử dụng nó mà không có sự hỗ trợ, hướng dẫn hoặc đào tạo.

Nếu hệ thống chia sẻ tệp khó sử dụng, có xu hướng dữ liệu của bạn có thể bị mất trong đó và bạn sẽ không thể khôi phục được. Ngoài ra còn có khả năng vô tình gửi thông tin nhạy cảm đến nhầm người khi cố gắng điều hướng qua hệ thống.

9. Sử dụng VPN đáng tin cậy khi chia sẻ tệp

Với công nghệ Mạng riêng ảo (VPN), người dùng có thể gửi và nhận nội dung thông qua kết nối internet được chia sẻ hoặc mở giống như khi thiết bị của họ được kết nối với mạng riêng. Điều này có lợi cho các văn phòng khu vực hoặc nhân viên từ xa, những người yêu cầu quyền truy cập từ xa vào dữ liệu và tệp từ hệ thống hoặc cơ sở dữ liệu của trụ sở trung tâm.

Có các VPN phổ biến, đáng tin cậy như ExpressVPN, CyberGhost, Torguard VPN, NordVPN, v.v. Ngoài ra, nếu bạn sử dụng giải pháp hoặc dịch vụ chia sẻ tệp như DropBox, bạn không cần phải mua dịch vụ VPN bên ngoài vì họ cung cấp dịch vụ thay thế VPN. Điều này làm cho nó tiết kiệm chi phí.

10. Kiểm tra kỹ các liên kết trước khi nhấp

Một phương pháp bảo mật chia sẻ tệp đơn giản nhưng hiệu quả cao khác là luôn kiểm tra kỹ các liên kết trước khi nhấp vào chúng. Điều này tưởng chừng như đơn giản nhưng việc bỏ qua nó có thể gây ra hậu quả mất mát dữ liệu rất lớn.

Trau dồi nghi thức kinh doanh trong việc giáo dục đồng nghiệp và nhân viên của bạn về tầm quan trọng của hoạt động kinh doanh đơn giản này. Trả tiền kiểm tra kỹ hơn các liên kết trước khi nhấp vào chúng để ngăn chặn việc xâm nhập và tấn công mạng. Thông thường, tin tặc che giấu các liên kết bằng các liên kết không rõ ràng có thể ngay lập tức kiểm soát các tệp doanh nghiệp hoặc thậm chí thông tin đăng nhập của bạn.

Ngăn chặn các cuộc tấn công mạng bằng các phương pháp chia sẻ tệp an toàn

Chia sẻ tệp là điều không thể tránh khỏi đối với sự cộng tác. Miễn là hai hoặc nhiều hơn đang làm việc cùng nhau, họ cần chia sẻ tệp, đặc biệt khi chúng ở các vị trí khác nhau. Tuy nhiên, họ có trách nhiệm bảo mật các tệp của mình.

Trau dồi các phương pháp chia sẻ tệp an toàn là một cách chắc chắn để tránh trở thành con mồi cho những tên tội phạm mạng quá hăng hái đang chờ đợi một cơ hội nhỏ nhất để tấn công.