Cách tạo biểu đồ Gantt cơ bản trong Excel

Đối với quản lý dự án, bạn có thể nghĩ rằng bạn cần phần mềm chuyên dụng như Microsoft Project để tạo biểu đồ Gantt chuyên nghiệp, nhưng thực tế bạn cũng có thể tạo biểu đồ Gantt trong Excel.

Hãy xem xét hai cách về cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel.

1. Cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel

Có ba bước chính để tạo biểu đồ Gantt trong Excel từ đầu: tạo bảng dự án, tạo biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau và điều chỉnh biểu đồ thanh đó thành biểu đồ Gantt.

Chúng ta hãy đi qua chi tiết của từng bước một.

Bước 1: Tạo bảng dự án

Bảng dự án của bạn sẽ có các mô tả đơn giản về các nhiệm vụ của bạn, ước tính thời gian tính theo ngày cần thiết để hoàn thành và ngày bắt đầu của từng nhiệm vụ.

Liên quan: Biểu đồ Gantt so với Biểu đồ PERT: Sự khác biệt là gì?

Định dạng ngày mặc định thường là DD-MM-YY. Để xem ngày của bạn dễ dàng hơn:

1. Chọn phạm vi ngày.

2. Nhấp chuột phải vào lựa chọn của bạn. Lựa chọn Định dạng ô.

3. bên trong Con số chọn tab Ngày tháng thể loại.

4. Chọn định dạng ngày ưa thích từ danh sách ở bên phải. Nhấp chuột VÂNG.

Khi bạn đã tạo bảng dự án của mình, hãy chuyển sang tạo biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau.

Bước 2: Tạo biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau

1. Chọn phạm vi bảng của bạn. Không bao gồm tiêu đề bảng trong lựa chọn của bạn. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng không có tiêu đề nào cho danh sách nhiệm vụ. Trong ví dụ trên, phạm vi bảng là A2: C9.

2. Tiếp theo, đi tới Chèn chuyển hướng.

3. bên trong Biểu đồ nhóm, chọn Cột biểu tượng.

4. Từ menu thả xuống, hãy chọn Thanh xếp chồngnằm trong danh mục có tên 2-D Quán ba.

Như bạn có thể thấy, biểu đồ kết quả trông chưa giống biểu đồ Gantt. Có một số thay đổi bạn cần thực hiện.

Bước 3: Thay đổi Biểu đồ thanh xếp chồng thành Biểu đồ Gantt

Ngay bây giờ, danh sách các nhiệm vụ được hiển thị theo thứ tự ngược lại. Đây là cách sửa lỗi này:

1. Bấm đúp vào các nhiệm vụ trên biểu đồ để gọi ra Định dạng trục chức năng.

2. Lựa chọn Tùy chọn trục (biểu tượng hiển thị ba cột). Ở đây, có một phần phụ có cùng tên, Tùy chọn trục.

3. Cuộn xuống và đánh dấu vào Các danh mục theo thứ tự ngược lại hộp.

4. Nhiệm vụ của bạn bây giờ theo thứ tự thời gian.

Tiếp theo, hãy định dạng ngày tháng một cách chính xác. Hiện tại, trục x hiển thị một ngày bắt đầu khác. Bạn muốn ngày này giống với ngày bắt đầu nhiệm vụ đầu tiên của bạn. Đây là cách thực hiện:

1. Bấm đúp vào các ngày trên biểu đồ của bạn để gọi ra Định dạng trục.

2. Ở trong Tùy chọn trụcchuyển đến phần có tên Bounds.

3. Nhập ngày bắt đầu nhiệm vụ đầu tiên vào Tối thiểu và ngày kết thúc nhiệm vụ cuối cùng trong Tối đa. Excel sẽ tự động chuyển đổi ngày tháng của bạn thành các số liệu cần thiết để điều chỉnh biểu đồ.

4. Bên dưới Các đơn vị phần phụ, đặt Chính thành 7. Bằng cách này, biểu đồ của bạn chỉ hiển thị ngày hàng tuần.

Thứ ba, bạn cần xóa các thanh được kết nối trên biểu đồ của mình. Đây là các bước:

1. Bấm đúp vào các thanh màu xanh lam để gọi ra Định dạng chuỗi dữ liệu chức năng.

2. Lựa chọn Điền vào dòng (biểu tượng cho thấy một thùng sơn).

3. Bên dưới Lấp đầy phần, chọn Không có điền.

4. Các thanh màu xanh bây giờ biến mất.

Bây giờ, biểu đồ Gantt của bạn đã hoàn thành khá nhiều. Điều cuối cùng bạn cần làm là nhập Tiêu đề biểu đồ cho biểu đồ Gantt của bạn. Ngoài ra, hãy chọn chú giải ở dưới cùng và nhấn Xóa bỏ trên bàn phím của bạn.

Đó là tất cả! Đây là cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel.

2. Cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel bằng các mẫu

Nếu bạn có một dự án lớn hơn với nhiều nhiệm vụ, một giải pháp thay thế là sử dụng các mẫu biểu đồ Gantt. Các mẫu này đã có sẵn các công thức cần thiết. Các thiết kế cũng giúp bạn phân chia nhiệm vụ của mình thành các danh mục riêng biệt, để bạn có cái nhìn rõ hơn về bức tranh lớn.

Đây là cách bạn có thể tải các mẫu biểu đồ Gantt miễn phí cho Excel:

1. Đi đến Tập tin chuyển hướng.

2. Lựa chọn Mới mẻ.

3. Nhập “Biểu đồ Gantt” vào thanh tìm kiếm và nhập.

Excel có các mẫu biểu đồ Gantt khác nhau cho nhu cầu của bạn. Sau khi bạn chọn một mẫu, Excel sẽ mở một tài liệu mới với mẫu hoàn chỉnh trong trang tính. Sau đó, điền vào các ô có liên quan với nhiệm vụ của bạn và ngày tương ứng của chúng. Chỉ cần lưu ý không sửa đổi các công thức khi bạn nhập dữ liệu của mình.

Tạo biểu đồ Gantt trong Excel để theo dõi các dự án của bạn

Bạn có thể quản lý các dự án của mình bằng cách tạo biểu đồ Gantt trong Excel. Nếu đó là một sự kiện nhỏ, chỉ diễn ra một lần, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt đơn giản bằng cách sử dụng phương pháp đầu tiên được thảo luận ở trên.

Nếu đó là một dự án phức tạp hơn, công phu hơn, bạn sẽ thấy rằng các mẫu biểu đồ Gantt phù hợp hơn. Ngoài Excel, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm khác để tạo biểu đồ Gantt.

Đọc tiếp

Thông tin về các Tác giả