9 cách tốt nhất để sử dụng ứng dụng không gian làm việc của Google để quản lý nhân sự
Làm việc với tư cách là giám đốc nhân sự hoặc giám đốc điều hành có thể khiến bạn choáng ngợp vì có rất nhiều nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm của bạn. Hơn nữa, nhiều tác vụ đòi hỏi phải vận hành nhiều cửa sổ / trang web phần mềm, cuối cùng khiến bạn cảm thấy kiệt sức hoặc mất năng suất.
Tuy nhiên, nếu bạn có thể đưa tất cả các nhiệm vụ quản lý nguồn nhân lực của mình vào một không gian làm việc, điều đó sẽ làm tăng đáng kể quy trình làm việc và năng suất của bạn. Đọc để biết cách các ứng dụng Google Workspace có thể cho phép bạn thực hiện điều đó.
Mục Lục
1. Ghi lại các mô tả công việc một cách thích hợp
Trở thành giám đốc tuyển dụng hoặc cộng tác viên nhân sự, việc tuyển dụng ứng viên phù hợp cho vị trí còn trống có thể là một thách thức. Quy trình tuyển dụng bắt đầu với việc tạo tài liệu mô tả công việc.
Bạn có thể kết hợp Google Tài liệu và Biểu mẫu để tạo mô tả công việc thành công và thu hút các ứng viên phù hợp. Tài liệu cho phép bạn phát triển nội dung thông qua cộng tác trong thời gian thực, trong khi Biểu mẫu là một công cụ mạnh mẽ để thu thập các kỳ vọng như kỹ năng, trình độ, danh mục đầu tư, v.v. từ các hoạt động.
Thông qua tạo nội dung theo thời gian thực trên Google Docs, bạn có thể thêm phản hồi và nhận xét về nội dung mô tả công việc mà thành viên nhóm nhân sự tạo. Do đó, nhóm tuyển dụng có thể tạo nội dung yêu cầu nhanh hơn mà không cần đợi sự chấp thuận của người giám sát.
2. Tham gia nhiều hội chợ nghề nghiệp cùng một lúc
Là một nhà quản lý nhân sự, thật khó để tham dự mọi hội chợ nghề nghiệp đang diễn ra trên toàn cầu. Điều đó sẽ khiến nhóm của bạn phải trả chi phí rất lớn và bạn cũng không thể ở hai nơi cùng một lúc. Tại đây, bạn có thể sử dụng các tính năng hội nghị trực tuyến mạnh mẽ của Google Meet.
Đối với hội chợ nghề nghiệp thực tế, bạn có thể tuyển dụng bất kỳ đại lý quản lý sự kiện địa phương nào để tham dự hội chợ thay mặt bạn, trong khi bạn có thể phỏng vấn hầu như bất kỳ ứng viên tiềm năng nào tại sự kiện.
Các tính năng của Google Meet như ghi âm, chia sẻ màn hình, bảng trắng và đánh giá trực tiếp sẽ giúp bạn chọn đúng người nộp đơn xin việc.
Vì Google Meet đi kèm với tính năng người tham gia không giới hạn, bạn hoặc người quản lý tuyển dụng của bạn có thể phỏng vấn hàng nghìn ứng viên tại các hội chợ nghề nghiệp khác nhau từ khắp nơi trên thế giới.
3. Hợp lý hóa các cuộc phỏng vấn thông qua cộng tác
Vì nhóm tuyển dụng của bạn cần đáp ứng các vị trí công việc khác nhau, họ cần quản lý nhiều ứng viên cho các vai trò khác nhau đó. Hơn nữa, quá trình này trở nên phức tạp hơn khi nhiều người phỏng vấn cần phải tương tác với một ứng viên trong vài ngày.
Các ứng dụng không gian làm việc của Google như Trang tính, Tài liệu và Lịch cho phép bạn tránh nhầm lẫn và loại bỏ sự lộn xộn bằng cách hợp lý hóa toàn bộ quy trình. Bạn có thể tạo cơ sở dữ liệu trong Trang tính với tên ứng viên, sơ yếu lý lịch, tên người phỏng vấn với tài liệu nhận xét và lịch làm việc.
Mỗi người phỏng vấn sẽ truy cập tài liệu được chỉ định trong cuộc phỏng vấn theo lịch trình và để lại ghi chú. Bây giờ, nhóm tuyển dụng của bạn có mọi thứ họ cần để chuyển một ứng viên lên cấp độ tiếp theo chỉ bằng cách xem xét cơ sở dữ liệu.
4. Đảm bảo tính toàn vẹn của bài kiểm tra trực tuyến
Bạn có thể chọn thực hiện các bài kiểm tra phỏng vấn trực tuyến của mình thông qua Google Meet. Tính năng chia sẻ màn hình của nó cho phép bạn xem toàn bộ màn hình thiết bị và mọi cửa sổ mà ứng viên truy cập.
Vì vậy, nếu bạn không có khả năng mua các ứng dụng chuyên biệt để đạt được hiệu quả cao, hãy sử dụng Google Biểu mẫu để tạo các câu đố mạnh mẽ và tiếp thêm sinh lực cho phiên kiểm tra thông qua Google Meet.
Bạn cũng không cần phải ở đó khi các ứng viên làm bài kiểm tra. Đặt phiên Google Meet ở chế độ ghi và xem lại các video đã quay khi bạn chấm điểm các bài nộp.
5. Thực hiện các cuộc phỏng vấn sâu sắc
Bạn có thể thực hiện thành công các cuộc phỏng vấn bằng cách thực hiện tất cả các đánh giá trong giai đoạn đầu thay vì chờ đợi để đánh giá lại ứng viên tại văn phòng của bạn.
Quy trình này có lợi cho các vị trí công việc có trình diễn kỹ năng trực tuyến như viết mã, viết nội dung, thiết kế đồ họa, thiết kế trang web, v.v.
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ thử thách viết mã hoặc nhiệm vụ viết trong Google Tài liệu trong khi xem lại các kỹ năng giải quyết vấn đề và quy trình suy nghĩ trong thời gian thực.
Bạn thậm chí có thể đặt câu hỏi để đánh giá kiến thức chuyên sâu của họ trong quá trình chứng minh kỹ năng thực tế. Trong suốt phiên họp, Google Meet sẽ giúp bạn tiếp thêm sức mạnh cho sự tiến bộ của ứng viên.
6. Theo dõi và công bố các trạng thái của người được phỏng vấn
Bạn sẽ thấy Google Trang tính thực sự hữu ích để theo dõi chính xác trạng thái của người được phỏng vấn. Trong các tình huống tuyển dụng số lượng lớn, nhiều nhóm tuyển dụng phải đối mặt với thách thức thường xuyên là phỏng vấn cùng một ứng viên nhiều lần, vì họ thiếu thông tin cập nhật theo thời gian thực trong toàn đội.
Bạn có thể tạo và thiết kế một cơ sở dữ liệu bảng tính mạnh mẽ sẽ chứa các chi tiết nhỏ về trạng thái của ứng viên. Chia sẻ trang tính với chế độ xem được bảo vệ để các nguồn liên quan chỉ có thể xem trạng thái và tránh các cuộc phỏng vấn trùng lặp.
Bạn cũng có thể sử dụng Google Sites để công bố trạng thái ứng viên, vì vậy ứng viên có thể kiểm tra giai đoạn nộp đơn xin việc của mình một cách dễ dàng trực tuyến. Do đó, bạn sẽ tránh gửi email cho từng ứng viên theo cách thủ công.
7. Giới thiệu ảo
Giới thiệu tuyển dụng mới là một sự kiện quan trọng cho phép nhân viên tìm hiểu các chính sách và quy trình của bạn. Bạn có thể giới thiệu các cá nhân mới được thuê một cách thuận tiện qua Google Sites cho các vị trí công việc từ xa hoặc tại chỗ.
Tạo một trang web mới để giới thiệu nhân viên và đặt tất cả các tài nguyên đào tạo, hướng dẫn nhân viên, biểu mẫu yêu cầu truy cập bộ nhớ, thủ tục truy cập ứng dụng liên lạc / quản lý dự án, v.v. một cách có chiến lược để những người tham gia mới có thể bắt đầu nhanh hơn.
Bạn cũng có thể tải lên các video bài phát biểu trên trang web để tránh thiết lập các cuộc họp ảo giữa các bên liên quan và những người tham gia mới.
8. Lưu trữ và phân phối tài liệu đào tạo
Bạn có thể bắt đầu sử dụng Google Drive để lưu trữ và phân phối tài liệu đào tạo. Thay vì theo dõi thủ công các cập nhật về chương trình khóa học hoặc tài liệu học tập, hãy để Google tự động hóa công việc này cho bạn.
Tạo không gian bộ nhớ dùng chung trên tài khoản Google Drive của bạn và mời người hướng dẫn chỉnh sửa và học viên xem tài nguyên. Bất cứ khi nào người hướng dẫn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với Tài liệu, Trang tính hoặc Trang trình bày, Google sẽ gửi thông báo qua email cho tất cả những người tham gia.
Người hướng dẫn của bạn có thể đưa ra phản hồi mang tính xây dựng về các tài liệu đào tạo mới, trong khi các học viên luôn học hỏi từ các nguồn tài liệu mới nhất.
9. Đào tạo Nhóm Văn phòng hoặc Từ xa
Bạn có thể sử dụng Google Meet để đào tạo nhóm văn phòng và từ xa. Do đó, bạn không cần phải đầu tư vào hai giảng viên riêng biệt vì một giảng viên có thể quản lý tất cả các học viên thông qua các cuộc họp từ xa.
Sử dụng tính năng ghi âm của Google Meet để lưu các phiên đào tạo và phân phối phiên đào tạo đó cho tất cả những người tham gia mới để thuận tiện cho việc học tập tại nhà hoặc văn phòng.
Trong các phiên trực tiếp, hãy sử dụng phụ đề tiếng Anh hoặc phụ đề đã dịch sang tiếng Đức, Pháp, Bồ Đào Nha và Tây Ban Nha để phục vụ cho lực lượng lao động đa ngôn ngữ của bạn. Hiện tại, tính năng này chỉ khả dụng cho những người đăng ký trả phí của Google Meet.
Tính năng bảng trắng của Google Meet chỉ đơn giản là một sự thay thế ảo của bảng trắng văn phòng. Tạo Bảng trắng sẽ mở một phiên Jamboard để cộng tác trực quan thông qua bản đồ tư duy, lưu đồ, quy trình làm việc, v.v.
Quản lý nhân sự trở nên dễ dàng
Nếu bạn áp dụng một vài hoặc tất cả các phương pháp nêu trên trong quy trình công việc quản lý nguồn nhân lực thường xuyên của mình, bạn sẽ nhận thấy sự thay đổi đáng kể về số lượng và chất lượng công việc. Tất cả các ứng dụng Google Workspace đều tích hợp dễ dàng và phổ biến trong lực lượng lao động kỹ thuật số hiện nay.
Bạn có thể tăng tốc tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ của nhóm bằng cách giới thiệu một không gian làm việc quen thuộc như Google sẽ loại bỏ đường cong học tập khỏi quy trình làm việc. Hơn nữa, việc truy cập các tệp và dữ liệu liên quan đến công việc trở nên dễ dàng vì Google lưu công việc của bạn trên Google Cloud.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
