6 lý do Máy fax vẫn được sử dụng vào năm 2022
Rất ít dấu tích của quá khứ mang lại cảm giác trang nhã, quyến rũ thời Seinfeld giống như một chiếc máy fax văn phòng. Có thể bạn không tin, nhưng vẫn có hàng nghìn máy fax vẫn đứng vững và phục vụ trên toàn quốc. Tại sao?
Trong khi giao tiếp kỹ thuật số như email và tin nhắn văn bản đã trở thành chuẩn mực, có một số điều trong cuộc sống mà chỉ máy fax mới có thể làm được. Dưới đây là một vài lý do tại sao mọi người vẫn sử dụng máy fax, ngay cả ngày nay.
Mục Lục
1. Hồ sơ thể chất, đặc biệt quan trọng trong luật và y học
Trong nhiều ngữ cảnh, người nhận coi một tài liệu hoặc tin nhắn được fax có giá trị pháp lý và ràng buộc. Điều này làm cho chúng trở thành một dấu vết giấy tờ khả thi hơn nhiều so với một chuỗi email từ quan điểm của một luật sư hoặc công ty. Bất chấp những nỗ lực nghiêm túc và có ý nghĩa của chính quyền Obama, phần lớn ngành y tế Hoa Kỳ dựa vào fax để liên lạc.
Thực hành tuân thủ HIPAA thêm rất nhiều băng đỏ vào hành vi chia sẻ hồ sơ y tế. Họ đặc biệt nghiêm ngặt nếu giấy tờ đi lại giữa hai hoặc nhiều bệnh viện hoặc trung tâm y tế. Nó cũng không phải lúc nào cũng là vấn đề an ninh. Ví dụ, mã hóa end-to-end sẽ không ngăn ai đó gửi hồ sơ y tế đến nhầm người.
Gửi thông tin bệnh nhân qua fax (đặc biệt là giữa các bác sĩ chuyên khoa) được HIPAA phê duyệt, đó là lý do tại sao rất nhiều bác sĩ vẫn sử dụng máy fax trong văn phòng của họ. Điều này cũng xảy ra với nhiều luật sư hành nghề. Liên lạc qua fax diễn ra tức thời, thuận tiện để nộp hồ sơ tại chỗ và được lưu giữ như một cuộc triển lãm bằng chứng có dấu ấn thời gian tại tòa án. Trong nhiều trường hợp, một email hoặc tin nhắn văn bản có thể không chứa được nhiều nước.
2. Sợ bị tấn công và các lo ngại về bảo mật khác
Máy fax truyền thống sử dụng đường dây điện thoại làm phương thức trung chuyển. Điều này không để lại nhiều chỗ cho việc giả mạo hoặc đánh chặn tin nhắn của một bên thứ ba. Máy fax thực không sử dụng mạng kỹ thuật số, ngăn không cho tin tặc truy cập vào bất kỳ thứ gì bạn đã gửi hoặc nhận thông qua thiết bị.
Máy fax điện tử bỏ qua đường dây điện thoại và gửi tin nhắn cho nhau qua internet. Chúng thường bao gồm một số khả năng tương thích ngược nâng cao với các máy fax thông thường dựa trên điện thoại.
Một máy fax điện tử hiện đại có thể không mang lại tất cả các lợi ích bảo mật đi kèm với trải nghiệm fax thực sự, nhưng lợi ích tiềm năng này của một máy fax chân chính thực sự đáng được xem xét.
3. Công nghệ cập nhật, bao gồm tích hợp email
Một khía cạnh tích cực của phong trào e-fax là cách các thiết bị này đã mở ra một thời kỳ hoàng kim mới cho máy fax.
Công nghệ máy fax đã có nhiều tiến bộ đáng kể, ngay cả trong vài năm gần đây. Giờ đây, bạn có thể sử dụng một máy fax thông minh, có khả năng tương thích với Wi-Fi và tất cả các chuông và còi, để gửi fax bằng điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay của bạn. Bạn thậm chí có thể gửi fax mà không cần máy fax.
Mặc dù tích hợp kỹ thuật số phủ nhận nhiều lợi ích bảo mật của máy fax, nhưng sự tiện lợi và khả năng tương thích bổ sung với các phương thức giao tiếp hiện có có thể đáng giá, trừ khi bạn đang xử lý các tin nhắn hoặc tài liệu có tính chất đặc biệt nhạy cảm.
4. Người dùng kế thừa và Doanh nghiệp cũ
Quán tính giữ nhiều người trên đường dây fax. Nhiều chủ doanh nghiệp đã bắt đầu ở đỉnh cao của cơn mê fax có thể quá phụ thuộc vào phương thức giao tiếp này để từ bỏ nó ngay bây giờ. Hoặc họ có thể đơn giản là không muốn thực hiện chuyển đổi vì lý do này hay lý do khác.
Có phải bố của bạn vẫn đang sử dụng chiếc iPhone 4 cũ của mình từ ngày trước không? Những thói quen cũ khó chết – nếu nó vẫn chưa bị phá vỡ, nhiều người muốn dừng việc sửa chữa nó.
Lợi thế này cũng giống như lý do mà email chiếm đoạt thư của ốc sên, ít nhất là ở một số khả năng. Thay vì cần biết tên đầy đủ và địa chỉ thực của người nhận, bạn chỉ cần sử dụng một từ ngắn tương đương.
Máy fax mang lại lợi ích tương tự. Tất cả những gì bạn cần để gửi fax là số fax của người nhận, cộng với mã vùng và mã quốc gia của số đó, nếu có. Điều này cũng cung cấp một lớp bảo mật bổ sung cho bất kỳ ai cần công khai thông tin fax của họ. Mọi người có thể sử dụng thông tin này để liên lạc, nhưng không nhất thiết phải săn lùng bạn ở nhà. Những chiến thắng nhỏ.
6. Ký kết các thủ tục giấy tờ ở một khoảng cách
Việc ký các giấy tờ trên một khoảng cách xa giúp cho việc có được một chữ ký xác thực trở nên thuận tiện và đơn giản. Chữ ký điện tử không mang trọng lượng pháp lý giống như chữ ký trên giấy và bút thật.
Gửi chữ ký qua fax là một trong những cách chắc chắn nhất để đóng dấu giao dịch và để đảm bảo rằng người mà bạn đang làm việc cùng là hợp pháp. Việc giả mạo chữ ký thông qua điện thoại cố định khó hơn nhiều so với một giao dịch email đơn giản, đơn giản.
Máy fax năm 2022, qua lăng kính màu hồng của nỗi nhớ
Chúng tôi chắc chắn sẽ không sử dụng điện thoại thông minh và hộp thư đến Outlook của mình để có công nghệ fax mới nhất và tuyệt vời nhất. Tuy nhiên, đối với nhiều chuyên gia, sự hấp dẫn của chiếc máy fax khiêm tốn này rõ ràng hơn cả. Tương lai có thể ở đây, nhưng chúng ta đã sẵn sàng cho nó chưa?
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
