Làm thế nào để tiến hành một cuộc họp khởi động dự án thành công

Các cuộc họp khởi động dự án là cơ hội hoàn hảo để thu hút tất cả các thành viên trong nhóm trên cùng một trang và hướng tới một mục tiêu chung. Đây là lý do tại sao họ nên chuẩn bị kỹ lưỡng và cân nhắc kỹ lưỡng, vì họ sẽ giúp bạn tận dụng tối đa cuộc thảo luận với khách hàng của mình.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số mẹo và công cụ để giúp bạn có một cuộc họp khởi động thành công với nhóm của mình.

Cuộc họp Khởi động Dự án là gì?

Cuộc họp khởi động dự án là nơi người quản lý dự án gặp gỡ nhóm, và đôi khi, khách hàng, để trình bày các mục tiêu của dự án, giải thích cách đạt được mục tiêu và xem xét vai trò của mọi người. Nó thường được tổ chức ngay khi bắt đầu một dự án mới, mặc dù có thể thích hợp để có một dự án sau đó trong quá trình nếu những rào cản hoặc câu hỏi mới nảy sinh.

Loại cuộc họp này giúp bạn bắt đầu dự án mới của mình trên một nền tảng vững chắc bằng cách thông báo rõ ràng những gì được mong đợi, tiến độ sẽ được đo lường như thế nào và những cạm bẫy nào có thể ở phía trước. Nói chung, nó thiết lập quy trình cho một dự án hợp tác suôn sẻ với tất cả các bên liên quan.

Lợi ích của việc tổ chức cuộc họp khởi động dự án

Như đã đề cập ở trên, các cuộc họp khởi động dự án là cơ hội để mọi người phù hợp với tầm nhìn của dự án của bạn và vai trò của họ trong đó. Sau đây là một số lợi ích đáng chú ý khác của việc tổ chức một cuộc họp khởi động thành công:

• Các dự án chạy hiệu quả hơn khi tất cả các thành viên trong nhóm hiểu rõ trách nhiệm của họ.

• Các cuộc họp khởi động cho bạn thấy nhóm của bạn đã hiểu được dự án sẽ đòi hỏi những gì. Điều này có thể giúp bạn xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào có thể phát sinh trong quá trình thực hiện.

• Các cuộc họp khởi động giúp xây dựng mối quan hệ giữa bạn và khách hàng của bạn bằng cách khiến mọi người bình đẳng khi bắt đầu quy trình.

• Lên kế hoạch sớm mọi thứ sẽ làm giảm khả năng xảy ra những thay đổi có thể gây ra sự chậm trễ tiềm ẩn sau này trong quá trình thực hiện dự án.

• Khách hàng của bạn sẽ có cơ hội cung cấp phản hồi và ý tưởng có giá trị trước khi đi quá sâu vào vòng đời của dự án.

• Một cuộc họp khởi động dự án thành công làm tăng khả năng duy trì ngân sách và đúng tiến độ.

5 lời khuyên để tổ chức một cuộc họp khởi động dự án thành công

Sau đây là một số bước cần thiết cần thực hiện khi chuẩn bị cho cuộc họp khởi động dự án:

1. Tạo chương trình làm việc của bạn

Chương trình của bạn cung cấp cho cuộc họp một định hướng rõ ràng để tuân theo và đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải tạo một chương trình và phân phối nó trước khi cuộc họp bắt đầu. Lên kế hoạch trước cho một chương trình làm việc sẽ giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc.

Bạn có thể sử dụng một ứng dụng ghi chú như Evernote để tạo một kế hoạch họp mà tất cả các thành viên đều có thể truy cập. Bạn có thể bắt đầu lại từ đầu hoặc tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng một trong các mẫu cuộc họp của nó.

Thêm tất cả các chi tiết thích hợp về dự án khi bạn đã xử lý các nguyên tắc cơ bản, bao gồm cả thời lượng cuộc họp và chủ tọa (người quản lý dự án). Mặc dù những điều này sẽ phụ thuộc vào dự án cụ thể mà bạn đang thực hiện, nhưng đây là một số ý tưởng chung cần xem xét:

• Lời chào và giới thiệu

• Giải thích rõ ràng về những gì bạn dự định đạt được trong cuộc họp khởi động

• Mục đích của dự án

• Phạm vi dự án

• Ràng buộc liên quan đến thời gian và ngân sách

• Rủi ro đã biết hiện tại

• Danh sách các sản phẩm có thể phân phối

• Thảo luận cởi mở và các câu hỏi.

2. Mời đúng người

Ở giai đoạn này, bạn muốn tập trung vào việc mời tất cả các bên liên quan chính. Tuy nhiên, trong sự háo hức chờ đợi quả bóng lăn, bạn có thể bị cám dỗ để mời tất cả những người có bất cứ điều gì thậm chí từ xa liên quan đến dự án. Điều này có thể ảnh hưởng đến cuộc họp của bạn, vì quản lý một đám đông lớn sẽ khó khăn hơn. Bạn chỉ nên bao gồm các thành viên trong nhóm có vai trò trong dự án (và có thể đưa ra ý kiến ​​đóng góp có giá trị).

Bạn có thể mời những người tham dự cuộc họp qua email hoặc tốt hơn là thông qua một công cụ giao tiếp nội bộ như Slack. Bạn có thể sử dụng công cụ này để tạo một kênh (nhóm) mà bạn sẽ sử dụng để chia sẻ chương trình họp và các tài liệu liên quan khác để mọi người có thể xem qua chúng trước cuộc họp.

3. Làm cho cuộc họp tương tác

Giữ cho cuộc họp khởi động của bạn có tính tương tác bằng cách cung cấp một nền tảng mở để đưa ra các ý tưởng hoặc đề xuất. Mục tiêu ở đây là đảm bảo rằng mọi người đều tham gia tích cực trong cuộc họp. Dưới đây là một số ý tưởng về những gì bạn có thể làm:

• Nhóm động não: Điều này hoạt động tốt nhất nếu một số thành viên trong nhóm có cùng lĩnh vực chuyên môn. Bằng cách cùng nhau động não các ý tưởng, bạn có thể nhanh chóng xây dựng kiến ​​thức của nhau và phát triển các giải pháp sáng tạo mở đường cho thành công.
• Thay phiên nhau chủ trì cuộc họp: Mặc dù lý tưởng nhất là nhờ người quản lý dự án tạo điều kiện cho cuộc họp khởi động, bạn có thể luân phiên chủ tọa để tránh làm mất sự chú ý của mọi người. Nó cho phép mọi người thay phiên nhau dẫn dắt các khía cạnh cụ thể của chương trình họp hoặc thuyết trình, điều này cũng có thể giúp nhóm cảm thấy tham gia nhiều hơn vào dự án.
• Yêu cầu phản hồi: Bất cứ khi nào bạn trình bày điều gì đó mới, hãy hỏi những người tham dự nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào về điều đó để mọi người có được tiếng nói của họ trong cuộc họp. Bạn cũng có thể tận dụng cơ hội này để khám phá những suy nghĩ hoặc mối quan tâm khác mà họ có thể có để những bất ổn không hình thành theo thời gian — nguyên nhân chính dẫn đến sự thất vọng của những người tham gia vào một dự án.

Các kỹ thuật tương tác này sẽ đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan của bạn đều tích cực tham gia vào cuộc họp khởi động.

4. Làm rõ vai trò và trách nhiệm

Giả sử rằng mọi người đều hiểu toàn bộ dự án và cách họ phù hợp, bước tiếp theo sẽ là xác định vai trò và trách nhiệm của họ. Sử dụng cơ hội này để nhắc lại các cuộc thảo luận trước đây về những gì mọi người mong đợi ở nhau. Bạn có thể sử dụng một công cụ trực tuyến như Asana để tạo danh sách kiểm tra để mọi người có thể thấy họ chịu trách nhiệm cho những công việc nào.

Bạn có thể bắt đầu bằng cách chỉ định các hạng mục hành động cần hoàn thành với thời hạn đã thỏa thuận, sau đó phân phối chúng giữa các thành viên trong nhóm. Sắp xếp các hoạt động này theo thứ tự ưu tiên, với những nhiệm vụ quan trọng nhất được liệt kê trước. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng thời hạn được đáp ứng mà không cần phải căng người quá nhiều.

5. Thêm Tóm tắt Cuộc họp vào Wiki Nội bộ của Bạn

Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy biến các ghi chú của bạn thành một tài liệu được tổ chức tốt để giúp việc tham khảo trong tương lai dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng wiki nội bộ của mình như một kho lưu trữ trực tuyến mà mọi người trong dự án có thể dễ dàng truy cập.

Bằng cách này, bạn luôn có thể tham khảo ghi chú cuộc họp bất cứ khi nào có thắc mắc về điều gì đó được đề cập trong phiên khởi động. Bạn cũng có thể sử dụng wiki của mình để thêm các bản cập nhật khi bạn tiến triển trong vòng đời của dự án.

Đặt giai điệu phù hợp cho toàn bộ dự án với cuộc họp khởi động

Cuộc họp khởi động là một bước quan trọng trong bất kỳ dự án nào, vì nó thiết lập giai điệu cho toàn bộ vòng đời dự án và hướng dẫn mọi người tham gia theo cùng một hướng.

Bạn có thể tận dụng các mẹo và công cụ ở trên để thu hút tất cả các bên liên quan của mình trên cùng một trang và mở đường cho quy trình làm việc hiệu quả.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả