Hướng dẫn chia sẻ tệp của Google: Đã trả lời tất cả các câu hỏi thường gặp

Google Drive cung cấp một tập hợp tuyệt vời các tùy chọn lưu trữ dựa trên đám mây và các công cụ năng suất nhưng điều làm cho dịch vụ thậm chí còn tốt hơn là một loạt các tính năng cộng tác được bao gồm trong đó.

Bạn không còn phải làm việc trên tài liệu một mình khi đồng nghiệp của bạn có thể đồng thời thực hiện các chỉnh sửa và nhận xét – vâng, tất cả đều trong thời gian thực.

Tuy nhiên, lúc đầu, khả năng chia sẻ tệp của Google Drive có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Vì vậy, hãy hít thở sâu và đi sâu vào một số câu hỏi có thể nảy sinh khi giải quyết tất cả những điều tuyệt vời này!

Q. Làm thế nào tôi có thể chia sẻ tệp?

MỘT. Google Drive giúp bạn thực hiện chia sẻ tệp riêng tư rất dễ dàng. Chỉ cần bấm chuột phải vào tệp rồi bấm Chia sẻ để mở cửa sổ bật lên Chia sẻ với Người khác.

Trong trường Mọi người, nhập địa chỉ email của bất kỳ ai mà bạn muốn chia sẻ tệp. Google Drive sẽ ngay lập tức đề xuất bất kỳ địa chỉ liên hệ hiện có nào khi bạn điền vào, giúp toàn bộ quá trình trở nên dễ dàng.

Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chia sẻ ngay bây giờ.

Ồ, chờ đã! Bạn có đồng ý với các quyền không?

Q. Làm cách nào để sửa đổi quyền?

MỘT. Chỉ cần tự hỏi chính xác những gì bạn muốn hoàn thành bằng cách chia sẻ tệp và bạn nên có ý tưởng rõ ràng về các quyền cần thiết cho mỗi cộng tác viên.

Theo mặc định, Google Drive cấp toàn quyền chỉnh sửa cho mọi người. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi điều này ngay lập tức bằng cách nhấp vào Mũi tên xuống bên cạnh trường Mọi người.

Chọn Có thể chỉnh sửa để cấp toàn quyền chỉnh sửa, Có thể nhận xét để hạn chế cộng tác viên chỉ nhận xét hoặc Có thể xem để khóa hoàn toàn tài liệu ở chế độ chỉ đọc.

Ghi chú: Một số định dạng tệp nhất định – chẳng hạn như video hoặc âm thanh – sẽ không có tùy chọn Có thể nhận xét để lựa chọn, điều này có thể hiểu được.

Q. Tôi có thể thay đổi quyền sau khi chia sẻ không?

MỘT. Chia sẻ tài liệu với người khác không phải là cuối cùng. Google Drive cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn ngay cả sau khi bạn cấp toàn quyền. Bấm Nâng cao trên hộp bật lên Chia sẻ Với Người khác để xem danh sách những người mà bạn đã chia sẻ tài liệu.

Các quyền cho mỗi người có thể được sửa đổi thông qua biểu tượng Mũi tên xuống chuyên dụng được đặt ở vị trí thuận tiện bên cạnh mỗi tên. Bạn cũng có thể xóa hoàn toàn quyền truy cập vào một người bằng cách nhấp vào x.

Q. Tôi Có Thể Chia Sẻ Tệp Công Khai Không?

MỘT. Chia sẻ riêng tư là được nhưng nếu bạn muốn cung cấp một tệp cho tất cả mọi người thì sao? Chà, bạn cũng có thể làm được điều đó.

Sử dụng tùy chọn Nhận liên kết có thể chia sẻ để tạo liên kết công khai – bạn cũng có thể chọn chia sẻ trực tiếp liên kết qua Gmail, Google Plus, Facebook hoặc Twitter ngay từ trong chính Google Drive.

Nếu được yêu cầu, bạn có thể thay đổi quyền cho những người truy cập tệp thông qua liên kết.

Nhấp vào Thay đổi bên dưới Ai có Quyền truy cập và sử dụng menu kéo xuống bên cạnh Quyền truy cập để chọn giữa Chỉnh sửa, Nhận xét hoặc Xem.

Bạn có thể thay đổi thêm cách thức hoạt động của liên kết sau khi bạn đăng nó ở đâu đó. Chọn Bật – Công khai trên web để mọi người có thể tìm và truy cập tệp hoặc Bật – Bất kỳ ai có liên kết để hạn chế quyền truy cập chỉ đối với những người có liên kết.

Nếu bạn muốn tắt liên kết, chỉ cần chọn Tắt – Người cụ thể. Cấu hình chia sẻ riêng tư của bạn sẽ vẫn còn nguyên vẹn.

Q. Tôi có thể chia sẻ toàn bộ thư mục không?

MỘT. Tất nhiên bạn có thể. Chỉ cần nhấp chuột phải vào thư mục mà bạn muốn chia sẻ và nhấp vào tùy chọn Chia sẻ. Mọi thứ hoạt động giống như chia sẻ tệp riêng lẻ. Tương tự đối với chia sẻ liên kết công khai.

Ghi chú: Thay vì chia sẻ toàn bộ thư mục, bạn cũng có thể chọn chia sẻ nhiều tệp từ bên trong. Chỉ cần giữ phím Ctrl để làm cho quá trình lựa chọn dễ dàng hơn.

Q. Chia sẻ Toàn bộ Google Drive thì sao?

MỘT. Không, bạn không thể làm điều đó. Đó là một vấn đề phổ biến, đặc biệt là khi bạn muốn chia sẻ toàn bộ động lực với người sử dụng lao động hoặc đồng nghiệp. Thật không may, Google không có sức chứa như vậy.

Trước khi bạn tiếp tục và thực hiện các biện pháp cực đoan – như chia sẻ email và mật khẩu – chỉ cần chờ đợi!

Có một cách giải quyết và liên quan đến việc tạo một thư mục chính – không có gì đáng sợ, chỉ là một thư mục khác. Nhấp chuột phải vào trong ổ đĩa, chọn Thư mục mới để tạo một thư mục và sau đó di chuyển mọi thứ bên trong thư mục đó.

Cuối cùng, chỉ cần chia sẻ thư mục như bạn đã làm với bất kỳ thư mục nào khác và thì đấy! Nó không đẹp nhưng nó làm được việc.

Mẹo chuyên nghiệp: Thật dễ dàng để di chuyển mọi thứ ngay cả khi bạn có hàng tá mục trong thư mục gốc của ổ đĩa. Chỉ cần nhấn Ctrl + A để chọn mọi thứ. Bây giờ, giữ phím Ctrl và nhấp vào thư mục chính để bỏ chọn nó khỏi phần còn lại. Cuối cùng, kéo và thả các mục đã chọn vào thư mục chính.

Q. Tôi có thể chia sẻ tệp với người dùng không sử dụng Gmail không?

MỘT. Bạn có thể. Tuy nhiên, các cộng tác viên của bạn phải có Tài khoản Google trước khi họ có thể chỉnh sửa hoặc nhận xét về tài liệu – nếu không, họ sẽ bị hạn chế chỉ xem nội dung.

Trong trường hợp bạn không biết, việc tạo Tài khoản Google không yêu cầu phải có tài khoản Gmail – chỉ cần bất kỳ địa chỉ email nào cũng hoạt động. Điều đó sẽ khiến việc thuyết phục mọi người tạo Tài khoản Google trở nên dễ dàng hơn!

Q. Làm cách nào để ngăn chặn việc tải xuống tệp?

MỘT. Bạn muốn chia sẻ một tệp hoặc thư mục. Bạn cũng muốn ngăn mọi người tải xuống. Trừ khi người đó có quyền chỉnh sửa, bạn có thể ngăn điều đó xảy ra.

Trong cài đặt Chia sẻ nâng cao, có một tùy chọn tiện lợi được gắn nhãn Tắt tùy chọn để tải xuống, in và sao chép cho người bình luận và người xem. Tùy chọn này ngăn mọi người tải xuống, in hoặc di chuyển tệp sang Google Drive cá nhân.

Q. Tôi có thể chuyển quyền sở hữu tệp hoặc thư mục không?

MỘT. Bạn cảm thấy mệt mỏi khi xử lý một tập tin? Chỉ cần chuyển quyền sở hữu tệp cho một cộng tác viên khác và thư giãn. Trên danh sách những người có quyền truy cập vào tệp, hãy nhấp vào Mũi tên xuống và chọn Là chủ sở hữu.

Ghi chú: Hãy cẩn thận, tuy nhiên. Chủ sở hữu mới có thể xóa quyền truy cập của bạn vào tài liệu nếu họ muốn. Bây giờ, điều đó sẽ không được đẹp.

Chuyển quyền sở hữu thư mục hơi lộn xộn. Mọi tệp trong thư mục vẫn thuộc về bạn. Vì vậy, bạn có thể phải chuyển quyền sở hữu mọi thứ trong thư mục theo cách thủ công sau đó.

Q. Có Giới hạn Lưu trữ nào để Chia sẻ Không?

MỘT. Với tư cách là chủ sở hữu của tệp hoặc thư mục, lượng dữ liệu được sử dụng hết chỉ tính vào tổng số của bạn – chứ không phải của các cộng tác viên của bạn. Tuy nhiên, khi ai đó thêm một mục mới vào thư mục được chia sẻ, dung lượng lưu trữ được tính vào người tạo ra mục ban đầu chứ không phải bạn.

Ngoài ra, các cộng tác viên của bạn có thể, nếu họ có quyền chỉnh sửa, chọn sao chép tệp vào ổ đĩa của họ. Trong trường hợp đó, dung lượng lưu trữ được tính vào hạn ngạch của chúng.

Nếu bạn sắp hết dung lượng trong tài khoản của mình nhưng cộng tác viên có gói bộ nhớ tốt hơn, thì việc chuyển quyền sở hữu các mục là một tùy chọn – trừ khi bạn muốn nâng cấp Drive của mình.

Q. Tôi Nên Ghi Nhớ Điều Gì Khác?

Có một số hạn chế không thực sự quan trọng đối với đa số người dùng. Ví dụ: chỉ có tối đa 100 người có thể chỉnh sửa hoặc nhận xét về tài liệu tại bất kỳ thời điểm nào, mặc dù số lượng không giới hạn có thể xem tệp.

Chỉ có tối đa 100 người có thể chỉnh sửa hoặc nhận xét về một tài liệu.

Ngoài ra, bạn chỉ có thể thêm tối đa 200 người thông qua chia sẻ liên kết riêng tư. Tuy nhiên, có thể vượt quá giới hạn này bằng cách tạo Nhóm Google.

Hơn nữa, có những hạn chế về kích thước của các loại tệp khác nhau – giới hạn 50 MB đối với tài liệu văn bản, giới hạn 200 MB đối với bản trình bày, v.v. Google Drive sẽ không đồng bộ hóa bất kỳ thay đổi nào nếu bạn hoặc cộng tác viên của bạn vượt quá các giới hạn này.

Chia sẻ tệp thật dễ dàng

Google Drive thực sự làm cho việc chia sẻ và quản lý tệp trở nên đơn giản. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn luôn kiểm tra các quyền đối với tệp để ngăn mọi người lừa dối bạn và mọi thứ sẽ ổn. Ngoài ra, hãy kiểm tra bộ nhớ khi xử lý các kích thước tệp lớn để ngăn mọi thứ vượt quá tầm tay.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác về chia sẻ tệp bằng Google Drive, chỉ cần thả một dòng vào phần nhận xét bên dưới.