9 tính năng hàng đầu để sử dụng trong ClickUp

ClickUp là một phần mềm quản lý dự án tuyệt vời cho bất kỳ quy mô nhóm nào. Ngoài việc nắm vững các kiến ​​thức cơ bản, công cụ này cung cấp các tính năng tuyệt vời để giúp bạn và đồng nghiệp của bạn luôn làm việc hiệu quả.

Thách thức đi kèm với rất nhiều lựa chọn là biết bắt đầu từ đâu. Những tính năng nào sẽ mang lại lợi ích cho bạn và các cộng tác viên của bạn và những tính năng nào chỉ đơn giản là một bước bổ sung? Đọc tiếp nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các tính năng hàng đầu để sử dụng trong ClickUp.

1. Trạng thái

Các trạng thái của ClickUp là một cách nhanh chóng để liên lạc với nhóm của bạn và cho họ biết vị trí của một dự án. Theo mặc định, ClickUp nhóm danh sách theo trạng thái. Khi bạn cập nhật cột, các nhiệm vụ sẽ chuyển sang nhóm tương ứng.

Mặc dù một số trạng thái phổ biến nhất là phải làm, đang tiến hành và hoàn thành, bạn có thể sáng tạo và thay đổi chúng thành bất kỳ trạng thái nào phù hợp với quy trình làm việc của mình. Ví dụ, bạn có thể sử dụng:

• Mắc kẹt—Để cho ai đó trong nhóm của bạn cần trợ giúp.
• Đang chờ—Để hiển thị một cái gì đó đang được tiến hành nhưng tạm thời bị treo.
• Đang xem xét—để thông báo rằng nhiệm vụ nằm trong tay người khác.
• Tiếp theo-để cho người khác biết bước tiếp theo của bạn.

ClickUp có ba loại trạng thái cơ bản: Tích cực, Xongvà Đã đóng cửa. Trạng thái đang hoạt động là nhiệm vụ bạn có khi di chuyển. Các trạng thái đã hoàn tất sẽ vẫn xuất hiện trong danh sách của bạn, nhưng ClickUp sẽ không hiển thị chúng đã quá hạn. Đã đóng ẩn các dự án bạn đã hoàn thành.

Bạn vẫn có thể truy cập các nhiệm vụ đã đóng bằng cách chọn Hiển thị đã đóng cửa ở góc trên bên phải của Danh sách.

2. Chế độ xem bảng

ClickUp cung cấp các chế độ xem khác nhau để giúp bạn luôn có tổ chức. Nếu bạn muốn có một cái nhìn cô đọng về các dự án trong một Danh sách, Bảng xem là con đường để đi. Để tìm nó, hãy chọn cộng Lượt xem ở góc trên bên phải của Danh sách và chọn Bàn.

Sau khi bạn nhấp vào Thêm chế độ xem, bạn sẽ thấy Danh sách của mình dưới dạng một bảng tối giản, giống như một cái gì đó bạn thấy trong Google trang tính. Trong bảng, bạn vẫn có thể làm việc với các cột của mình giống như trong Chế độ xem danh sách.

3. Chế độ xem danh sách

Theo mặc định, Danh sách ClickUp của bạn xuất hiện trong Xem danh sách. Nếu bạn muốn đơn giản hóa mọi thứ, thì cái này và Table View cuối cùng là những lựa chọn hàng đầu của bạn.

Đây là một trong những Chế độ xem nơi bạn có thể nhóm các nhiệm vụ của mình theo trạng thái, người được giao, mức độ ưu tiên, thẻ, ngày hoàn thành hoặc một cái gì đó tùy chỉnh. Làm như vậy sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhanh chóng về các dự án đang di chuyển và khối lượng công việc của mọi người.

4. Cột Ngày đến hạn

Các Ngày đáo hạn cột không chỉ là thông báo thời hạn. Khi bạn điền vào các cột Người và Ngày đến hạn cho một nhiệm vụ, ClickUp sẽ gửi thông tin đến người được giao Công việc của tôi phần dưới Nhà.

Bạn cũng sẽ nhận được lời nhắc về thời hạn sắp tới và các dự án quá hạn. Hơn nữa, nếu bạn chuyển sang Chế độ xem lịch hoặc Dòng thời gian, bạn có thể xem nhanh khối lượng công việc của mình theo ngày.

5. Tab Trang chủ

Trong tab Trang chủ trong thanh bên của ClickUp, bạn sẽ thấy LineUp ™, Xu hướngvà Công việc của tôi.

LineUp ™ là nơi để bạn đặt tất cả các công việc hàng đầu của mình để truy cập nhanh, Xu hướng hiển thị các bài tập mà bạn đã làm nhiều nhất trong ngày hôm đó và Công việc của tôi hiển thị Làm chuyển hướng, giữ một danh sách việc cần làm tự động.

Trong danh sách tự động, bạn sẽ tìm thấy các nhiệm vụ dưới tiêu đề: Hôm nay, Quá hạn, Tiếp theovà Không được lên lịch. Tại đây, bạn có thể nhanh chóng mở các bài tập để xem, hoán đổi trạng thái hoặc mức độ ưu tiên, thay đổi thời hạn hoặc ủy quyền cho người khác.

Ngoài Việc cần làm, bạn cũng sẽ tìm thấy ba tab khác:

• Bình luận—Để kiểm tra các thông tin liên lạc mới nhất.
• Xong—Để xem xét các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành.
• Được ủy quyền—Để nhanh chóng gửi lời nhắc cho các mặt hàng bạn đã giao nếu bạn có gói Không giới hạn trở lên.

ClickUp cung cấp nhiều cách để bạn hợp lý hóa giao tiếp với đồng nghiệp của mình. Nhận xét cho đến nay là đơn giản nhất.

Hãy hình dung điều này, bạn và đồng nghiệp của bạn đang chuẩn bị một dự án cùng nhau. Bạn thảo luận các chi tiết dưới dạng điện tử và sau đó phải mất một lúc để tìm lại chúng vì bạn không chắc nó nằm trong email, ứng dụng nhắn tin của công ty bạn hay một văn bản.

Bằng cách đặt câu hỏi và thảo luận chi tiết trong phần nhận xét của một nhiệm vụ trong ClickUp, bạn và đồng nghiệp của bạn sẽ biết nơi tìm thông tin chi tiết mỗi lần. Thêm vào đó, thật dễ dàng để người khác bắt kịp bản thân. Bạn có thể truy cập phần nhận xét bằng cách nhấp vào một nhiệm vụ. Ở đây bạn có thể:

• Gán nhận xét cho người khác.
• Đề cập đến những người khác.
• Kéo lên một nhiệm vụ.
• Chèn biểu tượng cảm xúc.
• Sử dụng các lệnh gạch chéo để thêm định dạng.
• Ghi lại màn hình của bạn.
• Tạo tài liệu mới.
• Thêm các tập tin.

7. Hộp kiểm

Nếu bạn muốn giữ mọi thứ cực kỳ đơn giản với một danh sách kiểm tra, ClickUp cung cấp một Hộp kiểm cho phép bạn thực hiện chính xác điều đó. Để thêm nó, hãy nhấp vào biểu tượng thêm ở trên cùng bên phải của một nhóm và chọn Hộp kiểm từ Cột mới thực đơn.

Đảm bảo thêm cột Mọi người nếu làm việc với người khác để giải quyết danh sách việc cần làm. Làm như vậy sẽ giúp bạn ngăn chặn sự chồng chéo khi bạn phân chia và chinh phục.

8. Mô tả

Trong khi một Sự mô tả tính năng này có vẻ cơ bản, ClickUp cho phép bạn sử dụng các lệnh gạch chéo để định dạng và tùy chỉnh điều này theo bất kỳ cách nào bạn muốn. Bằng cách đó, khi bạn đang giao nhiệm vụ cho người khác hoặc ghi chú cho chính mình, bạn có thể nhận được chi tiết nhất có thể.

Phần này, được tìm thấy khi bạn nhấp vào một công việc, về cơ bản thay thế email vì bạn có thể đặt tất cả thông tin chi tiết của mình ở đây. Để đưa đồng nghiệp vào vòng lặp, hãy chọn hồ sơ của họ trong cột Mọi người.

9. Cột Người

Cột Mọi người hiển thị quyền sở hữu nhiệm vụ của một người nào đó. Để thêm nhiều người, bạn cần bật Nhiều người được giao trong cài đặt ClickApps của mình. Bạn có thể làm như vậy bằng cách nhấp vào hồ sơ của mình ở góc dưới cùng bên trái, đi tới Cài đặt của tôilựa chọn ClickAppsvà cuộn cho đến khi bạn tìm thấy Nhiều người được giao quyền mua.

Tốt nhất chỉ nên giao cho những người đang tích cực làm một nhiệm vụ để tránh chồng chéo. Bạn cũng có thể thêm những người khác làm Người theo dõi bằng cách nhấp vào biểu tượng con mắt ở góc trên bên phải của thẻ tác vụ.

Thêm một người nào đó làm Người theo dõi trong một nhiệm vụ giống như gửi CC cho họ trong email. Họ nhận được thông báo mỗi khi có bản cập nhật và có thể tham gia cuộc trò chuyện bất cứ lúc nào.

Bắt đầu với ClickUp

Danh sách các tính năng mà ClickUp cung cấp vượt xa những tính năng trong bài viết này. Tuy nhiên, bản tổng hợp này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa phần mềm, đặc biệt nếu bạn mới bắt đầu.

Mặc dù bạn có thể muốn giải quyết mọi tính năng mà phần mềm này cung cấp, nhưng sẽ rất hữu ích nếu bạn tự hỏi bản thân xem đó có phải là thứ bạn thực sự được hưởng lợi hay chỉ đơn giản là một bước bổ sung.