9 mẹo Microsoft Word để chỉnh sửa bài tập đại học của bạn nhanh hơn

Các bài tập ở cấp cao đẳng và đại học nặng về nghiên cứu và bạn thường phải viết các bài viết có số lượng trang đáng kể. Ngay khi bạn nghĩ rằng mình đã hoàn thành việc tạo ra số lượng từ cần thiết, thì bước tiếp theo cũng khó khăn và tốn thời gian không kém: chỉnh sửa.

Từ các phím tắt đến các tính năng đơn giản, tích hợp sẵn như Tìm và Thay thế cũng như mục lục tự động, đây là một số mẹo bạn có thể sử dụng để chỉnh sửa và định dạng bài tập đại học hiệu quả hơn trong Microsoft Word.

1. Để khoảng cách đoạn văn là bước cuối cùng của bạn

Trước tiên hãy bắt đầu đi đúng hướng. Khi bạn có một bài luận hoặc báo cáo dài 3.000 từ phía trước, bạn nên đặt khoảng cách hai lần khi bạn chỉ viết nhiều nhất một vài câu hoặc một đoạn văn. Nó tạo ra ảo tưởng thoải mái rằng bạn đã làm được nhiều việc hơn những gì bạn thực sự có.

Nhưng để hiệu quả hơn ở giai đoạn chỉnh sửa cuối cùng, tốt nhất bạn nên để khoảng cách giữa các đoạn văn ở bước cuối cùng. Bằng cách này, bạn tiết kiệm thời gian vì bạn không phải cuộn lên và xuống nhiều hơn mức cần thiết khi điều hướng qua các phần và trang khác nhau trong văn bản của mình.

2. Học cách sử dụng các phím tắt trên bàn phím

Phím tắt giúp chỉnh sửa và định dạng nhanh hơn nhiều so với sử dụng chuột. Ví dụ: khi bạn sử dụng chuột để chọn một số từ, có thể bạn sẽ bỏ lỡ một hoặc hai chữ cái và phải đánh dấu lại hoặc vượt quá và thêm dấu chấm khi bạn không cần.

Trong trường hợp này, bạn có thể chọn văn bản chính xác bằng cách sử dụng Ctrl + Shiftvà mũi tên trái và phải các phím trong Windows. Có nhiều phím tắt Microsoft Word khác sẽ cho phép bạn thực hiện hầu hết các chỉnh sửa trên bàn phím mà không cần phải chuyển sang chuột hoặc bàn di chuột. Đừng đánh giá thấp lượng thời gian bạn tiết kiệm được với phương pháp này!

Khi bạn đang đọc qua một nội dung văn bản liên tục, các đầu trang và chân trang trống có thể gây khó chịu. Để có trải nghiệm đọc và chỉnh sửa mượt mà hơn, hãy ẩn đầu trang và chân trang để nối tất cả các trang lại với nhau.

Di con trỏ qua khoảng màu xám giữa trang hiện tại của bạn và trang tiếp theo, sau đó bấm đúp. Khi bạn cần sử dụng lại đầu trang và chân trang trong Microsoft Word, hãy bỏ ẩn chúng bằng cách di con trỏ qua đường phân cách trang và bấm đúp.

4. Thu gọn các Tiêu đề và Tiêu đề phụ

Đối với các bài tập kiểu báo cáo dài, bạn có thể sẽ chia nội dung của mình thành các tiêu đề và tiêu đề phụ. Khi bạn di chuyển từ phần này sang phần tiếp theo hoặc chuyển giữa các phần để viết lại và chỉnh sửa, hãy làm cho việc cuộn qua văn bản của bạn dễ dàng hơn bằng cách thu gọn đầu đề.

Di chuột qua tiêu đề đề mục, sau đó bấm vào biểu tượng tam giác xuất hiện bên cạnh nó để ẩn nội dung. Nếu bạn muốn ẩn tất cả các tiêu đề cùng một lúc, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ tiêu đề nào và chọn Mở rộng/Thu gọn > Thu gọn Tất cả Tiêu đề.

5. Tự động sắp xếp tài liệu tham khảo theo thứ tự bảng chữ cái

Danh sách các tác phẩm được trích dẫn là một phần thiết yếu trong bất kỳ nhiệm vụ giáo dục đại học nào và thường được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái. Bạn có thể đã thêm các tài liệu tham khảo vào danh sách khi bạn trích dẫn chúng trong bài luận của mình, nhưng khi sắp xếp ở cuối, việc sắp xếp chúng theo cách thủ công là không khả thi và tốn thời gian. Bạn chỉ có thể sắp xếp chúng tự động trong Microsoft Word.

Chọn tất cả các tài liệu tham khảo của bạn và đi đến Trang chủ chuyển hướng. Bên dưới Đoạn văn phần, nhấp vào Loại biểu tượng (A và Z, có mũi tên hướng xuống). bên trong Sắp xếp theo trường, chọn đoạn văn. bên trong Kiểu trường, chọn Chữ. Sau đó, chọn tăng dần và bấm vào ĐƯỢC RỒI. Danh sách bây giờ sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

Tuy nhiên, bạn có thể nhận thấy một vài ngoại lệ. Ví dụ: khi một số tham chiếu bắt đầu bằng các ký hiệu thay vì một chữ cái, tất cả chúng sẽ có khả năng được đẩy lên đầu. Đây là một vài cái mà sau đó bạn sẽ cần phải tự chèn lại vào danh sách của mình một cách chính xác.

6. Sử dụng Find and Replace để tránh lỗi chính tả

Cho dù đó là sách giáo khoa hay bài báo, mọi học sinh đều có thể gặp phải những tác giả có họ hơi khó đánh vần. Việc gõ đi gõ lại tên cho mỗi trích dẫn trong văn bản dễ gây ra lỗi do con người. Để tránh lỗi chính tả, bạn có thể sử dụng Tìm và Thay thế.

Trước tiên, hãy sử dụng một từ viết tắt duy nhất làm trình giữ chỗ khi bạn viết bài tập của mình. Tôi khuyên bạn nên bao gồm một số trong chữ viết tắt này. Điều này là do nếu chữ viết tắt của bạn chỉ bao gồm các chữ cái, thì có khả năng tổ hợp chữ cái ngắn này có thể đã xuất hiện ở nơi khác, như một phần của từ, trong bài luận của bạn.

Khi bạn đã hoàn thành nội dung cơ thể, đã đến lúc thay thế chữ viết tắt bằng họ thực tế. bên trong Trang chủ tab, nhấp vào Thay thế bên trong chỉnh sửa chuyển hướng. bên trong Tìm gì trường, nhập chữ viết tắt của bạn. bên trong Thay bằng trường, nhập tên tác giả thực sự. Sau đó nhấn vào Thay thế tất cả. Tất cả các chữ viết tắt của bạn bây giờ sẽ được thay thế bằng họ tác giả chính xác.

7. Chèn ảnh của bạn vào bảng vô hình

Nếu bạn chưa hiểu rõ về định dạng ảnh trong Microsoft Word, đây là một giải pháp thay thế đơn giản giúp đảm bảo rằng hình ảnh của bạn sẽ không làm cho văn bản của bạn bị vỡ ở những vị trí kỳ lạ: chèn ảnh của bạn vào một bảng vô hình.

Chuyển đến phần văn bản mà bạn muốn ảnh của mình xuất hiện. Nhấn Đi vào để sang một đoạn mới. Đi đến Chèn tab, nhấp vào Bànvà chọn một hộp để tạo bảng 1×1. Với con trỏ bên trong bảng của bạn, bấm Ảnh > Chèn ảnh > Thiết bị này để tải hình ảnh của bạn vào tài liệu.

Bạn có thể thay đổi kích thước hình ảnh của bạn trong bảng. Khi bạn đã hài lòng, hãy đánh dấu bảng, chuyển đến thiết kế bảng tab, nhấp vào Biên giới > Không Biên giới. Đường viền bảng màu đen sau đó sẽ biến mất. Bây giờ hình ảnh của bạn dường như được khớp hoàn hảo giữa hai đoạn văn bản.

8. Có tổng quan về nhiều trang cùng một lúc

Khi bạn chỉnh sửa gần xong, tốt nhất bạn nên cuộn qua tất cả các trang để đảm bảo không có trang trống lẻ, các phần riêng biệt hoặc hiển thị hình ảnh không chính xác. Nhưng nếu bạn có hơn 20 trang nội dung, việc cuộn qua nhiều nội dung đó một cách nhanh chóng chỉ là chóng mặt.

Thay vào đó, đi đến Xem chuyển hướng. bên trong Phóng phần, bấm vào Nhiều trang. Thao tác này sẽ thu nhỏ tài liệu Microsoft Word của bạn để bạn có thể xem hai hoặc ba trang cùng một lúc. Bạn cũng có thể nhấp vào thanh trượt Thu phóng ở dưới cùng bên phải để thu nhỏ hơn nữa và xem nhiều trang hơn cùng một lúc.

9. Tự động tạo mục lục

Một trong những thành phần gán cuối cùng là mục lục. Nếu bạn đã nhập từng tiêu đề theo cách thủ công, nhập một dòng dấu chấm kết thúc bằng số trang tương ứng của tiêu đề và tự kiểm tra kỹ số trang đã nói, thì đã đến lúc để Microsoft Word xử lý tác vụ.

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn đã áp dụng đúng kiểu cho tiêu đề của mình. Bạn có thể kiểm tra điều này bằng cách nhấp vào từng tiêu đề và xem kiểu nào được chọn trong Trang chủ chuyển hướng. Sau đó, đánh số trang của tài liệu Microsoft Word của bạn.

Cuối cùng, chuyển đến trang trống nơi bạn muốn chèn Mục lục. Đi đến Người giới thiệu tab, bấm vào Mục lụcvà chọn một trong các Bàn tự động. Microsoft Word ngay lập tức tạo mục lục cho bạn.

Cải thiện quy trình chỉnh sửa của bạn trong Microsoft Word

Bằng cách áp dụng các mẹo trên, bạn có thể xem lại bài làm của mình nhanh chóng và hiệu quả hơn mà không bị mỏi mắt. Cắt giảm thao tác cuộn quá mức và các tác vụ thủ công khác có thể được thực hiện tự động bởi Microsoft Word.

Ngoài ra, tiết kiệm thời gian chỉnh sửa có nghĩa là bạn thậm chí còn có nhiều thời gian hơn để đọc lại và đánh giá kỹ lưỡng các bài tiểu luận của mình, cho phép bạn tạo ra các bài tiểu luận và báo cáo chất lượng cao hơn.