9 cách sắp xếp các tệp được chia sẻ của bạn để tăng năng suất

Chia sẻ tệp là thực tế phổ biến trong làm việc theo nhóm. Nhưng nó sẽ phản tác dụng khi các tệp bạn chia sẻ không có tổ chức và làm bừa bãi hệ thống của bạn. Chỉ có rất nhiều việc bạn có thể làm giữa mớ hỗn độn.

Tổ chức các tệp được chia sẻ của bạn là chìa khóa để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Nếu bạn không làm được điều này, bạn có thể bị mất các tệp quan trọng hoặc lẫn lộn chúng trong quá trình làm việc. Kiểm tra các cách hiệu quả để sắp xếp các tệp được chia sẻ của bạn để tăng năng suất.

1. Xem lại các tệp hiện có

Việc xem xét các tệp hiện có, theo định kỳ, là cần thiết để giữ cho hệ thống của bạn được tổ chức tốt. Khả năng cao là bạn có một số tệp trên hệ thống mà bạn không sử dụng hoặc không cần nữa. Những tệp đó có thể ở đó và chiếm dung lượng mà bạn không biết.

Luôn dành thời gian để xem xét các tệp của bạn, vì vậy bạn có thể xóa những tệp bạn không cần nữa và cập nhật những tệp đã lỗi thời để nhận được nhiều giá trị nhất từ ​​chúng. Việc xem xét các tệp của bạn một mình có thể khó theo kịp. Giáo dục và hướng dẫn các thành viên trong nhóm hoặc nhân viên của bạn về tầm quan trọng của việc xem xét các tệp hiện có. Nhiệm vụ đơn giản này tạo ra một không gian làm việc sạch sẽ để đạt hiệu quả cao hơn.

2. Tạo và đặt tên chi tiết cho các thư mục của bạn

Không có gì khiến bạn mất phương hướng hơn việc phải dành phần lớn thời gian làm việc để tìm kiếm các tệp trong hệ thống của bạn. Hãy tự giải quyết rắc rối bằng cách tạo các thư mục khác nhau cho các tệp của bạn theo danh mục của chúng.

Nắm vững cách sắp xếp chi tiết các thư mục của bạn giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất. Bạn có thể nhanh chóng điều hướng các tệp hoặc thư mục của mình mà không cần mở chúng để xác định hoặc truy cập chúng. Tương tự, việc tạo và đặt tên cho các thư mục của bạn sẽ giúp các thành viên trong nhóm của bạn xác định tệp nào thuộc về chúng để truy cập và tệp nào chứa thông tin nhạy cảm.

Khi đặt tên cho thư mục của bạn, hãy cố gắng hết sức có thể để tránh sử dụng những cái tên dài và phức tạp vì chúng rất khó nhớ. Ngoài ra, tránh sử dụng các ký tự và ký hiệu đặc biệt vì chúng không những không hiển thị mà còn vô nghĩa. Cuối cùng, nếu bạn phải sử dụng dấu cách để phân tách các từ, hãy sử dụng dấu gạch dưới hoặc dấu gạch ngang để thay thế.

3. Giới hạn thư mục của bạn

Mặc dù tạo và đặt tên cho các thư mục là một phương pháp hay để tổ chức các tệp được chia sẻ, nhưng đừng lạm dụng nó. Có một thư mục duy nhất cho mọi tệp bạn có sẽ tạo ra sự lộn xộn. Bạn sẽ có quá nhiều tệp trên hệ thống của mình và điều đó có thể quá tải.

Vì vậy, thay vì tạo một thư mục cho mọi tệp, hãy trộn tệp vào một thư mục có nội dung tương tự. Bạn biết chính xác nơi cần tìm khi tìm kiếm các tệp trong cùng một danh mục.

4. Lưu trữ cục bộ Ditch

Lưu trữ cục bộ đã từng là thứ, nhưng với số hóa, có nhiều lựa chọn khả thi hơn. Vì vậy, nếu bạn vẫn đang sử dụng bộ nhớ cục bộ để lưu các tệp của mình, thì bạn đã mắc kẹt trong quá khứ. Bên cạnh việc duy trì tốn kém do phải mua băng thông cao hơn để lưu trữ nhiều tệp hơn, bộ nhớ cục bộ còn tiềm ẩn nguy cơ bảo mật. Nếu bất kỳ ai giả mạo thiết bị lưu trữ của bạn, bạn có thể mất tất cả thông tin bạn có trên đó.

Vì vậy, thay vì lưu trữ cục bộ, hãy chuyển sang lưu trữ đám mây. Với lưu trữ đám mây, bạn có thể truy cập các tệp của mình từ xa, có nhiều dung lượng lưu trữ hơn và triển khai bảo mật mạnh mẽ hơn. Kiểm tra các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây rẻ nhất để tiết kiệm chi phí.

5. Áp dụng phần mềm có kiểm soát phiên bản

Có khả năng cao là bạn sẽ cần sửa đổi tệp của mình sau khi tạo. Kiểm soát phiên bản giúp bạn theo dõi các sửa đổi được thực hiện đối với tệp hoặc bộ sưu tập tệp. Theo dõi các thay đổi theo cách thủ công rất khó khăn và có thể khiến bạn bối rối.

Cũng giống như bạn có thể sử dụng các ứng dụng kiểm soát phiên bản để tăng năng suất của mình, bạn có thể sử dụng phần mềm sắp xếp tệp có kiểm soát phiên bản để theo dõi các sửa đổi bạn thực hiện đối với tệp, vì vậy bạn không trộn lẫn chúng.

Giữ tất cả các thành viên trong nhóm trên cùng một trang là vai trò của hệ thống kiểm soát phiên bản. Điều đáng kể nhất, nó đảm bảo rằng mọi người trong nhóm cộng tác và làm việc trên cùng một dự án trong khi đảm bảo tất cả họ đều đang sử dụng phiên bản mới nhất của tệp.

6. Tạo lối tắt và mục ưa thích

Nếu bạn đang ở trong ngân sách hoặc cần một hành động nhanh chóng, tốt nhất là tạo các phím tắt và mục yêu thích. Phím tắt là một tham chiếu đến tệp ổ cứng. Một chương trình, một tệp hoặc một thư mục có thể được xác định bởi con trỏ của nó.

Vì nó chứa thông tin về vị trí của tệp gốc, phím tắt là một tệp nhỏ sử dụng rất ít dung lượng lưu trữ. Bản sao không khớp chính xác với tệp gốc. Do đó, tập tin gốc vẫn còn nguyên vẹn khi bạn loại bỏ phím tắt.

Bạn có thể đặt các chương trình và lối tắt thư mục được sử dụng thường xuyên nhất ở những nơi dễ tiếp cận như bảng điều khiển công việc hoặc thanh khởi chạy nhanh với sự trợ giúp của các phím tắt.

7. Tạo trước các mẫu thư mục

Một cách khác để sắp xếp các tệp được chia sẻ của bạn là tạo trước một mẫu tạm thời. Bạn có thể tạo trước các mẫu thư mục nếu bạn không chắc chắn nên sử dụng mẫu nào vào lúc này.

Tạo trước một mẫu thư mục giúp bạn giữ một số tệp trong một thư mục, thay vì để chúng ở bất kỳ đâu trong hệ thống của bạn. Nó cũng ngăn không gian mọc lên như nấm. Nếu cuối cùng bạn xác định được vị trí của mình trên các thư mục được tạo trước đó, bạn có thể chuyển chúng vào bộ nhớ vĩnh viễn của mình.

8. Tận dụng phần mềm tổ chức tự động

Một trong những cách hiệu quả nhất để sắp xếp các tệp được chia sẻ của bạn là kết hợp phần mềm sắp xếp tự động vào hệ thống của bạn. Việc sắp xếp các tệp theo cách thủ công không chỉ tẻ nhạt mà còn tốn thời gian. Di chuyển các tệp khác nhau đến các vị trí cụ thể đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết.

Mặc dù vậy, mọi thứ vẫn có xu hướng trượt qua các vết nứt. Nhưng đó là một trò chơi bóng khác khi bạn tự động hóa quy trình bằng phần mềm tổ chức. Một phần mềm tổ chức hiệu quả sẽ đặt các tệp được chia sẻ của bạn vào đúng vị trí của chúng mà không cần hoặc không có sự giám sát. Bạn và nhóm của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn nhằm tăng năng suất của mình.

9. Xóa các tập tin lỗi thời

Các tệp lỗi thời không có ích cho bạn. Trừ khi bạn định cập nhật chúng, nếu không chúng không có hoạt động kinh doanh nào trong hệ thống của bạn. Nếu bạn lưu trữ các tệp của mình, bạn có thể phát hiện ra rằng các tệp bạn không còn sử dụng nữa sẽ chiếm dung lượng lưu trữ đáng kể. Xóa chúng sẽ cung cấp cho bạn nhiều không gian hơn để tạo và lưu trữ các tệp có liên quan.

Ngoài ra, việc để các tệp lỗi thời trong các tệp hệ thống của bạn có thể vô tình hợp nhất với các tệp mới hơn hoặc hiện tại, gây nhầm lẫn. Tình huống này có thể xảy ra khi các tệp này nằm trong tay của nhân viên mới hoặc chưa có kinh nghiệm. Để tự động hóa quá trình này, bạn có thể lựa chọn phần mềm xóa tệp như PrivaZer, File Shredder và Glary Utilities, trong số những phần mềm khác.

Tổ chức các tệp được chia sẻ để tăng năng suất

Không gian làm việc sạch sẽ giúp tăng hiệu suất làm việc. Bạn có thể dễ dàng truy cập bất kỳ tài liệu nào bạn cần và di chuyển mọi thứ xung quanh mà không bị cản trở. Sắp xếp các tệp được chia sẻ của bạn sẽ không chỉ tăng năng suất của bạn mà còn làm cho bạn hiệu quả hơn, vì bạn sẽ tập trung hơn vào các công việc hiện tại.

Điều thú vị là bạn không cần phải làm tất cả một mình. Bạn có thể tận dụng các công cụ tự động để nâng và đặt, vì vậy bạn có thể tham gia vào các công việc khác mà bạn cần chú ý.