8 phương pháp hay nhất để sử dụng Monday.com trong công việc từ xa

Điều hành một nhóm phân tán có thể là một thách thức. Làm cách nào để đảm bảo sự cộng tác khi bạn có các thành viên trong nhóm ở các múi giờ khác nhau? Và mọi người có đủ nguồn lực cần thiết để làm việc hiệu quả và đạt được các mục tiêu của nhóm bạn không?

Mặc dù có nhiều điều phải suy nghĩ khi quản lý lực lượng lao động từ xa, nhưng nhiều thách thức có thể được giảm bớt khi bạn sử dụng hệ thống quản lý dự án của monday.com để duy trì kết nối. Nhưng vì đây là một nền tảng có vô số tùy chọn, nên biết một số phương pháp hay nhất, vì vậy nhóm từ xa của bạn sẽ phát triển mạnh ở bất cứ nơi nào họ có trụ sở. Dưới đây là tám trong số tốt nhất.

1. Quản lý lịch biểu nhóm của bạn

Các nhân viên từ xa có thể làm việc ở các múi giờ khác nhau, gây khó khăn cho việc theo dõi ai đang trực tuyến và vào thời gian nào. Ngay cả đối với những người có trụ sở tại địa phương, vẻ đẹp của làm việc từ xa có nghĩa là các thành viên trong nhóm của bạn có thể thích đăng nhập khi họ cảm thấy hiệu quả nhất. Một số có thể là cú đêm, trong khi những người khác có thể dậy sớm và bắt đầu làm việc trước khi mặt trời mọc.

Thay vì dựa vào máy tính múi giờ hoặc cố gắng theo dõi lịch trình của mọi người trong đầu, hãy sử dụng Thứ Hai để lập bản đồ đen trắng. Sử dụng phần cập nhật trong lịch trình hàng tuần của bạn để ghi chú những trường hợp vắng mặt hoặc yêu cầu thay đổi ca làm việc.

2. Sử dụng Danh bạ Công ty

Tùy thuộc vào quy mô tổ chức của bạn, bạn có thể có hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn nhân viên làm việc ở khắp các địa điểm. Thiết lập danh bạ công ty để giữ cho mọi người liên lạc và cộng tác trên monday.com.

Bạn sẽ thêm các thành viên trong nhóm theo vai trò của họ, sau đó thêm một cột để hiển thị ảnh hồ sơ, thông tin liên hệ và múi giờ địa phương của họ. Tốt hơn, hãy nhấp qua chế độ xem bản đồ để xem vị trí toàn cầu của họ.

3. Tổ chức các cuộc họp

Các cuộc họp video từ xa có thể cần thiết cho các cuộc họp nhóm, nhưng có thể khó điều phối các cuộc họp này khi các thành viên trong nhóm ở các múi giờ khác nhau. Điều quan trọng nữa là những tương tác mặt đối mặt này không cản trở năng suất.

Sử dụng monday.com để tạo bảng họp, với các mục hàng để mô tả chủ đề của cuộc họp. Để mọi việc diễn ra suôn sẻ, hãy tải lên chương trình họp trước thời hạn và chỉ định hành động cho các thành viên trong nhóm cụ thể. Bằng cách này, mọi người đều biết những gì cần được thảo luận và có thể chuẩn bị trước các từ ngữ và tài liệu của riêng họ.

Thêm bản tóm tắt về các điểm nổi bật của cuộc họp sau khi cuộc họp kết thúc, để mọi người đều cập nhật về những gì đã thảo luận, bao gồm cả các điểm hành động nếu cần. Và nếu ai đó đã không thể làm cho nó? Monday.com tích hợp với Zoom, vì vậy bạn có thể thêm bản ghi cuộc họp để nhóm của mình cập nhật sau.

4. Thiết lập Thư viện Tài nguyên Nhóm

Nhân viên từ xa cần quyền truy cập vào các tài nguyên được chia sẻ, chẳng hạn như hướng dẫn xây dựng thương hiệu công ty, mẫu và tài liệu giới thiệu của nhân viên. Nhưng việc sàng lọc một ổ đĩa dùng chung hoặc các thư mục trên các thư mục email để tìm tài liệu phù hợp có thể tốn nhiều thời gian.

Thay vào đó, hãy thiết lập một thư viện tài nguyên trong Monday.com và thêm tất cả các tệp và liên kết có liên quan vào một vị trí trung tâm. Bạn cũng có thể thêm nhận xét vào mỗi tài liệu, vì vậy các thành viên trong nhóm có thể đặt câu hỏi hoặc đưa ra phản hồi mà không cần phải tìm kiếm người phù hợp để liên hệ.

5. Theo dõi các mục tiêu của đội

Duy trì sự minh bạch là chìa khóa để điều hành một nhóm từ xa thành công. Khi mọi người có thể thấy nhóm đang hoạt động như thế nào và những gì vẫn cần phải hoàn thành, họ có thể tiếp tục tập trung và có động lực.

Sử dụng tính năng theo dõi mục tiêu của monday.com để đặt mục tiêu và kết quả chính (OKR) cho nhóm của bạn. Sử dụng các tiện ích như màn hình hiển thị Pin hoặc Biểu đồ, để mọi người có thể thấy bạn còn gần đạt được mục tiêu của mình hay không.

6. Sử dụng Tự động hóa

Monday.com cung cấp một loạt các tính năng để tự động hóa các tác vụ và giữ cho nhóm của bạn được kết nối, ngay cả khi bạn không ở văn phòng. Tự động hóa giúp bạn dễ dàng tối đa hóa hiệu quả mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của bạn. Chúng có thể được thiết lập để thực hiện những việc như gửi lời nhắc, cập nhật trạng thái và giao nhiệm vụ.

Ví dụ: bạn có thể tạo tự động hóa gửi tin nhắn đến một thành viên trong nhóm khi họ đã được giao nhiệm vụ. Hoặc, bạn có thể thiết lập tự động hóa để cập nhật trạng thái của một nhiệm vụ khi ai đó nhận xét về nó. Tận dụng tối đa khả năng tùy chỉnh tự động hóa của nền tảng để bạn có thể hoàn thành các hành động như chuyển các mục vào quy trình làm việc riêng biệt hoặc kích hoạt cảnh báo đặc biệt cho nhóm của bạn chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Để thiết lập tự động hóa monday.com, hãy chọn một trình kích hoạt chẳng hạn như thay đổi trạng thái hoặc một người được chỉ định cho một mục. Trình kích hoạt của bạn sẽ cần một điều kiện được chỉ định cho nó và sau đó bạn sẽ chọn một điểm hành động, chẳng hạn như thông báo cho kênh Slack hoặc gửi email.

7. Sử dụng Mẫu nhóm

Đơn giản hóa cách các thành viên trong nhóm của bạn làm việc, bằng cách tạo một loạt các mẫu nhóm cho các nhiệm vụ mà họ thực hiện thường xuyên. Ví dụ: nếu nhóm của bạn tổ chức các cuộc họp trạng thái hàng tuần, bạn có thể tạo mẫu cuộc họp với chương trình và định dạng cuộc họp. Bằng cách này, các thành viên trong nhóm có thể chỉ cần điền vào các chi tiết liên quan mỗi tuần mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu.

Bạn cũng có thể tạo các mẫu để giới thiệu các thành viên mới trong nhóm, kế hoạch dự án và chiến dịch tiếp thị.

8. Chức năng Tìm kiếm Nhanh

Năng suất là tất cả mọi thứ trong làm việc từ xa. Thật dễ dàng bị quá tải bởi chính các công cụ giao tiếp và cộng tác nhằm đơn giản hóa vai trò của chúng tôi. Để tiết kiệm rất nhiều thời gian mỗi ngày, hãy làm quen với việc sử dụng các tính năng sau:

• Tìm kiếm nhanh: sử dụng CTRL / CMD + K để truy cập Tìm kiếm nhanh và ngay lập tức đi sâu vào các bảng được truy cập gần đây.
• Chọn hàng loạt: từ đây, lấy nhiều vật phẩm bằng tính năng Chọn hàng loạt trên bảng của bạn. Nhấp vào hộp hành động ở bên trái của bất kỳ mục nào, sau đó giữ SỰ THAY ĐỔI để nhấp vào một hộp khác trên một mục riêng biệt.

Bằng cách tận dụng các tính năng của Thứ Hai như mẫu, tự động hóa và tìm kiếm nhanh, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của nhóm và tăng năng suất.

Nếu bạn không được bán vào thứ Hai, các công cụ quản lý dự án khác như Asana và Trello cũng đáng xem. Điều quan trọng nhất là tìm một công cụ phù hợp với bạn và nhóm của bạn. Với hệ thống phù hợp, bạn có thể quản lý thành công nhóm từ xa của mình, bất kể họ ở đâu trên thế giới.