8 Mẹo để Tạo Môi trường Văn phòng Làm việc Từ xa Hiệu quả
Ngày nay, các doanh nhân, dịch giả tự do và một số công ty đang chọn để nhân viên làm việc tại nhà hoặc các văn phòng khác bên ngoài địa điểm chính của họ.
Với điều này, làm việc từ xa đã mở ra cơ hội mới cho những người sống ở một số khu vực nhất định, nơi có thể thiếu việc làm tại địa phương hoặc chỉ muốn ở gần nhà hơn.
Tuy nhiên, trong khi có nhiều lợi thế để có một không gian văn phòng không bị giới hạn bởi ranh giới địa lý, thì việc xây dựng một môi trường phù hợp cho bản thân có thể rất khó khăn.
Nếu bạn đang gặp khó khăn với việc thiết lập công việc từ xa của mình, đây là danh sách các mẹo có thể hữu ích.
Mục Lục
1. Tạo không gian làm việc được chỉ định
Tạo một khu vực làm việc chuyên dụng là rất quan trọng, đặc biệt nếu bạn đang làm việc tại nhà. Vì bạn dễ bị xao nhãng bởi TV, giường ngủ hoặc những thứ gây xao nhãng khác trong nhà, nên việc có một nơi cụ thể để bạn làm việc sẽ giúp bạn tập trung và có động lực hơn.
Ngoài ra, nếu bạn là kiểu người làm việc từ xa từ bãi biển, quán cà phê hoặc các địa điểm kỳ quặc khác, bạn cũng có thể thiết lập một túi văn phòng từ xa.
Trong một chiếc túi duy nhất, bạn có thể chứa tất cả các công cụ cần thiết để bạn thực hiện công việc từ xa, chẳng hạn như máy tính xách tay, tai nghe, micrô, bàn phím, giá đỡ máy tính xách tay, chuột, ổ cứng ngoài, v.v. Với điều này, bạn có thể mang văn phòng từ xa của mình đi khắp nơi, bất cứ nơi nào bạn quyết định thiết lập.
2. Đặt ranh giới với gia đình và bạn bè
Chỉ vì bạn đang làm việc ở nhà không có nghĩa là cuộc sống cá nhân của bạn nên dừng lại. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải đặt ra ranh giới với những người trong cuộc sống của bạn để họ hiểu khi nào bạn sẵn sàng và khi nào bạn không. Điều này có thể phức tạp, đặc biệt là khi họ nhìn thấy bạn đang mặc đồ ngủ.
Rất may, có một số việc nhỏ mà bạn có thể làm để trở nên quyết đoán hơn. Ví dụ, bạn có thể có một bảng hiệu bên ngoài cửa nhà để các thành viên trong gia đình biết khi bạn đang họp. Mặt khác, bạn cũng có thể có đèn để bật khi đang ghi nội dung và không muốn bị quấy rầy.
3. Tạo một quy trình
Các thói quen có thể hữu ích khi làm việc tại nhà vì chúng giúp bạn tập trung và có tổ chức. Nếu có thể, hãy cố gắng thức dậy vào cùng một thời điểm mỗi ngày, có thời gian cụ thể để ăn trưa và nghỉ giải lao, và thiết lập thời gian bỏ thuốc lá.
Để giúp quản lý quy trình của bạn với tư cách là nhân viên từ xa, bạn có thể muốn dùng thử các ứng dụng khuyến khích bạn làm theo chúng. Từ Habitify đến Habitshare, có một số tùy chọn có thể giúp bạn đi đúng hướng và tránh làm việc cả ngày.
4. Sử dụng công nghệ để làm lợi thế của bạn
Có rất nhiều công cụ công nghệ có thể giúp bạn làm việc hiệu quả khi làm việc từ xa. Là một nhân viên làm việc từ xa, bạn sẽ có những nhu cầu khác với những người chủ yếu làm việc tại văn phòng.
Ngoài các công cụ quản lý dự án như Asana hoặc Trello, bạn cũng có thể đầu tư vào các ứng dụng quản lý tác vụ có thể giúp bạn theo dõi công việc và cuộc sống gia đình của mình. Tùy thuộc vào lĩnh vực công việc của bạn, bạn cũng có thể cần phần mềm bổ sung để trợ giúp cộng tác, chẳng hạn như Omniverse của NVIDIA dành cho người tạo 3D hoặc Figma dành cho nhà thiết kế trải nghiệm người dùng.
Ngoài ra, bạn cũng có thể cần trình quản lý mật khẩu, ứng dụng quản lý tác vụ và VPN để giúp bảo vệ thiết bị của bạn khi bạn đang làm việc bên ngoài văn phòng.
5. Luôn kết nối với các nhóm của bạn
Trải nghiệm làm việc từ xa có thể là một trải nghiệm cô đơn, đặc biệt nếu bạn không bao giờ gặp trực tiếp đồng đội của mình.
Vì lý do này, điều quan trọng là phải duy trì kết nối bằng bất kỳ phương pháp nào có sẵn, chẳng hạn như sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình, thiết lập cuộc gọi hội nghị thông thường và sử dụng các ứng dụng nhắn tin như Slack.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên tạo các kênh để bạn có thể thoải mái nói hoặc trò chuyện với đồng đội của mình, chẳng hạn như kênh làm mát nước chuyên dụng, nhóm trò chuyện, v.v. Bằng cách duy trì kết nối, bạn sẽ có thể cộng tác tốt hơn, yêu cầu trợ giúp khi cần thiết và luôn cập nhật về tiến độ dự án.
6. Thực hiện các khoảng nghỉ theo lịch trình
Làm việc tại nhà có thể rất tuyệt, nhưng việc giải lao trong cả ngày cũng là điều cần thiết. Thường xuyên đứng dậy đi lại và cố gắng sắp xếp thời gian nghỉ giải lao cụ thể để bạn có thể có thói quen tốt.
Để giúp nhắc nhở bản thân nghỉ giải lao, bạn có thể sử dụng phương pháp Pomodoro, phương pháp này có thể giúp phân chia công việc của bạn thành các khoảng thời gian 25 phút. Ngoài ra, bạn nên làm điều gì đó thư giãn và thú vị trong thời gian nghỉ ngơi để giúp đầu óc tỉnh táo hơn.
7. Hạn chế sao lãng
Với xã hội di động mới của chúng ta, chúng ta rất dễ bị phân tâm bởi thế giới xung quanh khi chúng ta đang làm việc, đặc biệt là khi chúng ta làm việc từ xa. Một phần của điều này là giữ cho không gian văn phòng từ xa của bạn không bị lộn xộn, chẳng hạn như biên lai cũ, hộp đựng đồ mang đi và các vật dụng khác không cần thiết cho quy trình làm việc của bạn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tắt nhiều thông báo nhất có thể trong khi làm việc. Bạn cũng có thể sử dụng các tính năng của chế độ lấy nét khác nhau trên điện thoại di động của mình.
Ngoài ra, bạn có thể đầu tư vào các ứng dụng khuyến khích bạn tập trung. Ví dụ: ứng dụng Forest trồng cây để đổi lấy việc thực hiện công việc sâu và khắc phục những phiền nhiễu tại nơi làm việc.
8. Thoải mái
Nếu bạn sẽ dành phần lớn thời gian trong ngày để nhìn chằm chằm vào màn hình, bạn nên đảm bảo rằng không gian của bạn đủ thoải mái trong nhiều giờ liền. Rất may, có rất nhiều cách để làm cho không gian làm việc của bạn thoải mái hơn.
Cho dù đó là đầu tư vào bàn làm việc đứng, đệm cổ tay, giá đỡ máy tính xách tay hay ánh sáng, việc tối ưu hóa không gian làm việc của bạn để tạo sự thoải mái có thể giảm mức độ căng thẳng của bạn, ngay cả khi công việc trở nên quá nhiều.
Trên thực tế, không có gì ngăn cản bạn mua những thứ nhỏ nhặt giúp nâng cao trải nghiệm văn phòng tại nhà của bạn hoàn toàn, chẳng hạn như nến thơm, đồ trang trí, v.v. Suy cho cùng, thật khó để ghét cuộc sống làm việc xa khi nó cho bạn những niềm vui nho nhỏ.
Giúp bạn làm việc từ xa
Làm việc từ xa có thể là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nhưng cũng có thể khó để duy trì năng suất. So với làm việc trong văn phòng, có rất nhiều suy nghĩ bổ sung để làm cho kinh nghiệm hoạt động.
Tuy nhiên, bằng cách làm theo các mẹo này, bạn có thể tạo một thiết lập văn phòng làm việc từ xa hoàn hảo cho mình.
Mặt khác, chỉ vì bạn là người làm việc từ xa, không có nghĩa là bạn không được nghỉ. Đừng quên để lại một email vắng mặt chuyên nghiệp khi bạn đi vắng.
Đọc tiếp
Giới thiệu về tác giả
