8 công việc Freelancer nên tự động hóa để đạt năng suất cao hơn
Bạn sẽ thấy mình đang tung hứng một số nhiệm vụ khi sự nghiệp tự do của bạn tiến triển. Có, bạn sẽ kiếm được nhiều tiền hơn nếu bạn làm việc nhiều hơn. Và mặc dù bạn sẽ cảm thấy tuyệt vời khi đạt được mục tiêu thu nhập của mình, nhưng đảm nhận quá nhiều trách nhiệm sẽ mang lại kết quả không đáng kể. Bạn sẽ chỉ kiệt sức mà thôi.
Để giải phóng lịch trình bận rộn của bạn, hãy khám phá những nhiệm vụ nào bạn có thể giảm tải cho các công cụ tự động hóa. Bằng cách đó, bạn sẽ có nhiều thời gian và năng lượng hơn để tập trung vào các lĩnh vực quan trọng trong công việc kinh doanh tự do của mình.
Mục Lục
1. Quản lý email
Giống như hầu hết những người trưởng thành đang đi làm, bạn có thể nhận được hàng trăm email thường xuyên. Đọc và trả lời tin nhắn không đòi hỏi sự tập trung cao độ, nhưng chúng chiếm nhiều thời gian trong ngày làm việc của bạn. Một báo cáo của Adobe thậm chí còn nói rằng mọi người dành hơn 5 giờ mỗi ngày để kiểm tra email.
Hơn nữa, bạn không thể ngừng trả lời email hoàn toàn. Nhiều bên khác nhau, từ các khách hàng làm việc tự do quốc tế đến các cơ quan liên bang, sẽ liên hệ với bạn qua email. Trong một số trường hợp, bạn thậm chí có thể phải phản hồi nhanh chóng.
Thay vì bỏ qua email của bạn một cách bừa bãi, hãy cân nhắc đầu tư vào các công cụ quản lý email mạnh mẽ. Tìm một nền tảng phù hợp với nhu cầu của bạn. Họ sẽ chuyên tổ chức hộp thư đến của bạn hoặc hợp lý hóa việc gửi email hàng loạt. Chẳng hạn, Help Scout thực hiện rất tốt việc gửi thông báo cho toàn công ty, trong khi SaneBox sắp xếp chính xác các tin nhắn đến.
2. Lên lịch đăng bài trên mạng xã hội
Đăng phương tiện truyền thông xã hội là tối quan trọng để thành công tiếp thị kỹ thuật số. Thường xuyên tương tác với khách hàng và đồng nghiệp làm việc từ xa sẽ giúp bạn xây dựng sự hiện diện trực tuyến vững chắc với tư cách là một người làm việc tự do.
Giống như quản lý email, việc đăng bài trên mạng xã hội không đòi hỏi về mặt nhận thức. Bạn có thể tải lên nội dung đã lên lịch, trả lời nhận xét và đọc tin nhắn trực tiếp mà không cần nỗ lực quá nhiều.
Hầu hết mọi người phân loại đăng phương tiện truyền thông xã hội là công việc nông cạn. Tuy nhiên, nó vẫn mất rất nhiều thời gian, đặc biệt là khi lượng người theo dõi của bạn tăng lên. Bạn sẽ thấy mình dành hàng giờ chỉ để kiểm tra hộp thư đến của mình.
Nếu bạn muốn cắt giảm thời gian quản lý các tài khoản mạng xã hội của mình, hãy cân nhắc việc tự động hóa các chức năng khác nhau. Hãy thử các công cụ khác nhau có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Ví dụ: các ứng dụng lịch nội dung cho phép bạn lên lịch đăng bài trước, trong khi các công cụ phân tích định lượng hiệu suất tổng thể của bạn trên mạng xã hội.
3. Giới thiệu khách hàng
Giới thiệu khách hàng thiết lập giai điệu cho bất kỳ dự án tự do nào. Bạn và khách hàng của bạn sẽ lên lịch thời hạn, đánh giá lại các kỳ vọng, phân công nhiệm vụ và nhấn mạnh các mục tiêu trong giai đoạn này. Quá trình vội vàng tạo ra những mục tiêu mơ hồ, không khả thi. Ngoài ra, phân tích tổng thể các chi tiết nhỏ nhặt và liên tục trả lời các truy vấn giống nhau sẽ cản trở năng suất.
Cách tiếp cận tiết kiệm thời gian, hiệu quả nhất là tự động hóa một số lĩnh vực trong quy trình giới thiệu khách hàng của bạn. Giả sử bạn hỏi khách hàng mới của mình những câu hỏi tương tự. Thay vì xem qua chúng trong mỗi phiên, bạn có thể tạo bảng câu hỏi hoặc quay video giải thích ngắn gọn. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn hoàn toàn hiểu nhu cầu của khách hàng sau đó.
4. Khách hàng tiềm năng
Nhiều dịch giả tự do không thích tìm kiếm khách hàng mới. Giữa việc tiếp cận với khách hàng tiềm năng và tham gia các cuộc tư vấn ban đầu, bạn sẽ dễ dàng dành hàng chục giờ mỗi tuần để tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Tệ nhất là bạn thậm chí sẽ không chuyển đổi được tất cả khách hàng tiềm năng của mình. Hầu hết thời gian bạn dành cho việc tìm kiếm và gọi điện sẽ được phân loại là công việc không được trả lương, làm lãng phí thời gian và tiền bạc của bạn.
Để có cách tiếp cận hiệu quả hơn, hãy sử dụng các công cụ tự động hóa. Chúng tôi khuyên bạn nên thử các chương trình khác nhau dựa trên những nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng mà bạn muốn tự động hóa. Giả sử bạn là một nhà văn. Các công cụ tìm kiếm email có thể theo dõi các biên tập viên và quản trị viên của các trang web khác nhau làm việc với người viết nội dung và khách mời viết blog.
5. Đặt lịch hẹn
Nhiều dịch giả tự do dành nhiều thời gian để lên kế hoạch cho các cuộc họp cũng như thời gian họ tham dự. Tùy thuộc vào khoảng cách giữa bạn và múi giờ của khách hàng, bạn có thể nhắn tin qua lại trong vài ngày.
Như đã nói, email chỉ mất vài cú nhấp chuột để gửi. Dành hơn một hoặc hai giờ để lên lịch các cuộc hẹn là không hợp lý và không hiệu quả.
Để hợp lý hóa quy trình, hãy sử dụng ứng dụng đặt lịch hẹn. Các nền tảng như Lịch Google và Calendly cho phép người dùng nhanh chóng lên lịch cuộc họp và chọn ngày ưa thích của họ trên lịch tùy chỉnh mà người tổ chức có thể điều chỉnh. Chỉ cần gửi cho những người tham gia liên kết lời mời của bạn và chờ phản hồi của họ.
6. Quản lý quy trình làm việc
Những người làm việc tự do thường đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành một dự án. Giả sử bạn là một nhà văn nội dung. Ngay cả khi bạn có thể viết 500 đến 600 từ mỗi giờ, thì cũng khó có thể hoàn thành 5.000 từ trong ca làm việc kéo dài 10 giờ. Rốt cuộc, bạn cũng sẽ phải nghiên cứu chủ đề và chỉnh sửa bản thảo.
Các dự án công việc luôn đi kèm với các nhiệm vụ quản lý phút. Mặc dù hầu hết có thể chỉ mất vài phút, nhưng bạn vẫn nên giải quyết chúng và điều chỉnh lịch trình của mình cho phù hợp.
Quản lý quy trình công việc chuyên sâu ngốn thời gian. Thay vào đó, hãy tự động hóa nó bằng một công cụ quản lý dự án. Các ứng dụng phổ biến như Asana hoặc Trello có thể trợ giúp hầu hết mọi khía cạnh của quy trình, từ đặt thời hạn khả thi đến hoàn thiện chi tiết dự án. Bằng cách đó, bạn sẽ có nhiều thời gian và năng lượng hơn để tập trung vào những trách nhiệm cốt lõi của mình.
7. Soạn thảo hợp đồng
Là một người làm việc tự do, khách hàng mong đợi bạn cung cấp các hợp đồng dự án. Bạn có thể sẽ phải phác thảo tỷ lệ, bảo đảm, trách nhiệm và mục tiêu của mình, cộng với bất kỳ quy định nào liên quan đến đơn đặt hàng của khách hàng.
Viết một hợp đồng từ đầu thường mất vài giờ. Bạn có thể lấy các mẫu trực tuyến, nhưng bạn vẫn nên dành một hoặc hai giờ để chỉnh sửa. Xét cho cùng, những thỏa thuận chung chung sẽ chỉ ảnh hưởng đến công việc kinh doanh tự do của bạn.
Thay vì sao chép và dán các bản nháp hợp đồng ngẫu nhiên, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn bằng cách chuyển quy trình sang một công cụ tự động hóa. Có một số ứng dụng tạo bản thảo hợp đồng tùy chỉnh. Họ có thể tạo các hợp đồng hấp dẫn trực quan giải thích phạm vi, giới hạn và yêu cầu pháp lý của các dự án tự do của bạn trong vòng vài phút.
8. Theo dõi tài chính cơ bản
Theo dõi tài chính của bạn sẽ trở nên khó khăn hơn khi công việc kinh doanh tự do của bạn phát triển. Bạn sẽ phải ghi lại tất cả các khoản thanh toán từ mọi khách hàng. Tùy thuộc vào khối lượng đặt hàng của bạn, ngay cả việc quản lý tài chính đơn giản cũng có thể mất vài giờ.
Nhiều chuyên gia thuê kế toán để quản lý tài chính của họ. Mặc dù bạn cũng có thể làm việc với một chuyên gia tài chính, nhưng trước tiên hãy cân nhắc sử dụng các công cụ tự động hóa. Bạn thậm chí sẽ không phải trả bất cứ điều gì. Tìm kiếm nhanh trên Google sẽ hiển thị một số mẫu bảng tính Excel tài chính cá nhân đơn giản, miễn phí mà bạn có thể tùy chỉnh.
Trở thành một Freelancer hiệu quả hơn bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ
Tự động hóa nhiệm vụ sẽ đưa sự nghiệp tự do của bạn lên một tầm cao mới. Tuy nhiên, đừng cảm thấy bắt buộc phải thực hiện một hệ thống tự động hiệu quả, đầy đủ chức năng ngay từ đầu. Tự động hóa quy trình làm việc cần có thời gian. Trước tiên, hãy loại bỏ các nhiệm vụ nhỏ, tẻ nhạt, sau đó dần dần thực hiện theo cách của bạn để tự động hóa các trách nhiệm quản trị quan trọng hơn.
Ngoài ra, đừng mua các công cụ tự động hóa cao cấp một cách tùy tiện. Có một số chương trình phần mềm miễn phí và ứng dụng di động trên thị trường. Với chiến lược phù hợp, bạn đã có thể sử dụng chúng để tự động hóa một số chức năng hàng ngày trong công việc kinh doanh tự do của mình.