8 cách để đối phó với một khách hàng cầu toàn

Những người theo chủ nghĩa hoàn hảo tạo ra những khách hàng tuyệt vời bởi vì họ chú ý đến từng chi tiết và không quan tâm đến bất cứ thứ gì kém hơn sản phẩm hoặc dịch vụ tốt nhất. Tuy nhiên, xu hướng cầu toàn cũng có thể khiến những khách hàng này gặp nhiều khó khăn hơn trong việc đối phó. Bạn có thể thường cảm thấy không có gì là đủ tốt, ngay cả khi bạn đang cố gắng hết sức.

Điều này không có nghĩa là bạn nên tránh làm việc với những người theo chủ nghĩa hoàn hảo; nếu họ hài lòng với công việc của bạn, thì bạn có thể sẽ thấy công việc kinh doanh lặp lại từ họ trong tương lai. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn xử lý những khách hàng cầu toàn và lấy được lòng tin của họ.

1. Xây dựng mối quan hệ tốt

Tạo mối quan hệ công việc tốt với khách hàng sẽ không chỉ khiến họ ít có xu hướng cầu toàn mà còn cải thiện chất lượng công việc của bạn. Cố gắng nhìn mọi thứ từ đầu của họ — ý tưởng của họ về sự hoàn hảo là gì và đảm bảo rằng bạn đáp ứng các tiêu chuẩn đó. Ví dụ: nếu khách hàng của bạn muốn mọi thứ được sắp xếp siêu tổ chức và gọn gàng, thì hãy cố gắng hết sức để tuân theo các nguyên tắc của họ.

Thái độ của bạn trước và sau mỗi cuộc họp cũng rất quan trọng. Nếu bạn bước vào có vẻ không vui, rất có thể khách hàng của bạn sẽ nhận ra. Cố gắng hết sức để bắt đầu và kết thúc mỗi cuộc trò chuyện bằng một ghi chú tích cực. Như nhà kinh doanh và tác giả người Mỹ Stephen Covey đã nói: “Lòng tốt và sự lịch thiệp nhỏ rất quan trọng. Trong các mối quan hệ, những điều nhỏ nhặt mới là những điều lớn lao.”

“Lòng tốt và sự nhã nhặn nhỏ bé rất quan trọng. Trong các mối quan hệ, những điều nhỏ nhặt mới là những điều lớn lao.” – Stephen Covey

2. Lặp lại và Tóm tắt Hướng dẫn

Việc lặp đi lặp lại và tóm tắt các hướng dẫn sẽ gửi thông báo “Tôi đang lắng nghe và phản hồi của bạn rất quan trọng”. Là một người lắng nghe tích cực sẽ khiến khách hàng cởi mở hơn với các đề xuất của bạn. Việc lặp đi lặp lại các hướng dẫn cũng sẽ làm giảm khả năng mắc lỗi và hiểu lầm. Dưới đây là một số ví dụ để áp dụng điều này vào thực tế:

• Lặp lại các hướng dẫn và hỏi xem chúng có đúng không: “Bài viết phải dài 500 từ, phải không?”
• Tóm tắt các hướng dẫn và hỏi xem chúng có đúng không: “Vì vậy, chúng tôi cần một bài báo về cách sản phẩm mới này sẽ thay đổi mọi thứ cho khách hàng của chúng tôi?”

3. Ghi chú

Mỗi hướng dẫn mà bạn bỏ qua, bỏ qua hoặc quên sẽ khiến khách hàng của bạn mất thời gian và có thể là tiền bạc. Đây có thể là lý do tại sao họ có xu hướng cầu toàn. Ghi chép sẽ giúp bạn ghi nhớ những hướng dẫn phức tạp và cung cấp cho bạn một cái gì đó để tham khảo lại trong trường hợp khách hàng quên những gì họ đã nói.

Sử dụng một công cụ ghi chú đơn giản như ghi chú dính sẽ làm được, nhưng bạn cũng có thể thử các ứng dụng ghi chú nâng cao hơn như Evernote hoặc OneNote. Nếu khó chọn một ứng dụng ghi chú, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi về Evernote so với OneNote.

4. Sắp xếp công việc của bạn

Sắp xếp có tổ chức sẽ giảm thiểu sai sót và giảm thiểu mọi phiền nhiễu. Hãy thử sử dụng các công cụ quản lý dự án giúp bạn ghi lại thời hạn và phác thảo các dự án của mình. Chia nhỏ – hoặc chia nhỏ các dự án lớn thành các mốc quan trọng – cũng sẽ đảm bảo rằng bạn dành thời gian cho các chi tiết quan trọng của dự án. Đảm bảo rằng bạn sắp xếp các khối thời gian trong lịch của mình để thực hiện từng công việc.

Penbook là một ứng dụng trả phí dành cho Windows mà bạn có thể sử dụng để động não và sắp xếp các ý tưởng của mình bằng cách viết tự do. Trello giúp bạn tổ chức các nhiệm vụ của mình thành các bảng dự án Kanban mà bạn có thể chia sẻ với khách hàng để theo dõi. Bạn cũng có thể thử vào Thứ Hai, một công cụ quản lý dự án đơn giản cho phép bạn theo dõi nhiệm vụ, tạo lịch trình và cộng tác với khách hàng của mình.

5. Cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn

Hãy nhớ bảy chữ C trong tất cả các giao tiếp của bạn: rõ ràng, chính xác, đầy đủ, cụ thể, ngắn gọn, ân cần và lịch sự. Bạn cũng cần phải trung thực và minh bạch về công việc của mình. Nếu bạn không chắc chắn 100% về điều gì đó, hãy nói như vậy thay vì cố gắng che giấu hoặc đưa ra câu trả lời. Khi có vấn đề phát sinh, hãy giúp khách hàng của bạn cảm thấy bớt lo lắng hơn bằng cách tìm hiểu thông tin chi tiết của họ và giao tiếp một cách tự tin.

Giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm được yêu cầu hàng đầu hiện nay. Nếu bạn muốn có thêm năng lực trong lĩnh vực này, các khóa học LinkedIn tốt nhất để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn chắc chắn sẽ hữu ích.

6. Cung cấp các bản cập nhật nhất quán

Một cách để đối phó với một khách hàng theo chủ nghĩa hoàn hảo là cung cấp cho họ thông tin cập nhật thường xuyên nhất có thể mà không đi sâu vào quá nhiều chi tiết về những điểm tốt hơn trong quy trình của bạn. Bằng cách này, họ sẽ cảm thấy như họ đang kiểm soát và tham gia mà không cảm thấy bị choáng ngợp bởi tất cả các chi tiết.

Hãy nhớ chủ động và giữ liên lạc với khách hàng của bạn. Sử dụng công cụ nhắn tin ưa thích của họ khi giao tiếp. Nếu họ thích email, thì hãy sử dụng email. Đề xuất các ứng dụng nhắn tin tức thì như Skype hoặc WhatsApp, để bạn có thể giải quyết mọi vấn đề ngay khi nó xảy ra và tránh mọi vấn đề có thể gây ra xung đột sau này.

7. Đề xuất hệ thống phản hồi

Hệ thống phản hồi cung cấp cho khách hàng của bạn lối thoát cho sự thất vọng của họ và bạn có cơ hội để cải thiện công việc của mình trước khi quá muộn. Phản hồi cũng mang lại cảm giác về trách nhiệm giải trình cho cả hai bên, đảm bảo rằng bạn nhận thức được những gì cần phải làm để dự án thành công.

Trong đề xuất và dòng thời gian dự án của bạn, hãy bao gồm các điểm tiếp xúc nơi bạn sẽ gặp khách hàng của mình để nhận phản hồi. Làm cho mục tiêu của các cuộc họp rõ ràng và có lịch trình được phê duyệt trước. Bạn cũng có thể sử dụng một công cụ như Typeform, công cụ này cung cấp mẫu biểu mẫu phản hồi khách hàng có thể tùy chỉnh.

8. Từ bỏ và thoát ra

Bỏ cuộc là phương sách cuối cùng của bạn nếu vẫn thất bại. Đôi khi, tốt hơn hết bạn nên từ bỏ dự án nếu nó ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần của bạn hoặc nếu bạn biết chắc rằng mình không thể thực hiện được. Nếu bạn không thể làm việc với một người cầu toàn, hãy thử tìm một người khác có thể. Đó là điều tốt nhất bạn có thể làm cho bản thân và khách hàng của mình. Bạn nên luôn cố gắng hết sức mình, nhưng đôi khi có những khách hàng nên để yên.

Khi bỏ việc, hãy nhớ không đốt bất kỳ cầu nối nào và cung cấp giấy giới thiệu, nếu bạn có thể. Kết thúc bằng một ghi chú tốt sẽ giúp bạn có cơ hội nhận được đánh giá tốt từ khách hàng của mình. Ngoài ra, bạn không bao giờ biết. Điều bất ngờ có thể xảy ra và bạn có thể thấy mình phải làm việc với khách hàng cầu toàn của mình một lần nữa.

Làm việc với một khách hàng cầu toàn đôi khi có thể xứng đáng

Cân nhắc kỹ những ưu và nhược điểm nếu bạn định tiếp tục làm việc với khách hàng cầu toàn của mình. Mặc dù họ đang đòi hỏi, họ cũng thúc đẩy bạn làm hết sức mình. Nếu bạn có đủ kiên nhẫn và tính cách để giao hàng, bạn có thể có được một khách hàng trung thành, những người sẽ tin tưởng bạn với công việc kinh doanh của họ.

Bạn có muốn tìm hiểu thêm về cách xử lý những người khó tính mà bạn làm việc cùng không? Bạn có thể muốn đọc tiếp theo về cách đối phó với một khách hàng kiêu ngạo.