7 Tiện ích bổ sung Kết hợp Thư Tốt nhất cho Google Tài liệu

Kết hợp thư là một cách dễ dàng để tạo tài liệu cho nhiều người trong một lần, từ email và biểu mẫu đến thư và phong bì. Tất cả những gì bạn cần là dữ liệu và phần mềm có liên quan như Google Documents với các công cụ kết hợp thư.

Trong khi bạn sắp xếp thông tin của người nhận, hãy khám phá các tiện ích bổ sung Google Tài liệu tốt nhất giúp quá trình phối thư dễ dàng hơn nhiều.

1. Hợp nhất Thư

Tiện ích bổ sung đầu tiên cần khám phá trên Google Documents là Mail Merge by Quicklution. Nó cung cấp bản dùng thử miễn phí gồm 20 lần kết hợp và thêm một tuần miễn phí để lấy mẫu phiên bản không giới hạn. Nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng nó, bạn phải trả phí hàng năm hoặc trọn đời.

Những gì bạn nhận được là một loạt các công cụ đơn giản nhưng hữu ích. Dù bạn đang sử dụng tài liệu nào, hãy kích hoạt Mail Merge và ứng dụng sẽ cho phép bạn mở bảng tính dữ liệu hiện có từ Google Trang tính hoặc Drive. Bạn cũng có thể tạo một cái mới bằng Trang tính. Dù bạn chọn, bạn có thể tùy chỉnh cài đặt phối thư, bao gồm:

• Trường bạn muốn điền vào — tên, email, Cc hoặc các trường khác.
• Trang tính bạn đang vẽ thông tin.
• Bạn đang gửi tài liệu cho ai.
• Bất kỳ tệp đính kèm nào bạn muốn thêm.
• Khi nào lên lịch gửi email.

Còn rất nhiều thứ để chơi cùng. Sau khi hài lòng với cài đặt của bạn, hãy nhấn vào Hợp nhất và ứng dụng thực hiện phần còn lại. Nó không khác nhiều so với việc sử dụng phối thư trong Word.

Tải xuống: Kết hợp Thư (Yêu cầu đăng ký, có bản dùng thử miễn phí)

2. Avery Mail Merge

Quicklution cũng cung cấp Avery Mail Merge đặc biệt để tạo nhãn. Kết hợp hai tiện ích bổ sung này có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn. Các quy trình của chúng gần như hoàn toàn giống nhau, ngoại trừ Avery Mail Merge chỉ cho phép bạn sử dụng bảng tính có sẵn làm nguồn dữ liệu và bạn có ít tùy chọn tùy chỉnh hơn.

Ngoài ra, bạn chỉ cần chọn bảng tính của mình, các trường bạn đang hợp nhất và nhấp vào Hợp nhất các nhãn. Bạn nhận được các nhãn được căn chỉnh hoàn hảo, sẵn sàng để in và dán trên phong bì hoặc bưu kiện của bạn.

Tải xuống: Avery Label Merge (Yêu cầu đăng ký, có bản dùng thử miễn phí)

3. Xưởng tài liệu

Một công cụ khác của Google Tài liệu cần lưu ý đối với các tác vụ hợp nhất thư là Document Studio. Nó đa chức năng và có một chút đường cong học tập, nhưng nó rất tiện dụng khi bạn đã biết về nó.

Khởi chạy tiện ích bổ sung và tạo quy trình làm việc mới để nó tự động xử lý khi cần thiết. Sau khi đặt tên cho dòng công việc, chọn Google Trang tính làm nguồn dữ liệu và đặt điều kiện kích hoạt, hãy chọn tác vụ bạn muốn thực hiện.

Trong số một số tùy chọn, bạn có Gửi email và Tạo tệp. Tùy thuộc vào những gì bạn chọn, Document Studio sẽ đưa bạn qua các bước bổ sung để cá nhân hóa email hoặc tệp của bạn, cũng như chính quy trình làm việc.

Ví dụ: bạn có thể đặt tần suất quá trình sẽ khởi chạy và liệu quá trình có nên bỏ qua các hàng ẩn và được lọc của bảng tính hay không. Đây chỉ là một vài trong số các chức năng mà bạn có thể mong đợi.

Tải xuống: Studio tài liệu (Miễn phí, có đăng ký)

4. Hợp nhất tài liệu Publigo

Việc có thể nhanh chóng tạo ra một loạt các tài liệu được cá nhân hóa có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và căng thẳng. Vì vậy, hãy tận dụng tối đa các ứng dụng như Publigo, đặc biệt là trong các tình huống phức tạp như cố gắng làm việc hiệu quả với một nhóm từ xa trên các múi giờ.

Tiện ích bổ sung này có thể hợp nhất dữ liệu thành tệp ở định dạng Tài liệu, PDF và Word. Nhưng bạn cũng có thể lên lịch một chiến dịch mà Publigo sẽ tự động bắt đầu vào một thời điểm xác định hoặc khi người nhận gửi biểu mẫu.

Trên lưu ý đó, bạn có thể sử dụng Google Trang tính và Biểu mẫu để tạo tài liệu với nhiều loại dữ liệu, từ thông tin bảng tính đến câu hỏi hoặc câu trả lời của bảng câu hỏi. Ứng dụng và các quy trình của nó cũng cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh. Ngoài lập lịch, bạn có thể thiết lập thông báo qua email, chia sẻ tệp, quy tắc hợp nhất và hơn thế nữa.

Tải xuống: Publigo Document Merge (Miễn phí, có đăng ký)

5. Mergo Mail Merge

Nếu tất cả những gì bạn muốn làm là gửi email hàng loạt, Mergo Mail Merge rất đáng để khám phá. Khi tài liệu của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể sử dụng tiện ích bổ sung này để tải lên danh sách người nhận dưới dạng tệp Google Trang tính, bảng tính Excel hoặc tệp CSV. Bạn cũng có thể nhập chúng theo cách thủ công.

Một phần thưởng tuyệt vời là tính năng theo dõi của Mergo. Nó có thể cho bạn biết khi nào người nhận mở, nhấp, trả lời hoặc trả lại từ email của bạn. Cũng có nhiều cách khác nhau để tùy chỉnh email đã hợp nhất. Ví dụ: bạn có thể điều chỉnh những gì xuất hiện trong Người gửi và Trả lời các khu vực, cũng như thêm liên kết hủy đăng ký với thông báo bạn chọn.

Tải xuống: Mergo Mail Merge (Miễn phí, có đăng ký)

6. Tạo & In nhãn

Như đã đề cập, các công cụ trộn thư hữu ích hơn cả email và thư. Nếu bạn muốn có một nhà sản xuất nhãn chuyên dụng xung quanh, hãy đảm bảo rằng bạn thử tiện ích bổ sung Tạo & In Nhãn.

Mục đích của nó rất đơn giản: nhập một Trang tính Google với dữ liệu của bạn và đưa thông tin vào các nhãn mà bạn chọn, sau đó bạn có thể in ra hoặc sử dụng theo cách khác mà bạn muốn.

Có một số mẫu nhãn được cung cấp cho mọi thứ, từ bưu kiện đến thiệp chúc mừng — một bổ sung tuyệt vời cho các mẫu Google Tài liệu tiêu chuẩn để tạo tài liệu dễ dàng. Khi sử dụng Tạo & In Nhãn, một lưới có sẵn để hiển thị cho bạn các nhãn sẽ trông như thế nào. Bạn có thể điều chỉnh bố cục, phông chữ, văn bản và hơn thế nữa.

Tải xuống: Tạo & In Nhãn (Yêu cầu đăng ký, có bản dùng thử miễn phí)

7. Nhãn Foxy

Ứng dụng cuối cùng dành cho Google Tài liệu cần lưu ý cũng giúp bạn thiết kế các nhãn hoàn hảo cho mọi dịp, cho dù bạn đang gửi nhiều lá thư hay tạo danh thiếp được cá nhân hóa cho từng khách hàng của mình.

Tất cả những gì bạn làm trên Foxy Labels là chọn mẫu bạn cần và nguồn dữ liệu của bạn từ Google Trang tính. Sau đó nhấp vào Tạo nhãn và bạn đã hoàn thành. Bạn có thể bật và tắt tay cầm, cũng như thiết kế nhãn của mình theo từng cá nhân. Dù bằng cách nào, bạn có thể tự do tùy chỉnh tài liệu của mình nhiều như bạn muốn.

Tải xuống: Foxy Labels (Có sẵn phiên bản cao cấp, miễn phí)

Tìm hiểu về Tiện ích bổ sung của Google Tài liệu

Nhờ tinh thần hữu ích của Google, bạn có thể biến Tài liệu thành máy trạm lý tưởng của mình. Khi nói đến việc tạo email hoặc nhãn cho rất nhiều người, các tiện ích bổ sung kết hợp thư trên phiếu mua hàng đã đề cập đến bạn. Bạn chỉ cần quyết định mức độ đơn giản hay phức tạp mà bạn thích các công cụ của mình.

Nhưng hãy dành thời gian để khám phá phạm vi thực sự của các ứng dụng Google Tài liệu. Bạn sẽ bắt gặp những viên ngọc quý có thể là thứ bạn cần cho các tài liệu chuyên nghiệp, bản trình bày hoặc các dự án nhóm.