7 thói quen cần thêm vào danh sách không cần làm để tăng năng suất

Xây dựng danh sách việc cần làm là một thủ thuật tăng năng suất hiệu quả giúp bạn hướng sự chú ý của mình vào những việc quan trọng. Tuy nhiên, bạn có thể xem xét bổ sung điều này bằng một danh sách không cần làm để cải thiện năng suất của mình.

Danh sách việc không cần làm của bạn nên bao gồm những nhiệm vụ có giá trị thấp và những thói quen mà bạn hiếm khi nghĩ đến một cách có ý thức, những việc làm lãng phí thời gian và năng lượng của bạn. Tạo danh sách này và tránh những thói quen này sẽ nhường chỗ cho những nhiệm vụ hoàn thành hơn. Mặc dù danh sách việc không cần làm của bạn cuối cùng là tùy thuộc vào bạn, nhưng bài viết này sẽ đề cập đến một số ví dụ phổ biến để giúp bạn bắt đầu.

1. Kiểm tra email cả ngày

Nếu bạn không thích để lại những tin nhắn chưa đọc hoặc đã trả lời, có lẽ bạn có thói quen kiểm tra email liên tục trong ngày làm việc. Dành quá nhiều thời gian trong hộp thư đến của bạn có vẻ như là một thói quen hữu ích, nhưng thực tế không phải vậy, trừ khi đó là điều công việc của bạn yêu cầu.

Một vấn đề chính của thói quen này là nó đặt bạn vào chế độ phản ứng, khi bạn để hộp thư đến xác định các nhiệm vụ trong ngày thay vì ưu tiên các nhiệm vụ của riêng bạn. Điều này lấy đi thời gian và sự tập trung mà bạn nên đầu tư vào những mục tiêu có ý nghĩa hơn.

Điều đó nói rằng, bạn nên cân nhắc việc chủ động hơn với thời gian và hộp thư đến của mình bằng cách chia nhóm hoạt động email của bạn. Nhóm nhiệm vụ liên quan đến việc nhóm các nhiệm vụ tương tự và thực hiện chúng trong một lần, chẳng hạn như kiểm tra và trả lời email của bạn vào những thời điểm cụ thể trong ngày, dành thời gian còn lại cho các nhiệm vụ hiệu quả.

2. Đa nhiệm

Một thói quen khác che đậy bản thân như một cách hack năng suất là làm nhiều việc cùng một lúc. Mặc dù nó có vẻ phản trực giác, nhưng đa nhiệm hay chính xác hơn là chuyển ngữ cảnh có thể tốn thời gian và không hiệu quả. Đó là bởi vì cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc buộc bộ não của bạn phải liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, điều này có thể gây mệt mỏi và dẫn đến giảm hiệu quả và độ chính xác.

Mặt khác, làm một việc cho phép bạn tập trung vào một nhiệm vụ và dành toàn bộ sức lực để hoàn thành nó. Điều này giảm thiểu sự phân tâm, cải thiện sự tập trung và giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân nhanh hơn với kết quả tốt hơn.

3. Đồng ý với các cuộc họp không cần thiết

Thói quen tiếp theo cần thêm vào danh sách việc không làm của bạn là đồng ý với các cuộc họp không cần thiết. Chấp nhận mọi cuộc họp diễn ra theo cách của bạn sẽ nhanh chóng lấp đầy lịch trình của bạn, khiến bạn có ít thời gian để hoàn thành công việc.

Đầu tiên, hãy thử đặt câu hỏi về mục đích của mỗi cuộc họp và tìm hiểu xem nó có cần thiết không. Một số cuộc họp có thể được thay thế bằng các cuộc gọi nhanh, email hoặc tin nhắn trò chuyện. Nếu cuộc họp là cần thiết, hãy đảm bảo nó có chương trình và thời gian biểu rõ ràng, đồng thời cố gắng giữ cho cuộc họp ngắn gọn nhất có thể. Chọn lọc các cuộc họp mà bạn chấp nhận sẽ giúp giải phóng thời gian trong ngày của bạn và cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ có ý nghĩa hơn.

Phương tiện truyền thông xã hội là một công cụ tuyệt vời để kết nối với đồng nghiệp của bạn và cập nhật thông tin, nhưng nó cũng có thể ảnh hưởng đến năng suất của bạn khi bạn liên tục thấy mình trong những lỗ hổng vô tận của nguồn cấp tin tức. Đây là một thói quen khó bỏ, vì bạn có thể không phải lúc nào cũng nhận ra mình đang làm điều đó cho đến khi vài giờ trôi qua.

Để khắc phục thói quen cuộn trang không cần suy nghĩ, bạn cần nhận ra và loại bỏ những gì kích hoạt nó. Một số thủ phạm phổ biến là thông báo và cảm giác bỏ lỡ. Sau khi bạn xác định và loại bỏ các yếu tố kích hoạt, bạn có thể tận dụng các công cụ có thể giúp giảm thiểu thời gian của bạn trên các ứng dụng truyền thông xã hội như Thời gian sử dụng để giảm mức sử dụng iPhone hoặc Chế độ tập trung trên Android.

5. Lãng phí thời gian cho những công việc nhàm chán/lặp đi lặp lại

Những nhiệm vụ tầm thường chiếm thời gian và tài nguyên quý giá mà bạn có thể sử dụng cho những nhiệm vụ khác quan trọng hơn và chúng là mục tiếp theo trong danh sách việc không cần làm của chúng tôi. Những nhiệm vụ này có thể dễ dàng lọt vào tầm ngắm, nhưng chúng tăng lên nhanh chóng và có thể gây lãng phí thời gian lớn. Một số ví dụ về các tác vụ thông thường bao gồm nhập dữ liệu, sao chép các cuộc họp video và lên lịch thủ công các bài đăng trên mạng xã hội, v.v.

Có một số cách để giảm lượng thời gian bạn dành cho các nhiệm vụ thông thường, bao gồm ủy quyền nhiệm vụ cho người khác, thuê ngoài dịch vụ của bên thứ ba hoặc sử dụng các công cụ tự động hóa để giải quyết các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Một hoặc nhiều chiến lược trong số này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và giải phóng năng lượng cho những nhiệm vụ có tác động lớn hơn.

6. Sử dụng điện thoại trên giường

Mặc dù nghe có vẻ không quá tệ, nhưng sử dụng điện thoại trên giường là thói quen sử dụng điện thoại thông minh có thể cản trở năng suất của bạn. Việc sử dụng điện thoại thông minh đầu tiên vào buổi sáng hoặc việc cuối cùng vào buổi tối có thể gây ra một số tác dụng phụ.

Chẳng hạn, ánh sáng xanh phát ra từ điện thoại của bạn có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất melatonin, một loại hormone giúp điều chỉnh chu kỳ giấc ngủ. Ngoài ra, việc kiểm tra tin tức hoặc mạng xã hội vào buổi sáng có thể tạo ra cảm giác tiêu cực cho phần còn lại trong ngày của bạn.

Với suy nghĩ này, việc tạo ra một khu vực không có điện thoại trong phòng ngủ của bạn là điều cần thiết. Điều này sẽ giúp cải thiện chất lượng giấc ngủ của bạn và cho phép bạn bắt đầu ngày mới hiệu quả hơn. Bạn có thể sử dụng các hoạt động khác như đọc sách giấy, viết nhật ký trước khi đi ngủ và sử dụng đồng hồ báo thức kiểu cũ để đánh thức bạn.

7. Không sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn

Việc lập kế hoạch cho ngày của bạn bằng cách liệt kê các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm là rất tốt, nhưng nếu bạn không sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng, rất có thể bạn sẽ không hoàn thành được những việc quan trọng nhất đúng hạn. Lý tưởng nhất là bạn nên đặt mục tiêu dành những giờ làm việc hiệu quả nhất cho những nhiệm vụ quan trọng và khó khăn nhất của mình. Cách tiếp cận này đảm bảo bạn tận dụng tối đa thời gian trong ngày và không bỏ lỡ bất kỳ thời hạn quan trọng nào.

Một trong những cách tốt nhất để chuẩn bị danh sách việc cần làm của bạn là sử dụng ma trận Eisenhower. Khung đơn giản này giúp bạn xác định nhiệm vụ nào cần ưu tiên dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Khi bạn đã xác định được các ưu tiên hàng đầu của mình, bạn có thể tập trung vào giải quyết chúng trước tiên và các nhiệm vụ còn lại của bạn có thể theo sau.

Tự động hóa các nhiệm vụ có giá trị thấp và loại bỏ các thói quen không hiệu quả để tăng năng suất

Phát triển một danh sách việc không cần làm được cá nhân hóa là một chiến lược hiệu quả có thể giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ thiết yếu nhất và nâng cao năng suất của bạn.

Bằng cách ủy thác, thuê ngoài hoặc tự động hóa các nhiệm vụ có giá trị thấp và loại bỏ những thói quen không hiệu quả, bạn có thể tạo thêm không gian cho những việc quan trọng nhất đối với mình và tận dụng tối đa thời gian trong ngày của mình. Bạn có thể sử dụng danh sách này làm nguồn cảm hứng để tạo danh sách việc không cần làm và bắt đầu loại bỏ những thứ gây lãng phí thời gian khỏi thói quen hàng ngày của mình.