7 phương pháp hay nhất để tạo tài liệu kỹ thuật số hiệu quả ở nơi làm việc từ xa

Khi bạn nắm bắt môi trường làm việc ảo ngày nay và các quy trình số hóa, điều quan trọng là phải xem xét cách tốt nhất để quản lý tài liệu tại nơi làm việc của bạn. Một chiến lược tài liệu kỹ thuật số hiệu quả là rất quan trọng để duy trì một lực lượng lao động gắn kết. Điều này trở nên phù hợp hơn khi bạn có các nhóm phân tán về mặt địa lý, như trường hợp thường xảy ra với lực lượng lao động từ xa.

Nhân viên của bạn không còn có thể dựa vào tủ hồ sơ và tài liệu trên giấy để truy cập và theo dõi thông tin nơi làm việc. Bài viết này sẽ đề cập đến các phương pháp và công cụ tốt nhất để tạo tài liệu kỹ thuật số hiệu quả tại nơi làm việc từ xa của bạn.

1. Viết súc tích

Người đọc trân trọng cách viết ngắn gọn, hơn nữa ở một nơi làm việc xa xôi, nơi mọi người không thể ghé qua để yêu cầu làm rõ. Điều này có nghĩa là điều quan trọng là bạn phải sắp xếp hợp lý các suy nghĩ của mình và càng rõ ràng càng tốt trong tài liệu của bạn. Khi viết tài liệu nơi làm việc, hãy tránh các cụm từ thừa, câu dài và biệt ngữ không cần thiết.

Sử dụng danh sách có dấu đầu dòng để làm nổi bật thông tin chính và tách các đoạn văn bản lớn thành các đoạn văn. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn truyền đạt một lượng lớn thông tin, vì nó chia văn bản thành các đoạn dễ đọc và giúp bạn đọc lướt dễ dàng hơn. Ngoài ra, bạn cũng muốn sử dụng những từ mà mọi người ở nơi làm việc của bạn sẽ hiểu, bất kể chuyên môn kỹ thuật. Cuối cùng, hãy luôn tự chỉnh sửa bài viết của mình để cải thiện bài viết trước khi gửi đi; một đôi mắt bổ sung cũng có thể giúp phát hiện bất kỳ lỗi nào.

2. Lưu trữ tài liệu kỹ thuật số ở một vị trí tập trung

Dễ dàng truy cập vào các tài liệu tại nơi làm việc là rất quan trọng đối với lực lượng lao động từ xa. Không ai muốn lãng phí thời gian tìm kiếm thông tin Slack hoặc email cũ để tìm thông tin quan trọng. Bạn có thể thiết lập một wiki nội bộ hoặc sử dụng phần mềm cơ sở tri thức để vượt qua thử thách này. Wiki nội bộ cung cấp kho lưu trữ tập trung, có thể tìm kiếm được cho tất cả tài liệu tại nơi làm việc của bạn, bao gồm chính sách công ty, ghi chú cuộc họp, hướng dẫn cách thực hiện và tài liệu giới thiệu, v.v.

Các công cụ wiki nội bộ như Tettra cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu ở một nơi và chia sẻ chúng với nhóm của bạn chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Ngoài ra, nếu tổ chức của bạn thường xuyên tương tác với khách hàng—và bạn muốn giữ tài liệu nội bộ và bên ngoài ở cùng một nơi—công cụ cơ sở tri thức như Document360 có thể là một giải pháp tốt hơn. Cơ sở tri thức về cơ bản là thư viện trực tuyến gồm các tài liệu nội bộ và tài nguyên hỗ trợ khách hàng như Câu hỏi thường gặp, hướng dẫn sử dụng và thông tin sản phẩm.

3. Thực thi chính sách kiểm soát truy cập

Mặc dù có một kho lưu trữ trung tâm các tài liệu tại nơi làm việc là điều cần thiết nhưng bạn cũng muốn quản lý những người có thể truy cập và thực hiện các thay đổi đối với tài liệu. Bạn có thể có các tài liệu cụ thể chỉ liên quan đến một số phòng ban nhất định hoặc các tệp nhạy cảm mà chỉ quản trị viên mới có quyền truy cập. Điều này giúp bạn duy trì tính bảo mật của tài liệu và ngăn chặn những thay đổi vô tình hoặc trái phép. Vì vậy, khi chọn công cụ tài liệu tại nơi làm việc của bạn, hãy chọn một công cụ hỗ trợ tính năng này và tùy chỉnh cài đặt kiểm soát truy cập để phù hợp với nhu cầu tổ chức của bạn.

Chẳng hạn, Document360 cung cấp nhiều tài khoản cho phép bạn quyết định mức độ truy cập của mỗi người dùng đối với tài liệu của bạn. Tettra cũng bao gồm một hệ thống quyền cho phép bạn kiểm soát ai có thể chỉnh sửa, xem hoặc xuất bản các tài liệu cụ thể.

4. Tuân thủ các Thực tiễn Tốt nhất về Bảo mật Trực tuyến

Việc thực thi các chính sách kiểm soát truy cập sẽ hữu ích nhưng không đủ để bảo vệ tài liệu tại nơi làm việc của bạn khỏi các mối đe dọa bảo mật. Khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển sang trực tuyến, tội phạm mạng cũng gia tăng, vì vậy bạn cần thực hiện các biện pháp phòng ngừa bổ sung để đảm bảo tài liệu kỹ thuật số của mình an toàn trước tin tặc.

Để tạo chiến lược tài liệu kỹ thuật số hiệu quả có tính đến bảo mật, bạn cần tránh các lỗi bảo mật phổ biến khi làm việc từ xa như sử dụng thiết bị cá nhân cho các nhiệm vụ công việc, chia sẻ mật khẩu và bỏ qua việc cài đặt các bản cập nhật bảo mật. Ngoài ra, bên cạnh việc tạo mật khẩu mạnh, bạn cần đảm bảo rằng bạn thay đổi chúng thường xuyên để giảm nguy cơ bị tấn công. Hơn nữa, bạn cũng có thể mã hóa các tài liệu tại nơi làm việc của mình để thêm một lớp bảo vệ. Và cuối cùng, đừng quên sử dụng VPN để giữ cho dữ liệu của bạn an toàn và bảo mật, đặc biệt là khi làm việc trên Wi-Fi công cộng.

5. Giữ các bản sao lưu

Bất chấp những nỗ lực tốt nhất của bạn, luôn có khả năng các tài liệu tại nơi làm việc của bạn có thể bị mất hoặc bị hỏng. Mặc dù sử dụng các công cụ cơ sở tri thức làm giải pháp lưu trữ chính giúp giảm nguy cơ mất dữ liệu, nhưng bạn vẫn muốn giữ các bản sao lưu phòng trường hợp xảy ra sự cố. Đó là bởi vì các giải pháp này cũng có thể gặp sự cố kỹ thuật ngoài tầm kiểm soát của bạn, điều này ít nhất có nghĩa là bạn sẽ không có quyền truy cập vào tài liệu của mình trong khoảng thời gian đó.

Để đảm bảo an toàn, bạn có thể xem xét các giải pháp sao lưu phụ trợ như Google Drive và thiết bị lưu trữ cục bộ. Tất nhiên, bạn không muốn phải theo dõi nhiều bản sao của cùng một tài liệu, vì vậy hãy thiết lập một chiến lược sao lưu rõ ràng trước khi sử dụng bất kỳ công cụ tài liệu nào tại nơi làm việc. Bằng cách này, bạn có thể yên tâm rằng tài liệu của bạn luôn sẵn sàng khi bạn cần.

6. Số hóa tài liệu giấy của bạn

Nếu bạn vẫn đang dựa vào tài liệu trên giấy, thì bây giờ là lúc chuyển sang bản sao kỹ thuật số hoặc ít nhất là tạo bản sao kỹ thuật số. Điều này không chỉ giúp quản lý khối lượng lớn tệp dễ dàng hơn mà còn cải thiện khả năng truy cập, cộng tác và bảo mật.

Bạn có thể sử dụng máy quét để số hóa tài liệu giấy của mình. Sau khi có bản sao kỹ thuật số của tài liệu, bạn có thể tải chúng lên công cụ tài liệu tại nơi làm việc mà bạn chọn để dễ dàng truy cập và cộng tác.

7. Sử dụng lập chỉ mục rõ ràng để nhận dạng nhanh

Nếu bạn có nhiều tài liệu, việc theo dõi chúng có thể khó khăn. Đó là lý do tại sao việc sử dụng một hệ thống lập chỉ mục rõ ràng cho các tài liệu tại nơi làm việc của bạn là điều cần thiết. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng tìm thấy các tệp mình cần—khi bạn cần chúng. Có một số cách khác nhau để lập chỉ mục tài liệu của bạn; chẳng hạn, bạn có thể bắt đầu bằng cách phân loại chúng theo loại, ngày hoặc dự án. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tài liệu cụ thể khi cần.

Một tùy chọn khác là sử dụng từ khóa để lập chỉ mục tài liệu nơi làm việc của bạn. Điều này có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều tệp và cần tìm kiếm chúng một cách nhanh chóng. Dù bạn sử dụng hệ thống lập chỉ mục nào, hãy đảm bảo hệ thống đó nhất quán và dễ hiểu.

Nhóm từ xa của bạn cần một chiến lược tài liệu thông minh

Tài liệu về nơi làm việc từ xa là cần thiết để tổ chức của bạn vận hành trơn tru. Bằng cách tạo chiến lược tài liệu kỹ thuật số hiệu quả, bạn có thể đảm bảo rằng các nhóm của mình có thể nhanh chóng truy cập thông tin họ cần và duy trì hiệu quả.