7 mẹo về nghi thức xã giao hàng đầu cho các đội ở xa

Slack tự hào về một số tính năng đã khiến nó trở thành ứng dụng nhắn tin được ưa thích ở môi trường làm việc hiện đại, bao gồm tích hợp bên thứ ba, hỗ trợ đa phương tiện và các tùy chọn tùy chỉnh.

Tuy nhiên, tất cả phụ thuộc vào cách bạn sử dụng Slack. Khi được sử dụng đúng cách, Slack có thể là một công cụ vô giá để giao tiếp và cộng tác. Lạm dụng nó, và nó sẽ trở thành yếu tố cản trở sự tồn tại của bạn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày một số mẹo về nghi thức Slack để giúp tăng năng suất cho nhóm của bạn.

1. Trả lời trong chuỗi

Chủ đề là một cách tuyệt vời để giữ các thông điệp liên quan lại với nhau và tránh làm lộn xộn kênh chính. Điều này có hiệu quả khi bạn có nhiều người trong một kênh tham gia vào nhiều cuộc thảo luận mà có thể nhanh chóng trở nên khó theo dõi.

Khi trả lời trong một chuỗi, tin nhắn của bạn xuất hiện lồng vào tin nhắn gốc, giúp các thành viên trong nhóm của bạn theo dõi cuộc trò chuyện cụ thể đó dễ dàng hơn.

Bạn chỉ cần nhấp vào nút “Trả lời trong chuỗi”Ở góc trên cùng bên phải của thư bạn muốn trả lời.

2. Nhận điểm của bạn trong một tin nhắn

Hãy xem xét rằng mỗi lần bạn gửi một tin nhắn trực tiếp cho đồng nghiệp của mình, họ sẽ nhận được một thông báo, điều này có thể gây khó chịu. Việc tách suy nghĩ của bạn thành các thông điệp khác nhau dẫn đến nhiều thông báo và dẫn đến chuyển đổi ngữ cảnh và giảm năng suất.

Ví dụ: gửi “xin chào” sau đó là “có chuyện gì vậy?” thì “hy vọng bạn khỏe” có nghĩa là đồng nghiệp ở xa của bạn có ba cơ hội để bị phân tâm khỏi công việc của họ trong khi chờ bạn nhập tin nhắn của mình.

Cách tốt hơn để làm điều này là nhập quan điểm của bạn trong một tin nhắn trực tiếp và gửi tất cả cùng một lúc. Cố gắng cô đọng trong tin nhắn của bạn để tránh nhầm lẫn hoặc trao đổi qua lại. Bạn có thể sử dụng dấu đầu dòng và số để sắp xếp tin nhắn của mình nếu nó quá dài.

Bằng cách này, đồng nghiệp của bạn nhận được một thông báo và có thể trả lời ngay lập tức, thay vì phải dừng công việc họ đang làm nhiều lần để trả lời tin nhắn của bạn.

3. Hãy lưu tâm đến các múi giờ

Làm việc hiệu quả với một nhóm nằm rải rác trên các múi giờ khác nhau có thể khó khăn. Khi nói đến việc nhắn tin, bạn cần lưu ý đến thời điểm mọi người có mặt để tránh làm phiền họ trong giờ tan sở.

Nói chung, hãy cố gắng tránh nhắn tin cho mọi người ngoài giờ làm việc của họ trừ khi cần thiết. Rất may, bạn có thể tùy chỉnh lịch thông báo của mình trên Slack.

Để đặt lịch thông báo, hãy nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên phải của giao diện Slack, sau đó chọn Sở thích > Thông báo. Từ đó, bạn có thể chọn giờ bạn muốn nhận thông báo và thậm chí thiết lập “Đừng làm phiền” giờ.

Ngoài ra, bạn cũng có thể lên lịch gửi tin nhắn sau (trong giờ làm việc của đồng nghiệp). Đây là một cách thiết thực hơn để nhắn tin cho một đồng nghiệp ở xa không rảnh. Sau khi nhập vào trường tin nhắn, hãy nhấp vào biểu tượng mũi tên bằng Nút gửi và chọn thời điểm bạn muốn gửi tin nhắn.

4. Đặt tên kênh một cách thích hợp và thêm mô tả

Đặt tên kênh và thêm mô tả giúp mọi thứ ngăn nắp và giúp mọi người dễ dàng tìm thấy kênh phù hợp với nhu cầu của họ hơn. Thêm mô tả đặc biệt hữu ích trong các tổ chức lớn hơn có nhiều kênh có tên tương tự.

Để đặt tên hoặc thêm mô tả cho kênh, hãy nhấp vào tên kênh và chọn “Nhận thông tin chi tiết về kênh. ” Khi bạn đã làm điều này, điều quan trọng là mọi người sử dụng mỗi kênh cho mục đích dự định của nó để tránh nhầm lẫn. Ví dụ: bạn nên sử dụng kênh thông báo của mình cho những thứ như cập nhật của công ty, thay vì sử dụng kênh này để trò chuyện với water cool.

5. Ghim các tin nhắn quan trọng trong các kênh

Ghim tin nhắn là một cách tuyệt vời để giữ thông tin quan trọng ở đầu kênh. Điều này đặc biệt hữu ích nếu đồng nghiệp của bạn cần tham khảo một tin nhắn trước đó trong các kênh có lưu lượng truy cập cao, nơi các tin nhắn mới có thể nhanh chóng đẩy các tin nhắn cũ hơn.

Để đạt được điều này, hãy nhấp vào biểu tượng ba chấm bên cạnh tin nhắn và chọn “Ghim vào kênh. ” Bạn cũng có thể thêm dấu trang cho các liên kết mà bạn muốn lưu để sử dụng sau này hoặc cho rằng những người khác trong kênh có thể thấy hữu ích. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào “Thêm dấu trang” ở góc trên cùng bên trái của kênh.

6. Sử dụng @channel và @here một cách thích hợp

Các @kênh và @đây đề cập rất tốt để thu hút sự chú ý của mọi người, nhưng bạn nên sử dụng chúng một cách tiết kiệm. Mỗi khi bạn sử dụng “@”, Nó thông báo cho một số người nhất định, điều này có thể nhanh chóng trở nên khó chịu và mất tập trung nếu lạm dụng quá mức. Hơn nữa, nó cũng có thể mất tác dụng nếu mọi người trở nên miễn dịch với nó.

Do đó, điều cần thiết là sử dụng những đề cập này một cách khôn ngoan và chỉ khi cần thiết.

Lưu ý rằng @kênh sẽ thông báo cho mọi người trong kênh (bao gồm cả những người không hoạt động vào thời điểm đó), trong khi @đây sẽ chỉ thông báo cho những người hoạt động trong Slack.

Điều đó nói rằng, bạn có thể sử dụng @kênh khi bạn cần đảm bảo rằng mọi người đều nhìn thấy thông điệp của bạn, chẳng hạn như một thông báo quan trọng trong toàn công ty. Mặt khác, bạn có thể sử dụng @đây khi bạn cần nhận phản hồi nhanh chóng về điều gì đó mà không nhất thiết phải có sự chú ý của mọi người.

7. Không sử dụng Slack để quản lý dự án

Mặc dù Slack là một nền tảng giàu tính năng cho phép bạn làm nhiều việc, tuy nhiên, bạn nên sử dụng các công cụ quản lý dự án chuyên dụng để quản lý các nhiệm vụ của mình.

Slack là một công cụ hiệu quả để giao tiếp nội bộ, nhưng có nhiều lựa chọn tốt hơn để quản lý các dự án của bạn. Việc sử dụng Slack để quản lý các dự án của bạn có thể nhanh chóng trở nên quá tải và khó theo dõi.

Asana và Trello là những lựa chọn thay thế tuyệt vời cung cấp nhiều tính năng và chức năng hơn để quản lý dự án. Hơn nữa, chúng tích hợp liền mạch với Slack.

Tạo không gian làm việc hiệu quả và hợp tác bằng Slack

Đôi khi, việc giả định các quy tắc bất thành văn hoặc bất thành văn có thể dẫn đến các vấn đề. Bằng cách dành thời gian để thiết lập một số phương pháp hay nhất của Slack ngay từ đầu, bạn có thể tránh cho mình rất nhiều vấn đề đau đầu sau này.

Các mẹo ở trên có thể là cơ sở mà bạn có thể tận dụng để điều chỉnh nghi thức Slack cho tổ chức của mình và tận dụng tối đa công cụ giao tiếp mạnh mẽ này.

Đọc tiếp

Giới thiệu về tác giả